Contexte général

Le service événementiel œuvre à la lisibilité et à la valorisation de l'action municipale auprès des citoyens et participe au rayonnement de la ville. Il met en scène les enjeux du territoire, valorise les projets et les acteurs de la ville.
Le service événementiel assure la production d'événements municipaux et de vie locale, en veillant à la cohérence de ces manifestations. Il organise les cérémonies officielles, créé et coordonne les manifestations et évènements publics.
Il accompagne et conseille également les services dans l'organisation de leurs événements, pour la mise en place des salles, la décoration, la logistique et la technique afférentes.

MISSION GENERALE

Sous la responsabilité de la Directrice des affaires culturelles, le Responsable de l'Evénementiel assure l'organisation, le suivi et l'arbitrage logistique des évènements publics de la ville comme le Marché de Noël ou le Fête des sports, de la culture et des loisirs, pilote les manifestations patriotiques et citoyennes organisées sous l'égide du cabinet, orchestre les cérémonies protocolaires, aide et soutient les manifestations organisées par le tissu associatif et partenarial, est le(la) référent(e), pour les services, les partenaires, les prestataires, les institutions, et consolide le calendrier des manifestations.
Pour cela, il interviendra en étroite collaboration avec le responsable du service logistique.

En qualité de Responsable de l'Evènementiel, en supervision de la coordinatrice de l'événementiel, vous assurez :

- la chefferie de projet des événements en tenant compte des moyens humains et matériels du service
- l'élaboration et la planification dans un calendrier annuel unique des manifestations de la Ville
- le pilotage en transversal des projets événementiels, réceptions et vins d'honneurs liés à tous les services de la ville
- le rôle d'interface avec les prestataires et les services communaux qui sollicitent un soutien technique et logistique aux évènements qu'ils organisent
- l'accompagnement des porteurs de projets (élus, services, associations, acteurs locaux)
- la production des feuilles de routes logistiques
- la gestion des dossiers administratifs (dossiers techniques, sécurité en lien avec la police municipale, assurance, déclarations Sacem, Préfecture...)
- une présence aux réunions amont de préparation d'événements et assurez la rédaction des compte-rendu, évaluations et bilans en aval

- la gestion sur le terrain des événements (amont, pendant, aval) en étroite collaboration avec le responsable logistique
- la supervision et le management des équipes logistique et technique dans le cadre des événements, en étroit lien avec le responsable logistique
- le suivi et la rédaction des appels d'offres nécessaires, notamment celui du Marché de Noël
- la contractualisation (contrats, bons de commandes, assurances...) et la coordination des prestataires, fournisseurs, sous-traitants, intervenants, puis le contrôle de la conformité de leurs réalisations
- la gestion, le suivi budgétaire et l'élaboration du prévisionnel budgétaire
- la proposition des achats et l'entretien des équipements, la gestion des stocks des matériels et consommables, les suggestions d'investissements nécessaires.

De niveau Bac minimum (idéalement études supérieures, dans le domaine de l'événementiel), vous êtes un professionnel confirmé du secteur de l'événementiel, vous disposez d'une expérience d'au moins 5 ans sur un poste similaire.

Savoirs :
- Connaître la règlementation et le fonctionnement d'une collectivité territoriale, notamment protocolaires
- Maîtriser les aspects techniques, logistiques, et les évolutions technologiques et scéniques liés au secteur de l'événementiel
- Maîtriser les outils informatiques usuels et avoir une appétence pour la production de dossiers, d'indicateurs de suivi via les logiciels métiers

Savoir-faire :
- Sens aigu de l'organisation, rigueur et anticipation
- Réactivité, sens de l'initiative et force de proposition
- Capacité à travailler en équipe et en transversalité avec tous les services ressources et institutions (police, communication, techniques, préfecture...)
- Planifier et hiérarchiser les tâches, capacité à gérer les urgences
- Être sur le terrain avec les autres services
- Être force de proposition sur les solutions techniques et créatif en conception événementielle
- Respect des règles de sécurité

Savoir-être :
- Fortes aptitudes relationnelles et être à l'écoute des élus, de la direction, des services, des associations, des usagers, des partenaires
- Capacité à gérer les situations de stress, maîtrise de soi, patience et courtoisie en toute situation
- Discrétion, respect de la confidentialité
- Manager et accompagner ses équipes (les responsabiliser, les faire monter en autonomie, compétence)
- Être autonome, réactif, disponible, gérer son temps
- Savoir observer, anticiper, s'adapter, être agile et diplomate


PARTICULARITES

Très grande disponibilité, en particulier les soirs, les week-ends et les jours fériés
Permis B indispensable


HORAIRES : 37h30 hebdomadaires

Poste ouvert par voie statutaire ou contractuelle (Contrat d'un an, renouvelable)


Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + Prime de fin d'année + Titres restaurant + CNAS + participation employeur à la mutuelle