En amont de l'évènement, évaluer le besoin et proposer des préconisations :Identifier et recenser le besoin notamment à travers de la fiche opérationnelle d'évènement
Déterminer les moyens nécessaires (moyens techniques et audiovisuels, mobilier, ressources humaines, traiteurs) et la nécessité ou non de faire appel à un prestataire extérieur
Prise en compte des aspects et contraintes de l'événement en lien avec les services accueil et sécurité
Réaliser les repérages
Assurer l'interface avec l'ensemble des parties prenantes internes et externes
Préconiser et rédiger un budget et un retro-planning
Concevoir, Organiser l'événement et rendre compte de son exécution :Choisir et coordonner les prestataires en lien avec la cheffe de service et son adjointe
Vérifier et contrôler les prestations rendues
Superviser les aspects logistiques, scéniques, audiovisuels et techniques en lien avec les équipes du service événementiel, la Direction de la Communication, et les prestataires
Animer, diffuser l'information et assurer la coordination des équipes internes et externes impliquées dans le projet
Être l'interlocuteur privilégié de l'ensemble des utilisateurs internes et externes
Assurer le rôle de référent de terrain des utilisateurs et des services impliqués (accueil, sécurité et protocole notamment) lors de la tenue des manifestations dont il a la charge Mesurer et suivre les actions " événementielles " :Renseigner les plannings, tableaux de bords et outils de pilotage et de suivi d'activité du service
Être force de proposition et contribuer à la mise en place de procédures visant à améliorer la qualité du service rendu
Elaborer, gérer et analyser les enquêtes de satisfaction et en assurer le reporting
Être force de proposition sur l'évolution des outils et matériels évènementiels, notamment en matière audiovisuel et technique
Contribuer à la gestion administrative :Contribuer à la rédaction et au suivi de l'exécution de marchés publics événementiels
Contribuer au suivi de l'exécution budgétaire