Assistant services à la population (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O001240326001613
Publiée le 26/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
POLLIAT
Poste à pourvoir le
01/05/2024
Date limite de candidature
25/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
20h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
- Accueillir, renseigner et orienter le public
- Gérer le courrier postal et électronique
- Participer aux opérations relatives aux dossiers d'état civil (naissance, mariage, décès, PACS, dossiers de recensement militaire)
- Gérer la réservation des salles et des matériels de la collectivité et tenir les plannings
- Gérer l'affichage d'informations
- Assurer le secrétariat pour les élus et la Direction
- Participer aux opérations d’archivage des dossiers de la commune
- Gérer le courrier postal et électronique
- Participer aux opérations relatives aux dossiers d'état civil (naissance, mariage, décès, PACS, dossiers de recensement militaire)
- Gérer la réservation des salles et des matériels de la collectivité et tenir les plannings
- Gérer l'affichage d'informations
- Assurer le secrétariat pour les élus et la Direction
- Participer aux opérations d’archivage des dossiers de la commune
Missions / conditions d'exercice
• Accueil du public :
- Accueillir et renseigner le public sur place, par téléphone et par voie électronique
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Noter les réclamations en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation, en assurer le suivi
• Gestion du courrier et des informations diverses
- Courrier postal : trier et enregistrer le courrier postal, en assurer la diffusion, affranchir le courrier
- Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques aux bons interlocuteurs
- Revue de presse
- Affichage d'informations sur panneaux, tableau lumineux, site internet :
Rédiger les textes et assurer leurs diffusions
Vérifier la mise à jour du contenu du panneau lumineux et du site internet
• Etat civil :
- Répondre aux demandes de copie d’actes d’état civil
- Participer aux opérations d’enregistrement et de rédaction d’actes d’état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès)
• Assistance aux Elus et à la Direction
- Rédiger et envoyer les convocations, comptes rendus : conseil municipal, commissions, diverses réunions…
- Prendre des rendez-vous pour le Maire et les Elus
- Assister les élus dans l'organisation des cérémonies et autres manifestations
- Participer aux opérations d’archivage des dossiers de la commune
• Gestion des salles, clés et petits matériels
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité (contrats, états des lieux)
- Gérer la location des matériels
- Gérer les remises des clés et le retour de celles-ci lors de locations ou d’interventions de prestataires extérieurs
- Programmer les badges d’accès aux salles
• Polyvalence
Etre en capacité de participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public
- Accueillir et renseigner le public sur place, par téléphone et par voie électronique
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Noter les réclamations en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation, en assurer le suivi
• Gestion du courrier et des informations diverses
- Courrier postal : trier et enregistrer le courrier postal, en assurer la diffusion, affranchir le courrier
- Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques aux bons interlocuteurs
- Revue de presse
- Affichage d'informations sur panneaux, tableau lumineux, site internet :
Rédiger les textes et assurer leurs diffusions
Vérifier la mise à jour du contenu du panneau lumineux et du site internet
• Etat civil :
- Répondre aux demandes de copie d’actes d’état civil
- Participer aux opérations d’enregistrement et de rédaction d’actes d’état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès)
• Assistance aux Elus et à la Direction
- Rédiger et envoyer les convocations, comptes rendus : conseil municipal, commissions, diverses réunions…
- Prendre des rendez-vous pour le Maire et les Elus
- Assister les élus dans l'organisation des cérémonies et autres manifestations
- Participer aux opérations d’archivage des dossiers de la commune
• Gestion des salles, clés et petits matériels
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité (contrats, états des lieux)
- Gérer la location des matériels
- Gérer les remises des clés et le retour de celles-ci lors de locations ou d’interventions de prestataires extérieurs
- Programmer les badges d’accès aux salles
• Polyvalence
Etre en capacité de participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public
Profils recherchés
- Savoir et savoir-faire
- Maîtrise des techniques d'accueil du public
- Connaissance de l'environnement administratif et juridique des collectivités
- Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel)
- Expérience(s) dans un poste similaire
- Connaissance du logiciel métier (Berger-Levrault serait un plus
Savoir-être
- Sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue
- Calme et maîtrise de soi
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Rigueur et sens de l’organisation
- Discrétion et confidentialité.
- Autonomie
- Polyvalence
- Sens du travail en équipe
Horaires de travail :
- Lundi au vendredi : 8H30 à 12H30
- Un samedi matin sur 2 de 9 à 12H00
- Maîtrise des techniques d'accueil du public
- Connaissance de l'environnement administratif et juridique des collectivités
- Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel)
- Expérience(s) dans un poste similaire
- Connaissance du logiciel métier (Berger-Levrault serait un plus
Savoir-être
- Sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue
- Calme et maîtrise de soi
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Rigueur et sens de l’organisation
- Discrétion et confidentialité.
- Autonomie
- Polyvalence
- Sens du travail en équipe
Horaires de travail :
- Lundi au vendredi : 8H30 à 12H30
- Un samedi matin sur 2 de 9 à 12H00
Contact
Contact
0474303766
Informations complémentaires
Candidatures à adresser à la Mairie, à l’attention de M le Maire
MAIRIE-209 Place de la Mairie - 01310 POLLIAT
MAIRIE-209 Place de la Mairie - 01310 POLLIAT
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.