Assistant administratif
Offre n° O001240416000250
Publiée le 16/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
DIVONNE LES BAINS
Poste à pourvoir le
15/06/2024
Date limite de candidature
15/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Nombre de postes
2
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la direction général et au seins du secrétariat général vous participerez en collaboration avec deux autres agents au bon fonctionnement de celui-ci.
Missions / conditions d'exercice
Gestion du courrier
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants ;
- Affranchissement ;
- Gestion des demandes des services pour l'envoi en nombre.
Assistanat de Direction
- Saisie de diverses notes de service ou internes ;
- Suivi de dossiers ;
- Gestion des agendas de la Direction Générale ;
- Gestion des appels téléphoniques ;
-Gestion des réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique.
Gestion des assemblées
- Gestion administrative des commissions municipales ;
- Gestion du Conseil Municipal :
- Rédaction de certaines délibérations liées à l'administration générale ;
- Relecture et mise en page des projets de délibérations ;
- Envoi de la convocation ;
- Préparation du matériel et présence au conseil ;
- Gestion des procurations ;
- Préparation du compte-rendu du conseil ;
- Envoi des délibérations au contrôle de légalité ;
- Suivi de conseil ;
Gestion administrative des actes en polyvalence ;
-Via l'outil webdelib : mise en signature, envoi au contrôle de légalité ;
- Publication des actes via l'outil en ligne Publi'Act
- Reliures des registres
Gestion des demandes de consultation d'archives
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants ;
- Affranchissement ;
- Gestion des demandes des services pour l'envoi en nombre.
Assistanat de Direction
- Saisie de diverses notes de service ou internes ;
- Suivi de dossiers ;
- Gestion des agendas de la Direction Générale ;
- Gestion des appels téléphoniques ;
-Gestion des réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique.
Gestion des assemblées
- Gestion administrative des commissions municipales ;
- Gestion du Conseil Municipal :
- Rédaction de certaines délibérations liées à l'administration générale ;
- Relecture et mise en page des projets de délibérations ;
- Envoi de la convocation ;
- Préparation du matériel et présence au conseil ;
- Gestion des procurations ;
- Préparation du compte-rendu du conseil ;
- Envoi des délibérations au contrôle de légalité ;
- Suivi de conseil ;
Gestion administrative des actes en polyvalence ;
-Via l'outil webdelib : mise en signature, envoi au contrôle de légalité ;
- Publication des actes via l'outil en ligne Publi'Act
- Reliures des registres
Gestion des demandes de consultation d'archives
Profils recherchés
Savoirs
- Maîtrise du fonctionnement des collectivités ;
- Maitrise des procédures administratives ;
- Maitrise des outils informatiques (Microsoft office) et idéalement des outils métiers : Elise (GED), WebDelib, I-Delibre, Slow, I-Parapheur, Publi'Act ;
- Connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité.
Savoir-être
- Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle ;
- Garant d'une éthique de service public, du respect des textes, de la qualité d'accueil des usagers ;
- Sens de l'organisation, rigueur ;
- Esprit d'initiative ;
- Sens du relationnel et maitrise de soi ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Autonomie.
- Maîtrise du fonctionnement des collectivités ;
- Maitrise des procédures administratives ;
- Maitrise des outils informatiques (Microsoft office) et idéalement des outils métiers : Elise (GED), WebDelib, I-Delibre, Slow, I-Parapheur, Publi'Act ;
- Connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité.
Savoir-être
- Respect des obligations de neutralité et de discrétion professionnelle ;
- Garant d'une éthique de service public, du respect des textes, de la qualité d'accueil des usagers ;
- Sens de l'organisation, rigueur ;
- Esprit d'initiative ;
- Sens du relationnel et maitrise de soi ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Autonomie.
Contact
Contact
0450200349
Informations complémentaires
Conditions d'exercice de l'emploi
- Travail en bureau ;
- Horaires fixes ;
- Travail ponctuel le soir pour les conseils municipaux ;
- Respect des obligations de réserve et de confidentialité.
Autonomie Responsabilité
-Autonomie relative dans la mise en œuvre des orientations et priorités définies par la collectivité ;
-Missions définies en concertation avec la Direction Générale des Services.
Relations fonctionnelles
- Relations directes et quotidiennes avec les services de la commune ;
- Relations avec les élus ;
- Relations avec divers contacts des projets de la ville.
Moyens techniques
- Outils bureautiques ;
- Logiciels WebDelib, Elise.
Rémunération statutaire
Avantages
- Prime annuelle
- Tickets restaurant
- Adhésion au CNAS
- Participation à la mutuelle
- Prise en charge de la prévoyance
- Télétravail possible
- Travail en bureau ;
- Horaires fixes ;
- Travail ponctuel le soir pour les conseils municipaux ;
- Respect des obligations de réserve et de confidentialité.
Autonomie Responsabilité
-Autonomie relative dans la mise en œuvre des orientations et priorités définies par la collectivité ;
-Missions définies en concertation avec la Direction Générale des Services.
Relations fonctionnelles
- Relations directes et quotidiennes avec les services de la commune ;
- Relations avec les élus ;
- Relations avec divers contacts des projets de la ville.
Moyens techniques
- Outils bureautiques ;
- Logiciels WebDelib, Elise.
Rémunération statutaire
Avantages
- Prime annuelle
- Tickets restaurant
- Adhésion au CNAS
- Participation à la mutuelle
- Prise en charge de la prévoyance
- Télétravail possible
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.