Chargé d'accueil et d'administration (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O093220600695505
Publiée le 29/06/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Établissement Public Territorial Est Ensemble
Site web de l'employeur
Lieu de travail
100 avenue du général Leclerc, Pantin (Seine-Saint-Denis)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Conservatoire de Pantin
Cadre d'emploi d'Adjoint administratif (catégorie C)
Sous la responsabilité directe de la Responsable Administrative et Financière et en collaboration étroite avec de la direction (Directeur, Responsables pédagogiques) de l'établissement, le chargé d'accueil et d'administration assure l'accueil physique et téléphonique des publics au sein du conservatoire ainsi qu'un ensemble de tâches administratives, dans la perspective d'une organisation cohérente, réactive et efficace, et d'un service rendu au public le plus efficient possible.
Cadre d'emploi d'Adjoint administratif (catégorie C)
Sous la responsabilité directe de la Responsable Administrative et Financière et en collaboration étroite avec de la direction (Directeur, Responsables pédagogiques) de l'établissement, le chargé d'accueil et d'administration assure l'accueil physique et téléphonique des publics au sein du conservatoire ainsi qu'un ensemble de tâches administratives, dans la perspective d'une organisation cohérente, réactive et efficace, et d'un service rendu au public le plus efficient possible.
Missions / conditions d'exercice
Dans le cadre des missions d'accueil du conservatoire, vous assurez :
* l'accueil physique et téléphonique des usagers du conservatoire,
* l'accueil et orientation des publics pour les expositions et évènements,
* le renseignement aux usagers (internes et externes - partenaires),
* la transmission de l'information aux publics (actualités, règlements, procédures...)
* la régulation de l'accès des élèves à l'administration et aux salles de cours,
* la prise de dossiers des inscriptions et réinscriptions,
* le filtrage et l'orientation des appels téléphoniques,
* la responsabilité de l'affichage.
Dans le cadre de la gestion administrative inhérente aux missions et activités du conservatoire, vous assurez :
* les tâches administratives de premier niveau : Édition, Classement, Photocopies, Gestion du courrier et email et réception des colis
* la saisie des dossiers d'inscriptions et réinscriptions au conservatoire (logiciel iMuse formation interne),
* le suivi des réservations de salles,
* le suivi des absences des élèves,
* la prise de RDV avec les élèves et enseignants, en lien avec les responsables pédagogiques.
* Une participation auprès du secrétariat à la scolarité sur la préparation et les trois périodes d'encaissement de la facturation,
* un renfort auprès du secrétariat à la scolarité pour la transmission des éléments, d'organisation des évènements,
* l'aide administrative sur le prêt des instruments en lien avec le responsable technique et logistique,
* l'accueil physique et téléphonique des usagers du conservatoire,
* l'accueil et orientation des publics pour les expositions et évènements,
* le renseignement aux usagers (internes et externes - partenaires),
* la transmission de l'information aux publics (actualités, règlements, procédures...)
* la régulation de l'accès des élèves à l'administration et aux salles de cours,
* la prise de dossiers des inscriptions et réinscriptions,
* le filtrage et l'orientation des appels téléphoniques,
* la responsabilité de l'affichage.
Dans le cadre de la gestion administrative inhérente aux missions et activités du conservatoire, vous assurez :
* les tâches administratives de premier niveau : Édition, Classement, Photocopies, Gestion du courrier et email et réception des colis
* la saisie des dossiers d'inscriptions et réinscriptions au conservatoire (logiciel iMuse formation interne),
* le suivi des réservations de salles,
* le suivi des absences des élèves,
* la prise de RDV avec les élèves et enseignants, en lien avec les responsables pédagogiques.
* Une participation auprès du secrétariat à la scolarité sur la préparation et les trois périodes d'encaissement de la facturation,
* un renfort auprès du secrétariat à la scolarité pour la transmission des éléments, d'organisation des évènements,
* l'aide administrative sur le prêt des instruments en lien avec le responsable technique et logistique,
Profils recherchés
Compétences requises :
* Qualité relationnelle et sens de la diplomatie avec l'ensemble des usagers, agents et publics.
* Capacité d'adaptation et résistance au stress.
* Bonne présentation, courtoisie et discrétion.
* Sens de l'intérêt général, de la neutralité et respect de la confidentialité.
* Sens de l'organisation.
* Sens du travail en équipe, adaptation au travail en binôme.
* Sens de l'intérêt général, de la neutralité et respect de la confidentialité.
* Mémorisation de l'activité pédagogique et administrative.
* Intérêt pour le domaine artistique et culturel. Modalités d'accueil,
* Veille informationnelle,
* Utilisation des outils collaboratifs.
Compétences techniques :
* Maîtrise de l'environnement informatique général Pack Office et messagerie
* Utilisation du logiciel " métier " iMuse (formation interne).
Contraintes du poste :
* 5 jours hebdomadaires, 37h30.
* Mercredi obligatoire.,
* Présence 1 samedi sur 2 (roulement).
* Présence ponctuelle aux spectacles pour assurer l'accueil et la sécurité du public en soirée et/ou le week-end (heures récupérables),
* Congés à prendre exclusivement en période de congés scolaire zone C.
* Qualité relationnelle et sens de la diplomatie avec l'ensemble des usagers, agents et publics.
* Capacité d'adaptation et résistance au stress.
* Bonne présentation, courtoisie et discrétion.
* Sens de l'intérêt général, de la neutralité et respect de la confidentialité.
* Sens de l'organisation.
* Sens du travail en équipe, adaptation au travail en binôme.
* Sens de l'intérêt général, de la neutralité et respect de la confidentialité.
* Mémorisation de l'activité pédagogique et administrative.
* Intérêt pour le domaine artistique et culturel. Modalités d'accueil,
* Veille informationnelle,
* Utilisation des outils collaboratifs.
Compétences techniques :
* Maîtrise de l'environnement informatique général Pack Office et messagerie
* Utilisation du logiciel " métier " iMuse (formation interne).
Contraintes du poste :
* 5 jours hebdomadaires, 37h30.
* Mercredi obligatoire.,
* Présence 1 samedi sur 2 (roulement).
* Présence ponctuelle aux spectacles pour assurer l'accueil et la sécurité du public en soirée et/ou le week-end (heures récupérables),
* Congés à prendre exclusivement en période de congés scolaire zone C.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à l'attention de :
Monsieur le Président d'Est Ensemble,
par mail : drh-recrutement@est-ensemble.fr
ou par courrier : 100 avenue Gaston Roussel, 93232 ROMAINVILLE CEDEX
Monsieur le Président d'Est Ensemble,
par mail : drh-recrutement@est-ensemble.fr
ou par courrier : 100 avenue Gaston Roussel, 93232 ROMAINVILLE CEDEX
Adresse de l'employeur
Est Ensemble (T8)
>100 avenue Gaston Roussel
93232 ROMAINVILLE CEDEX
>100 avenue Gaston Roussel
93232 ROMAINVILLE CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.