Assistant auprès d'un.e élu.e (h/f)
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Offre n° O094221200894262
Publiée le 04/05/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
VILLE DE VITRY SUR SEINE
près de 100 000 habitants - 1ère ville du Département
située à 7 mn de Paris par la ligne C du RER
près de 100 000 habitants - 1ère ville du Département
située à 7 mn de Paris par la ligne C du RER
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie, 2 avenue Youri Gagarine, Vitry-sur-Seine (Val-de-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Plurielle, populaire et solidaire, Vitry-sur-Seine (95.100 habitants - 2.200 agents) est la plus grande ville du Val de Marne, et la plus peuplée. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d'espaces verts et d'activités économiques. L'arrivée de nouvelles lignes de transports en commun (nouvelle ligne de tramway T9, deux stations du futur métro Grand Paris Express et une ligne de bus Tzen en 2025) contribue à son développement. Première ville du Val-de-Marne, Vitry-sur-Seine affirme la richesse de ses atouts et déploie son potentiel au sein de la métropole du Grand-Paris.
L'assistant(e) auprès d'un(e) élu(e) apporte une aide permanente au Maire-adjoint(e) délégué(e) ou Conseiller(e) municipal (e) délégué(e) auquel il (elle) est affecté(e), pour l'organisation et la planification de son travail pendant la mandature.
Il (elle) assure au quotidien des tâches de secrétariat en coordination avec l'ensemble du cabinet, des directions et les services de l'administration.
L'assistant(e) auprès d'un(e) élu(e) apporte une aide permanente au Maire-adjoint(e) délégué(e) ou Conseiller(e) municipal (e) délégué(e) auquel il (elle) est affecté(e), pour l'organisation et la planification de son travail pendant la mandature.
Il (elle) assure au quotidien des tâches de secrétariat en coordination avec l'ensemble du cabinet, des directions et les services de l'administration.
Missions / conditions d'exercice
Domaine d'activités et principales activités :
Assister le (la) Maire-adjoint(e) ou le (la) conseiller(e) municipal(e) délégué(e) en termes d'organisation :
* Prendre des notes, mettre en forme et réaliser la saisie et tous types de documents
* Rédiger les comptes rendus
* Suivre et orienter les courriers grâce au logiciel dédié (GEC ELISE)
* Préparer et éditer les dossiers en vue des réunions
* Gérer l'agenda
* Organiser l'archivage et le classement des dossiers
* Suivre les projets et activités du (des) secteur(s) de l'élu(e) auquel il (elle) est rattaché(e)
Organiser et planifier les réunions :
* Coordonner les agendas et invite les participants
* Préparer la réunion du point de vue logistique (réservation de salle, transmission de documents...)
* Préparer en amont avec les services les dossiers pour les réunions
Accueillir, communiquer et orienter :
* Accueillir les visiteurs
* Recevoir, filtrer, traiter ou transmettre les appels téléphoniques et les courriels
* Assurer le suivi des échanges (courriers, courriels) avec les participants
* Assurer le suivi des sollicitations pour une réponse adaptée
Assister le (la) Maire-adjoint(e) ou le (la) conseiller(e) municipal(e) délégué(e) en termes d'organisation :
* Prendre des notes, mettre en forme et réaliser la saisie et tous types de documents
* Rédiger les comptes rendus
* Suivre et orienter les courriers grâce au logiciel dédié (GEC ELISE)
* Préparer et éditer les dossiers en vue des réunions
* Gérer l'agenda
* Organiser l'archivage et le classement des dossiers
* Suivre les projets et activités du (des) secteur(s) de l'élu(e) auquel il (elle) est rattaché(e)
Organiser et planifier les réunions :
* Coordonner les agendas et invite les participants
* Préparer la réunion du point de vue logistique (réservation de salle, transmission de documents...)
* Préparer en amont avec les services les dossiers pour les réunions
Accueillir, communiquer et orienter :
* Accueillir les visiteurs
* Recevoir, filtrer, traiter ou transmettre les appels téléphoniques et les courriels
* Assurer le suivi des échanges (courriers, courriels) avec les participants
* Assurer le suivi des sollicitations pour une réponse adaptée
Profils recherchés
Exigences du poste :
Pré requis : bonnes connaissances des techniques de secrétariat
Bac à BTS secrétariat de direction souhaité
Obligation inhérente au poste : Discrétion professionnelle et confidentialité,
impartialité et neutralité, devoir de réserve
Conditions particulières d'exercice : Disponibilité et polyvalence
Connaissances indispensables à la prise de poste :
- Notions d'organisation du travail et de gestion du temps
- Bonne expression écrite et orale
- Techniques de secrétariat : prise de notes, écriture abrégée, rédaction...
- Utilisation des logiciels bureautique et d'internet
A acquérir au cours de l'activité :
- Connaissances de l'environnement territorial
- Connaissances du fonctionnement de la collectivité territoriale (circuits et procédures)
- Utilisation des différents logiciels spécifiques (GEC Elise, Outlook) et de l'intranet
- Partenariats liés aux secteur(s) de compétences des élu(e)s membre du bureau municipal
- Organigramme de la collectivité
Savoir-faire indispensable à la prise de poste :
- Accueillir de manière adaptée les visiteurs et interlocuteurs téléphoniques
- Autonomie et rigueur dans l'organisation du travail
- Transmettre et partager des informations
A acquérir au cours de l'activité :
- Etablir des relations de confiance avec le cabinet et l'élu(e) auquel il (elle) est rattaché(e).
Pré requis : bonnes connaissances des techniques de secrétariat
Bac à BTS secrétariat de direction souhaité
Obligation inhérente au poste : Discrétion professionnelle et confidentialité,
impartialité et neutralité, devoir de réserve
Conditions particulières d'exercice : Disponibilité et polyvalence
Connaissances indispensables à la prise de poste :
- Notions d'organisation du travail et de gestion du temps
- Bonne expression écrite et orale
- Techniques de secrétariat : prise de notes, écriture abrégée, rédaction...
- Utilisation des logiciels bureautique et d'internet
A acquérir au cours de l'activité :
- Connaissances de l'environnement territorial
- Connaissances du fonctionnement de la collectivité territoriale (circuits et procédures)
- Utilisation des différents logiciels spécifiques (GEC Elise, Outlook) et de l'intranet
- Partenariats liés aux secteur(s) de compétences des élu(e)s membre du bureau municipal
- Organigramme de la collectivité
Savoir-faire indispensable à la prise de poste :
- Accueillir de manière adaptée les visiteurs et interlocuteurs téléphoniques
- Autonomie et rigueur dans l'organisation du travail
- Transmettre et partager des informations
A acquérir au cours de l'activité :
- Etablir des relations de confiance avec le cabinet et l'élu(e) auquel il (elle) est rattaché(e).
Contact et modalités de candidature
Contact
0146828000
Informations complémentaires
Pour postuler, déposez votre CV et lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire sur recrutement@mairie-vitry94.fr ou envoyez votre dossier au 2 avenue Youri Gagarine - 94400 Vitry sur Seine.
Adresse de l'employeur
Vitry-sur-Seine
>Mairie, 2 avenue Youri Gagarine
94407 VITRY SUR SEINE CEDEX
>Mairie, 2 avenue Youri Gagarine
94407 VITRY SUR SEINE CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.