Assistant de direction (h/f)

Offre n° O093220900792119
Publiée le 23/09/2022

Synthèse de l'offre

L'EPCC Pôle Supérieur d'enseignement artistique Aubervilliers - La Courneuve - Seine-Saint-Denis
- Ile-de-France dit « Pôle Sup'93 » est un établissement de 1er cycle d'enseignement supérieur
formant les musiciens-interprètes et enseignants d'aujourd'hui et de demain.
Il est soutenu par l'Etat (Ministère de la Culture et DRAC ILe-de-France), les villes
de La Courneuve et d'Aubervilliers, le Conseil départemental de Seine-Saint-Denis et l'Etablissement
Public Plaine Commune.
Site web de l'employeur
Département de travail
Seine-Saint-Denis
Secteur du lieu de travail
Saint-Denis
Poste à pourvoir le
01/11/2022
Date limite de candidature
23/10/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi ?
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de direction
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Descriptif de l'emploi
L'EPCC Pôle Supérieur d'enseignement artistique Aubervilliers - La Courneuve - Seine-Saint-Denis - Ile-de-France dit " Pôle Sup'93 " est un établissement de 1er cycle d'enseignement supérieur formant les musicien.nes-interprètes et enseignant.e.s d'aujourd'hui et de demain.

Il est accrédité par le Ministère en charge de la Culture pour délivrer :
- le Diplôme National Supérieur Professionnel de Musicien (DNSPM), au titre de cursus construit en partenariat avec l'Université Paris 8 permettant l'obtention conjointe du DNSPM et d'une Licence " Arts, mention musicologie " de l'Université;
- le Diplôme d'État de professeur de musique (DE), en formation initiale et en formation continue ; le Pôle Sup'93 est par ailleurs centre de validation des acquis de l'expérience (VAE) pour le DE.

A ce titre, le Pôle Sup'93 noue des partenariats sur tout le territoire avec des structures telles que l'Académie Fratellini, l'Orchestre national d'Ile-de-France, les Archives nationales, l'IRCAM, la Philharmonie de Paris, le Festival de Saint-Denis, le Centre national du cinéma et de l'image animée (CNC) et bien d'autres. Ces partenariats nourrissent, chaque année, les propositions artistiques faites aux étudiant.e.s au sein des cursus pour les mises en situations professionnelles : concerts symphoniques, de musique de chambre, de jazz, ciné-concerts, interventions dans les écoles, les collèges, les médiathèques, stages dans tous les conservatoires d'Ile-de-France, leur permettant, ainsi, de découvrir les multiples facettes de leurs futurs métiers.

Le Pôle Sup'93 est soutenu par le Ministère en charge de la Culture, les villes de La Courneuve et d'Aubervilliers, le Conseil départemental de Seine-Saint-Denis et l'Etablissement Public Territorial Plaine Commune.
Il est membre associé de la ComUE Paris Lumières et fait partie de l'Association Nationale d'Etablissements d'Enseignement Supérieur de la Création / Arts de la Scène (ANESCAS).
Il s'appuie sur les forces respectives du Conservatoire à Rayonnement Régional d'Aubervilliers-La Courneuve (CRR93) et du Conservatoire à Rayonnement Départemental d'Aulnay-sous-Bois (CRD Aulnay-sous-Bois) qui partagent, avec le Pôle, leurs locaux, leurs parcs instrumentaux et une partie de leurs équipes enseignantes.


L'assistant.e est positionné.e sous l'autorité de la direction, en lien étroit avec le.la Responsable administratif.ive et financier.ère (RAF)
Missions
Secrétariat de direction :

- Organisation, en lien avec l'administrateur.rice, des séances du Conseil d'administration de l'EPCC et des Comités de suivi selon le planning établi par la direction : convocations, relances, préparation logistique des séances, envoi des documents, e-mailing, prise de notes en séance, rédaction de compte-rendu etc.
- Organisation des réunions de l'établissement sur demande de la direction : convocations, relances, préparation logistique des séances, envoi des documents, e-mailing, prise de notes en séance, rédaction de compte-rendu, etc.
- Gestion des appels en absence de la direction, prise de rendez-vous, gestion des agendas


Gestion du bâtiment (Interface entre le Pôle Sup'93, la Ville de La Courneuve et le CRR93 pour la gestion au quotidien du site 41 avenue Gabriel Péri à La Courneuve) :

