RESPONSABLE DU SERVICE COURRIER ET DE L'ACCUEIL
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O976210100209919
Publiée le 19/01/2021
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
rue du commerce, BP 01, Mamoudzou (Mayotte)
Poste à pourvoir le
01/04/2021
Date limite de candidature
19/03/2021
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Définition du poste: Sous l'autorité du Directeur de la Communication, le/la responsable du service courrier et accueil est garant du bon fonctionnement du service courrier, de l'accueil au niveau des différents bâtiments administratifs et culturels ainsi que de l'organisation des coursiers mis à disposition des services. Il/elle encadre les agents du service courrier, de l'accueil et les coursiers. Le/la responsable du service courrier et accueil organise la distribution du courrier aux services concernés dans les meilleurs délais; rédige les réponses aux courriers reçus en collaboration avec les services.
Missions / conditions d'exercice
Les missions de l'agent:
- Propose et met en place des plans d'action pour améliorer le service
- Réalise des tableaux de bord hebdomadaires et mensuels du fonctionnement du service selon plusieurs indicateurs définis avec le Directeur de la communication
- Manage les agents placés sous sa responsabilité
Accueil
- Garant du bon fonctionnement de l'accueil physique et téléphonique des différents bâtiments administratifs et culturels
- Veille à la bonne présentation des agents d'accueil
- Recense et planifie les besoins en formation des agents de son service
- Maîtriser le logiciel d'accueil téléphonique
- Veille à la dynamisation et la décoration des différents lieux d'accueil communaux
- Veille au respect des affichages réglementaires, organisationnels et événementiels au sein des différents bâtiments communaux
Courrier
- Garant du bon fonctionnement du service courrier, de la bonne réception et de la transmission efficiente des courriers, et du respect d'un délai acceptable (distribution dans les 48 H après réception hors week-ends et jours fériés)
- Garant de la rapidité de traitement des courriers
- Rédige les courriers de réponse en collaboration avec les services concernés
- Veiller au respect du circuit que doivent suivre les courriers sensibles
- Maîtriser le logiciel de traitement du courrier
Coursier
- Manage et coordonne l'agenda des coursiers en lien avec les besoins des services
- Garant de l'efficacité des coursiers et de la bonne livraison des plis et colis
- Gère le planning d'utilisation de(s) véhicule(s) et contrôle leur état
- Propose et met en place des plans d'action pour améliorer le service
- Réalise des tableaux de bord hebdomadaires et mensuels du fonctionnement du service selon plusieurs indicateurs définis avec le Directeur de la communication
- Manage les agents placés sous sa responsabilité
Accueil
- Garant du bon fonctionnement de l'accueil physique et téléphonique des différents bâtiments administratifs et culturels
- Veille à la bonne présentation des agents d'accueil
- Recense et planifie les besoins en formation des agents de son service
- Maîtriser le logiciel d'accueil téléphonique
- Veille à la dynamisation et la décoration des différents lieux d'accueil communaux
- Veille au respect des affichages réglementaires, organisationnels et événementiels au sein des différents bâtiments communaux
Courrier
- Garant du bon fonctionnement du service courrier, de la bonne réception et de la transmission efficiente des courriers, et du respect d'un délai acceptable (distribution dans les 48 H après réception hors week-ends et jours fériés)
- Garant de la rapidité de traitement des courriers
- Rédige les courriers de réponse en collaboration avec les services concernés
- Veiller au respect du circuit que doivent suivre les courriers sensibles
- Maîtriser le logiciel de traitement du courrier
Coursier
- Manage et coordonne l'agenda des coursiers en lien avec les besoins des services
- Garant de l'efficacité des coursiers et de la bonne livraison des plis et colis
- Gère le planning d'utilisation de(s) véhicule(s) et contrôle leur état
Profils recherchés
Savoir-Faire
- Sens de l'organisation, méthodologie
- Sens des responsabilités et réactivité
- Esprit de synthèse
- Savoir résumer un courrier par mots clés
- Excellent niveau rédactionnel
- Maîtriser les fonctionnalités du standard
- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques
- Identifier les besoins de son interlocuteur
- Faire circuler les informations utiles au service
Savoir-être
- Discrétion et devoir de confidentialité
- Implication dans le travail et rigueur
- Être autonome
- Sens de l'initiative, curiosité intellectuelle
- Sens des relations humaines
- Être avenant et à l'écoute
- Sens de l'organisation, méthodologie
- Sens des responsabilités et réactivité
- Esprit de synthèse
- Savoir résumer un courrier par mots clés
- Excellent niveau rédactionnel
- Maîtriser les fonctionnalités du standard
- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques
- Identifier les besoins de son interlocuteur
- Faire circuler les informations utiles au service
Savoir-être
- Discrétion et devoir de confidentialité
- Implication dans le travail et rigueur
- Être autonome
- Sens de l'initiative, curiosité intellectuelle
- Sens des relations humaines
- Être avenant et à l'écoute
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature à Monsieur le Maire de Mamoudzou au 1BD Halidi Sélémani BP01 97600 Mamoudzou, ou par mail à candidature.drh@mairiedemamoudzou.fr
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE MAMOUDZOU
>rue du commerce, BP 01
97600 Mamoudzou
>rue du commerce, BP 01
97600 Mamoudzou
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.