REFERENT(E) ADMINISTRATIF(VE) DE DIRECTION (F/H)
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Offre n° O001250324000115
Publiée le 24/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
68 Rue Antoine Laurent de Lavoisier, Belley (Ain)
Poste à pourvoir le
24/04/2025
Date limite de candidature
24/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. B
Emploi contractuel de cat. C
Emploi contractuel de cat. C
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Contrat de droit privé (CDI) - Service public industriel et commercial)
Le contrat proposé est de obligatoirement de droit privé car il est exercé dans le cadre d'une régie constituée pour l'exploitation directe d'un service public industriel et commercial (par exemple gestion des réseaux d'eau et d'assainissement).
Le contrat proposé est de obligatoirement de droit privé car il est exercé dans le cadre d'une régie constituée pour l'exploitation directe d'un service public industriel et commercial (par exemple gestion des réseaux d'eau et d'assainissement).
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
33000 euros brut annuel
Descriptif de l'emploi
Le territoire de Bugey-Sud est une destination nature située au sud-est du département de l’Ain, à 1h30 de Lyon et de Genève et à 30 mn de Chambéry et d’Aix-les-Bains, proche du lac du Bourget.
Randonnées sous toutes ses formes, vélo, sports d'hiver et loisirs aquatiques se pratiquent au gré des saisons, dans un cadre naturel préservé fait de panoramas exceptionnels, de lacs, de cascades et de vignobles.
Territoire avec une qualité de vie reconnue et une richesse associative rare, Bugey-Sud est également un territoire pourvoyeur d’emplois, avec une vraie dynamique de développement économique que ce soit sur le plan industriel, commercial, tertiaire ou touristique.
La communauté de communes Bugey-Sud est composée de 41 communes à dominante rurale, avec 36 000 habitants et une ville centre, Belley.
Autour de Pauline GODET, sa Présidente, l’exécutif de la communauté de communes Bugey-Sud entend désormais organiser, encourager et accompagner le développement durable de ce territoire autour de dossiers structurants (projet de territoire, plan climat air énergie territorial, schéma de mobilité active, opération de revitalisation du territoire, convention territoriale globale, …) et de projets ambitieux (Construction d’un centre aquatique, construction d’un siège communautaire, …).
Randonnées sous toutes ses formes, vélo, sports d'hiver et loisirs aquatiques se pratiquent au gré des saisons, dans un cadre naturel préservé fait de panoramas exceptionnels, de lacs, de cascades et de vignobles.
Territoire avec une qualité de vie reconnue et une richesse associative rare, Bugey-Sud est également un territoire pourvoyeur d’emplois, avec une vraie dynamique de développement économique que ce soit sur le plan industriel, commercial, tertiaire ou touristique.
La communauté de communes Bugey-Sud est composée de 41 communes à dominante rurale, avec 36 000 habitants et une ville centre, Belley.
Autour de Pauline GODET, sa Présidente, l’exécutif de la communauté de communes Bugey-Sud entend désormais organiser, encourager et accompagner le développement durable de ce territoire autour de dossiers structurants (projet de territoire, plan climat air énergie territorial, schéma de mobilité active, opération de revitalisation du territoire, convention territoriale globale, …) et de projets ambitieux (Construction d’un centre aquatique, construction d’un siège communautaire, …).
Missions / conditions d'exercice
Depuis le 1er janvier 2023, la communauté de communes Bugey Sud exerce les compétences eau potable et assainissement. Vous intégrerez donc la régie de l’eau et de l’assainissement de la communauté de communes (25 agents), sous l’encadrement du directeur de la régie des eaux.
VOS MISSIONS
Secrétariat administratif et technique
Gérer les appels téléphoniques (hors usagers du service) et l’accueil des interlocuteurs-trices du Directeur et des services de cette direction,
Gérer l'agenda et organiser les déplacements du Directeur et des agent-e-s des services,
Assurer la gestion du courrier entrant et sortant destinée au directeur ou aux chefs de services, avec les outils appropriés,
Assurer la circulation de l’information, la transmission des consignes pour l’ensemble des sous-directions,
Coordonner la production, la collecte et la transmission, dans les délais, des notes/rapports/courriers aux agents de la direction eau et assainissement,
Prendre des notes en réunion et réaliser les comptes-rendus,
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Réaliser, mettre en forme et assurer la mise à jour de tout type de document, notamment technique, à partir de consignes écrites ou orales (rapport sur le prix et la qualité du service, règlement de service, note de service…),
Renseigner et faire renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction
Organiser et faire le suivi budgétaire de la direction,
Participer activement à la préparation budgétaire annuelle
Coordonner la remontée et descente des informations RH et finances dans les services de la direction,
Veiller, en lien avec les chefs de service, à la continuité de service (absences, télétravail, astreinte…),
Assurer la gestion administrative du parc des véhicules de la régie (contrôles techniques, cartes grises, assurances…),
Réaliser les engagements comptables des commandes et des marchés publics,
Être un relais de communication,
Être un relais pour le service informatique,
Participer à d’autres missions du service autant que besoin.