- Veille sur les besoins quotidiens du site ;
- Détermination, en lien avec l'accueil du site assuré par le CRR93, des demandes à formuler auprès des services techniques de la Ville ;
- Envoi des demandes d'entretien et de travaux sur la plateforme E-Atal et suivi ;
- Suivi de la maintenance du bâtiment en lien avec les services techniques de la Ville ;
- Information régulière de tous les partenaires (Directions du Pôle Sup'93 et du CRR93, accueil du site, services municipaux et prestataires extérieurs relativement aux travaux de maintenance du site -nécessaires, programmés, réalisés) ;
- Suivi des travaux pris en charge directement par le Pôle Sup'93 ;
- Veille à la conformité du site au regard des attendus du DUERP.


Gestion de la maintenance et des fournisseurs

- Maintenance informatique : interface entre l'équipe permanente et la société de maintenance informatique pour le bon fonctionnement de l'établissement ; suivi des demandes d'intervention et de leur exécution ;
- Téléphonie et internet : référent·e de l'équipe permanente pour les incidents en matière de téléphonie et internet, suivi de leur prise en charge par les fournisseurs d'accès et de leur exécution ; gestion de l'interface informatique des lignes (Espace client)
- Copieurs : interface entre l'équipe permanente et le prestataire pour tous les incidents techniques, suivi de la prise en charge des incidents et de leur exécution, gestion des consommables ;
- Gestion du courrier (machine à affranchir, réception et départ, envois en nombre, mise sous plis des arrêtés de vacation et des fiches de paie, consommables et entretien...) ;
- Gestion des fournitures administratives et bureautiques : négociation des tarifs et devis, commandes, suivi et réception, contrôle des stocks ;
- Recherche de fournisseurs adaptés pour les demandes spécifiques et négociation des tarifs ;
- Suivi administratif et logistique des évolutions techniques de l'établissement : VPN, salle de cours numérique, etc.
- Suivi des codes d'accès de tous les supports, logiciels et fournisseurs de l'établissement


Suivi des factures fournisseurs

- Envoi des " Bons pour accord " suite aux devis reçus par tous les services de l'établissement et validés par la direction ;
- Suivi et contrôle des factures (du devis au paiement) en lien avec le.la Responsable administratif∙ve et financier∙ère et les fournisseurs ;
- Classement et archivage.

Gestion des parapheurs numériques entrants et sortants : transmission des délibérations et des arrêtés pris par l'établissement à la Préfecture, réception des documents validés, classement et suivi des recueils.


Support administratif : l'assistant.e de direction pourra être amené.e à apporter son support à l'administrateur.trice, aux autres chargé.e.s d'administration de l'établissement et à effectuer des tâches administratives au sein du service " Administration " : secrétariat, accueil téléphonique, etc....
Profils recherchés
- De niveau bac +2 ;
- Expérience dans l'assistanat de direction/office manager ou postes équivalents (coordination logistique) ;
- Maîtrise impérative des outils informatiques Pack office (Word/Excel/Powerpoint), bases de données, Internet.

Compétences requises

- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
- Rigueur, méthode et disponibilité ;
- Dynamisme, grande réactivité ;
- Capacité d'adaptation, d'anticipation et à hiérarchiser les priorités ;
- Goût pour le travail en équipe ;
- Très bon relationnel ;
- Sens du service public ;
- Intérêt pour le secteur culturel, artistique ou pédagogique ;
- Goût pour le travail en équipe ;
- Adaptabilité à des situations nouvelles et polyvalence.
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Informations complémentaires
 Poste de catégorie B de la filière administrative de la Fonction publique territoriale (grade rédacteur ou rédacteur principal 1ère classe , cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux), ouvert aux agents titulaires (par voie de mutation ou de détachement) ou non-titulaires (CDD de 3 ans renouvelable) ;
 Poste à temps plein (37,5 heures/semaine, avec 15 jours d’ARTT). Pic d'activité en début et fin de l’année universitaire ;
 Télétravail possible
 Adhésion au CNAS (Comité National d’Actions Sociales)
 Poste implanté à La Courneuve (93) (RER B Aubervilliers-La Courneuve, T1 Hôtel-de-Ville de La Courneuve), avec nécessité de se déplacer sur les autres sites d’activité du Pôle (Aubervilliers, Aulnay-sous-Bois) et de ses partenaires (notamment l’Université Paris 8).

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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