Placé sous l’autorité du maire, l’agent contribue à la définition des orientations de la collectivité et à la réalisation des projets, coordonne l’équipe administrative en cohérence avec les orientations préalablement définies, participe en renfort aux missions d’accueil du public (accueil physique et téléphonique :

Missions principales :

• Dirige et coordonne l’activité de l’ensemble des services de la mairie
• Prépare les conseils municipaux et les réunions du CCAS : organisation, transmission des documents, suivi et participation aux séances du conseil municipal
• Réalise et vérifie en amont la légalité de l’ensemble des actes émanant de l’autorité communale et du CCAS : délibérations, arrêtés, conventions, contrats…et de tout dossier nécessitant un examen approfondi,
• Instruction et supervision des actes réglementaires (police municipale, mesures de sécurité et sauvegarde…)
• Participe à l’élaboration du budget avec les élus et avec le soutien technique du comptable
• Manage et gère le personnel communal : élaboration des payes, suivi des carrières, tenue et la mise à jour des dossiers individuels des agents, gestion des formations, suivi de l’absentéisme, gestion des congés, assurance risques statutaires, entretiens d’évaluation
• Urbanisme : instruction des demandes d’autorisations, analyse des règles d’urbanisme, accompagnement et conseils aux pétitionnaires et aux élus
• Marchés publics : suivi du groupement de commandes Bourg Traiteur, application du code des marchés publics, montage de dossiers de publicité …
• Missions de prospection : Identifier les potentiels de subventions et d’aides au montage des projets: réaliser les dossiers de demandes de subventions, suivi de la réalisation des plannings et de la gestion financière en lien avec le comptable
• Suivre la gestion des listes électorales et l’organisation des élections en lien avec l’agent en charge de l’Etat civil
• Assurer la veille juridique et prospective (suivre les webinaires mensuels du CNFPT, réunions des réseaux de secrétaires, newsletter en ligne…)
• Classement et archivage des dossiers afférents au poste
• Assurer la continuité du service en cas d’absence des autres agents

Contraintes du poste :

• Disponibilité et présence aux séances du conseil municipal (1 fois par mois) en soirée
• Mise à jour continue des connaissances et de l’évolution des réglementations
• Nécessité d’appréhender de multiples informations, d’en organiser la gestion, la transmission et la coordination
• La nature du poste et l’organisation de l’équipe administrative, au sein de la commune, nécessitent des adaptations ponctuelles en fonction des dossiers et compétences des agents.

Compétences et savoir être attendus
• Connaissance des institutions et notamment du fonctionnement des collectivités locales
• Connaissances des règles de droit public et plus particulièrement du droit des collectivités territoriales
• Faire preuve d'une discrétion absolue, savoir respecter la confidentialité des affaires
• Capacité à travailler en équipe avec des collègues et les élus municipaux
• Connaissance du droit de l’urbanisme et des évolutions réglementaires
• Capacité à travailler sur des missions transversales et très variées
• Capacité à communiquer avec différents interlocuteurs : Préfecture, Sous-Préfecture, bureau du procureur, parquet civil, INSEE, école de Challex, services techniques et, de façon ponctuelle, avec les services funéraires et la maison de retraite de la commune
• Capacités d’analyse et de synthèse
• Maîtrise de l’expression orale et écrite
• Bonne maîtrise des outils bureautiques
• Être ordonné et organisé
• La connaissance du cadre réglementaire des élections est un plus
• Faire preuve d'une discrétion absolue, savoir respecter la confidentialité des affaires
• Capacité à travailler en équipe avec des collègues et les élus municipaux
• Capacité d'écoute, capacité à gérer calmement les conflits