Assistant(e) de la Direction Générale
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O001211200477367
Publiée le 07/12/2021
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
BP 90419 - Place de l'Hôtel de Ville, Bourg-en-Bresse (Ain)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité du Directeur Général Adjoint des Services aux Habitants (DGA DSHA) et en binôme avec l'assistante de direction de la Direction Générale, vous remplirez les fonctions d'assistante de direction pour le DGA DSHA.
Vous assurerez également les fonctions d'assistante d'autres membres de la direction générale (DG), le directeur Transition Territoires Transversalité (D3T), le directeur de l'Administration Générale (DAG) et ponctuellement le Directeur Général des Services (DGS).
Vous assurerez également les fonctions d'assistante d'autres membres de la direction générale (DG), le directeur Transition Territoires Transversalité (D3T), le directeur de l'Administration Générale (DAG) et ponctuellement le Directeur Général des Services (DGS).
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
Assister les directeurs des DSHA, D3T, DAG et, ponctuellement le DGS
gérer le courrier arrivée et départ (lecture, priorisation, alertes, ...)
recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents
organiser les déplacements
gérer l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéances
assurer l'interface administrative entre les différents interlocuteurs
organiser et planifier les réunions
établir une relation de confiance avec les directeurs
travailler en binôme avec l'assistante de direction du DGS et la remplacer en cas d'absence (réunions de Direction générale, liens avec le cabinet du Maire et les directions, relations élus)
Suivre les outils de pilotage de la DSHA et, ponctuellement, de la collectivité
rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur
prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
vérifier et sélectionner les informations relatives à la vie de la direction ou de la collectivité afin de les diffuser en interne et en externe
Élaborer et suivre des dossiers pour le compte des directeurs ou du DGS
coordonner la gestion et le suivi des dossiers transversaux à l'échelle de la direction ou de la DG, si nécessaire
rechercher des informations, notamment réglementaires
exécuter et suivre des procédures et décisions administratives
renseigner des tableaux de suivi des activités du service
présenter des dossiers gérés par le service
suivre des projets et activités de la direction
assurer le rôle d'interlocuteur ainsi que la gestion administrative de l'aérodrome (suivi de la délégation de service public)
Assister les directeurs des DSHA, D3T, DAG et, ponctuellement le DGS
gérer le courrier arrivée et départ (lecture, priorisation, alertes, ...)
recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents
organiser les déplacements
gérer l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et échéances
assurer l'interface administrative entre les différents interlocuteurs
organiser et planifier les réunions
établir une relation de confiance avec les directeurs
travailler en binôme avec l'assistante de direction du DGS et la remplacer en cas d'absence (réunions de Direction générale, liens avec le cabinet du Maire et les directions, relations élus)
Suivre les outils de pilotage de la DSHA et, ponctuellement, de la collectivité
rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur
prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
vérifier et sélectionner les informations relatives à la vie de la direction ou de la collectivité afin de les diffuser en interne et en externe
Élaborer et suivre des dossiers pour le compte des directeurs ou du DGS
coordonner la gestion et le suivi des dossiers transversaux à l'échelle de la direction ou de la DG, si nécessaire
rechercher des informations, notamment réglementaires
exécuter et suivre des procédures et décisions administratives
renseigner des tableaux de suivi des activités du service
présenter des dossiers gérés par le service
suivre des projets et activités de la direction
assurer le rôle d'interlocuteur ainsi que la gestion administrative de l'aérodrome (suivi de la délégation de service public)
Profils recherchés
Savoirs :
connaître le contexte et les enjeux de la collectivité
avoir des notions juridiques et budgétaires
connaître la méthodologie de projet
connaître les principaux partenaires institutionnels
connaître les techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée, ...)
connaître les règles de l'expression orale et écrite de qualité
connaître les circuits et procédures administratives
Savoirs Faire :
maîtriser les outils bureautiques
savoir appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
savoir travailler en équipe
savoir rendre compte de son activité
savoir alerter les responsables hiérarchiques sur les dysfonctionnements des procédures
savoir travailler en autonomie
savoir s'organiser pour respecter les délais fixés
savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Savoir être :
discrétion
Spécificités du poste :
pics d'activités selon les échéances et projets
connaître le contexte et les enjeux de la collectivité
avoir des notions juridiques et budgétaires
connaître la méthodologie de projet
connaître les principaux partenaires institutionnels
connaître les techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée, ...)
connaître les règles de l'expression orale et écrite de qualité
connaître les circuits et procédures administratives
Savoirs Faire :
maîtriser les outils bureautiques
savoir appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
savoir travailler en équipe
savoir rendre compte de son activité
savoir alerter les responsables hiérarchiques sur les dysfonctionnements des procédures
savoir travailler en autonomie
savoir s'organiser pour respecter les délais fixés
savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Savoir être :
discrétion
Spécificités du poste :
pics d'activités selon les échéances et projets
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (lettre de motivation et CV) à Monsieur le Maire, Direction des Ressources Humaines, Hôtel de Ville, BP 90419, 010012 Bourg en Bresse Cedex ou recrutement@bourgenbresse.fr
Pour tous renseignements complémentaires, s'adresser au service Ressources Humaines, pôle recrutement : 04.74.45.70.36 ou 04.74.45.71.17
Pour tous renseignements complémentaires, s'adresser au service Ressources Humaines, pôle recrutement : 04.74.45.70.36 ou 04.74.45.71.17
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.