Adjoint administratif territorial
Offre n° O001240409000381
Publiée le 09/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
PARVES ET NATTAGES
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
08/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un départ de l'agent précédemment sur le poste
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 5 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste avec un temps non complet et quotité de temps de travail inférieure à 50%. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste avec un temps non complet et quotité de temps de travail inférieure à 50%. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
14h00 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
Mission du poste :
Les tâches d'exécution qui vous sont confiées peuvent être diverses et variées et être focalisées sur l'accueil et la réception du public, la gestion quotidienne de l'entrée et de la sortie du courrier, l'accomplissement de tâches courantes de secrétariat pouvant aller du simple classement de dossiers administratifs à la photocopie de documents jusqu'à la tenue à jour de registres et l'archivage.
L’adjoint administratif doit absolument savoir utiliser les logiciels informatiques de base (Word, Excel, Outlook…). Son savoir-faire devra essentiellement être basé sur des qualités personnelles mais aussi sur des compétences techniques.
Les tâches d'exécution qui vous sont confiées peuvent être diverses et variées et être focalisées sur l'accueil et la réception du public, la gestion quotidienne de l'entrée et de la sortie du courrier, l'accomplissement de tâches courantes de secrétariat pouvant aller du simple classement de dossiers administratifs à la photocopie de documents jusqu'à la tenue à jour de registres et l'archivage.
L’adjoint administratif doit absolument savoir utiliser les logiciels informatiques de base (Word, Excel, Outlook…). Son savoir-faire devra essentiellement être basé sur des qualités personnelles mais aussi sur des compétences techniques.
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat du Maire et des élus
- réception, transfert et réponse aux mails
- veiller à la préparation, l’organisation des scrutins électoraux.
- Répondre aux courriers divers (particuliers, administrations...) + suivi courrier
- Gestion du standard téléphonique : répondre aux appels téléphoniques, consulter le répondeur, actualiser le message du répondeur et renseigner les jours de fermeture de la mairie (répondeur et affichage porte)
- Archivage papier + cloud : courrier départ, courrier arrivé
Etat civil
- Enregistrer et rédiger des actes d’Etat Civil : naissance, reconnaissance, mariage, décès, transcriptions de décès
- Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d’Etat Civil.
- Rédiger les actes de l’Etat Civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès).
- Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité.
- Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire.
- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil
- Assister l’Officier d’Etat Civil lors de la célébration des mariages ou parrainage civil
- Tenue des registres d’Etat Civil et suivi des déclarations d'actes :
- Apposer les mentions marginales.
- Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales).
- Information générale à l’Etat civil
- Droit des étrangers résidant sur le territoire
- Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes
Elections
- Gérer les demandes d’inscription sur la liste électorale, de radiations.
- Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer
- Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes
- Participer aux opérations de dépouillements (bureau centralisateur)
Conseils municipaux
- Assister aux conseils municipaux
- Rédiger le compte-rendu dans les délais prévus
Gestion du cimetière
- Accueillir le public, renseigner sur l’organisation du cimetière
- Recevoir, apprécier et gérer les demandes de travaux des entreprises prestataires
- Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques liés à la gestion des concessions
- Tenir et mettre à jour le registre dématérialisé du cimetière
- Procéder à toutes les opérations d’attributions, renouvellement et reprises des concessions
- Assurer l’actualisation du règlement cimetière et veiller à son respect
Cadastre et urbanisme
- Accueillir le public
- Délivrer les relevés de propriétés, les plans cadastraux
- Répondre aux demandes de renseignements : zone constructible, plan des réseaux, noms des propriétaires en lien avec l’élu en charge de l’urbanisme
- Enregistrer les dossiers d’urbanisme (CU, DP, PC…) sur la plateforme selon fiche de procédure
Gestion des salles
- Gestion des clés des bâtiments municipaux
- Gestion de la location des salles mises à disposition (gestion des plannings, des contrats, émission et envoi des factures , suivi paiements)
- Gestion des stocks des bâtiments mis en location (matériel divers, produits d’entretien) en lien avec agents techniques
Autres/divers
- Inscriptions scolaires (clé OTP) et échanges avec le personnel enseignant
- Mise à jour du dossier périscolaire en lien avec l’élu en charge du périscolaire
LISTE DES TACHES NON EXAUSTIVE
POUVANT EVOLUER SELON LES BESOINS DU SERVICE
- réception, transfert et réponse aux mails
- veiller à la préparation, l’organisation des scrutins électoraux.
- Répondre aux courriers divers (particuliers, administrations...) + suivi courrier
- Gestion du standard téléphonique : répondre aux appels téléphoniques, consulter le répondeur, actualiser le message du répondeur et renseigner les jours de fermeture de la mairie (répondeur et affichage porte)
- Archivage papier + cloud : courrier départ, courrier arrivé
Etat civil
- Enregistrer et rédiger des actes d’Etat Civil : naissance, reconnaissance, mariage, décès, transcriptions de décès
- Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d’Etat Civil.
- Rédiger les actes de l’Etat Civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès).
- Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité.
- Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire.
- Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage, et de cérémonie de parrainage civil
- Assister l’Officier d’Etat Civil lors de la célébration des mariages ou parrainage civil
- Tenue des registres d’Etat Civil et suivi des déclarations d'actes :
- Apposer les mentions marginales.
- Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales).
- Information générale à l’Etat civil
- Droit des étrangers résidant sur le territoire
- Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes
Elections
- Gérer les demandes d’inscription sur la liste électorale, de radiations.
- Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer
- Organiser matériellement et administrativement des bureaux de votes
- Participer aux opérations de dépouillements (bureau centralisateur)
Conseils municipaux
- Assister aux conseils municipaux
- Rédiger le compte-rendu dans les délais prévus
Gestion du cimetière
- Accueillir le public, renseigner sur l’organisation du cimetière
- Recevoir, apprécier et gérer les demandes de travaux des entreprises prestataires
- Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques liés à la gestion des concessions
- Tenir et mettre à jour le registre dématérialisé du cimetière
- Procéder à toutes les opérations d’attributions, renouvellement et reprises des concessions
- Assurer l’actualisation du règlement cimetière et veiller à son respect
Cadastre et urbanisme
- Accueillir le public
- Délivrer les relevés de propriétés, les plans cadastraux
- Répondre aux demandes de renseignements : zone constructible, plan des réseaux, noms des propriétaires en lien avec l’élu en charge de l’urbanisme
- Enregistrer les dossiers d’urbanisme (CU, DP, PC…) sur la plateforme selon fiche de procédure
Gestion des salles
- Gestion des clés des bâtiments municipaux
- Gestion de la location des salles mises à disposition (gestion des plannings, des contrats, émission et envoi des factures , suivi paiements)
- Gestion des stocks des bâtiments mis en location (matériel divers, produits d’entretien) en lien avec agents techniques
Autres/divers
- Inscriptions scolaires (clé OTP) et échanges avec le personnel enseignant
- Mise à jour du dossier périscolaire en lien avec l’élu en charge du périscolaire
LISTE DES TACHES NON EXAUSTIVE
POUVANT EVOLUER SELON LES BESOINS DU SERVICE
Profils recherchés
expérience souhaitée dans le secrétariat de mairie
connaissance des logiciels Odysee - SIEA (Next ADS, Next Cim)
connaissance des logiciels Odysee - SIEA (Next ADS, Next Cim)
Contact
Contact
0479812754
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à mairie@parvesetnattages.fr objet du mail : recrutement poste adjoint administratif
Entretien obligatoire (sur propositions de dates)
Entretien obligatoire (sur propositions de dates)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.