UN ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)

Offre n° O974211000436961
Publiée le 27/10/2021

Synthèse de l'offre

Employeur
REGION ILE DE LA REUNION
Hôtel de Région Pierre-Lagourgue Avenue René-Cassin Moufia
97490 Saint-Denis
Département de travail
La Réunion
Poste à pourvoir le
01/01/2022
Date limite de candidature
27/11/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Ouvert aux contractuels
Oui, sans exclure les candidatures de fonctionnaires (Art. 3-2 loi 84-53) ?

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métier
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif territorial
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Assistant ou assistante de direction
Descriptif de l'emploi
Placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des Bâtiments et Architecture, le titulaire du poste sera chargé d'apporter une assistance permanente au directeur et à la direction, en termes de secrétariat, d'organisation et de pilotage des activités, de gestion administrative et financière, de communication et de documentation.
Missions
MISSIONS À REMPLIR 
* Organiser les activités professionnelles du directeur (accueil, gestion agendas, courriers, planification des réunions, préparation et suivi des dossiers du directeur, transmission des informations importantes de la direction, recherche et exploitation de sources documentaires, reprographie, classement et archivage) ;
* Réaliser et mettre en forme les travaux de bureautique (courriers, prise de notes, rédaction de compte-rendus ; frappe et mise en forme de tous types de documents, rapports, conventions, marchés...) ;
* Élaborer et mettre à jour les bases données et référentiels de la direction (ex : fichier des fournisseurs...) ;
* Mettre à jour périodiquement les tableaux de bord permettant le pilotage des activités de la direction (tableaux, graphiques, extractions de base de données pour analyse) ;
* Assurer le suivi (enregistrement, validation, contrôle) des courriers et des parapheurs dématérialisés ;
* Suivre et contrôler le circuit des rapports en commissions sectorielles et Commission Permanente ;
* Gérer les moyens logistiques de la direction en correspondance avec les directions centrales concernées (DRH : formations, congés, DL: stocks et commandes de fournitures, véhicules, problèmes sur locaux, DSI: informatique et téléphonie...) et suivre les demandes d'intervention par " tickets " ; 
* Apporter une assistance administrative et financière aux services opérationnels pour les consultations de marchés publics (procédures simplifiées, analyse des offres), la gestion comptable ( saisies des décomptes, levée des garanties), le suivi de l'instruction des sinistres, et la mise à jour des tableaux de bord et des fichiers patrimoniaux;
* Élaborer les outils de communication interne et externe de la direction (mise en forme marketing des documents et référentiels produits par la direction).
Profils recherchés
CAPACITÉS - APTITUDES :
* Formation initiale dans les domaines de la gestion administrative et de l'assistance au management ;
* Connaissance du fonctionnement des collectivités (notions de finances, comptabilité et marchés publics) ;
* Maîtrise confirmée des outils bureautiques, notamment en matière de tableurs avec niveau expert en tableaux croisés dynamiques pour l'extraction de données analytiques ;
* Maîtrise de logiciels de gestion financière (type Astre GF ou similaires), de gestion dématérialisée des courriers et de gestion électronique de documents ;
* Capacités à piloter des projets transversaux pour la direction dans les domaines de l'assistance administrative ;
* Qualités rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe ;
* Sens des priorités et réactivité ;
* Disponibilité, rapidité de travail ;
* Rigueur, esprit d'initiative, autonomie, fiabilité ;
* Qualités relationnelles, aptitude à communiquer et mettre en relation les partenaires internes et externes.
* Devoir de réserve, de confidentialité et discrétion professionnelle.

MODALITÉS DE RECRUTEMENT :
* Versant : Fonction Publique Territoriale ;
* Cadres d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux ;
* Recrutement par voie :
◦ Statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ;
◦ Contractuelle (Articles 3-2 ou 3-3 de la Loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la Fonction Publique Territoriale).
Temps de travail
Complet, 35h00 hebdomadaire

Contact

Téléphone collectivité
02 62 48 70 07
Informations complémentaires
Merci de faire votre demande en ligne : https://demarches.cr-reunion.fr/emploi avant le 27 novembre 2021.
Les candidatures internes seront examinées de manière prioritaire dans le respect des orientations réglementaires.

Travailleurs handicapés

Nous vous rappelons que conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires, la Loi du 26 janvier 1984 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. Nous vous rappelons toutefois, qu'à titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

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