Organisation des conseils d’exploitation
Assurer l'organisation logistique des conseils d’exploitation (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Préparer avec le Directeur les supports de séance
Coordonner la production, la collecte et la transmission, dans les délais, des comptes-rendus, documents de séance et informations aux élus,
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Assurer le classement informatique des dossiers du Directeur,
Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver les documents de la Direction
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation
Participation au COTECH des référents de direction
Être force de proposition pour améliorer les pratiques/procédures en tant que membre du COTECH des référents de direction
Assurer la communication de l'information liées aux dossiers, projets, activités et réunions en lien avec la direction et proximité auprès du COTECH.
VOS MISSIONS
Secrétariat administratif et technique
Gérer les appels téléphoniques (hors usagers du service) et l’accueil des interlocuteurs-trices du Directeur et des services de cette direction,
Gérer l'agenda et organiser les déplacements du Directeur et des agent-e-s des services,
Assurer la gestion du courrier entrant et sortant destinée au directeur ou aux chefs de services, avec les outils appropriés,
Assurer la circulation de l’information, la transmission des consignes pour l’ensemble des sous-directions,
Coordonner la production, la collecte et la transmission, dans les délais, des notes/rapports/courriers aux agents de la direction eau et assainissement,
Prendre des notes en réunion et réaliser les comptes-rendus,
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Réaliser, mettre en forme et assurer la mise à jour de tout type de document, notamment technique, à partir de consignes écrites ou orales (rapport sur le prix et la qualité du service, règlement de service, note de service…),
Renseigner et faire renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction
Organiser et faire le suivi budgétaire de la direction,
Participer activement à la préparation budgétaire annuelle
Coordonner la remontée et descente des informations RH et finances dans les services de la direction,
Veiller, en lien avec les chefs de service, à la continuité de service (absences, télétravail, astreinte…),
Assurer la gestion administrative du parc des véhicules de la régie (contrôles techniques, cartes grises, assurances…),
Réaliser les engagements comptables des commandes et des marchés publics,
Être un relais de communication,
Être un relais pour le service informatique,
Participer à d’autres missions du service autant que besoin.
Organisation des conseils d’exploitation
Assurer l'organisation logistique des conseils d’exploitation (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Préparer avec le Directeur les supports de séance
Coordonner la production, la collecte et la transmission, dans les délais, des comptes-rendus, documents de séance et informations aux élus,
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Assurer le classement informatique des dossiers du Directeur,
Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver les documents de la Direction
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation
Participation au COTECH des référents de direction
Être force de proposition pour améliorer les pratiques/procédures en tant que membre du COTECH des référents de direction
Assurer la communication de l'information liées aux dossiers, projets, activités et réunions en lien avec la direction et proximité auprès du COTECH.
Profils recherchés
Formation :
- Diplôme : niveau bac+2 souhaité
- Expérience sur un poste équivalente souhaitée
Compétences et savoir-faire :
- Maîtriser les techniques de communication
- Respecter la confidentialité des informations et des documents
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
- Synthétiser et rédiger des documents, supports, comptes-rendus
- Organiser son activité, gérer les priorités
- Gérer un ou plusieurs agendas, prendre et défaire des rendez-vous
- Coordonner son action avec celle d'autres assistants, travailler en équipe
Savoir-être :
- Aisance relationnelle, sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue
- Discrétion, rigueur, réactivité, sens de l’organisation, disponibilité et assiduité
- Être patient
- Sens de la diplomatie
- Garant de l’image du service public (bonne attitude, comportement adapté et tenue vestimentaire correcte)
- Dynamisme, force de proposition, autonomie dans l’organisation de son travail
- Savoir travailler en équipe, échanger au quotidien et en concertation avec ses collèges et supérieurs hiérarchiques
SAVOIRS TRANVERSAUX
Connaissance de son environnement de travail
Connaître et respecter l’organisation interne de CCBS :
- le fonctionnement des services
- la place et le rôle des acteurs internes et externes (agents, hiérarchie, élus)
- le circuit de prise de décision
- le circuit de circulation de l’information
- les règlements et procédures internes en vigueur
- le système de formation et les outils d’évolution professionnelle
- le déroulement et l’objectif de l’entretien professionnel
- les locaux de la collectivité
Connaissances générales
- maîtriser l’expression écrite
- maîtriser l’expression orale
- utiliser des outils numériques
SAVOIRS LIES A LA CULTURE TERRITORIALE
Connaître la notion de service public les compétences et le fonctionnement des collectivités locales
Connaître les droits et devoirs mentionnés dans le statut de la FPT
Connaître les normes et les dispositifs liés à l’hygiène, la sécurité au travail et les règles de prévention
Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs handicapés.
- Diplôme : niveau bac+2 souhaité
- Expérience sur un poste équivalente souhaitée
Compétences et savoir-faire :
- Maîtriser les techniques de communication
- Respecter la confidentialité des informations et des documents
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
- Synthétiser et rédiger des documents, supports, comptes-rendus
- Organiser son activité, gérer les priorités
- Gérer un ou plusieurs agendas, prendre et défaire des rendez-vous
- Coordonner son action avec celle d'autres assistants, travailler en équipe
Savoir-être :
- Aisance relationnelle, sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue
- Discrétion, rigueur, réactivité, sens de l’organisation, disponibilité et assiduité
- Être patient
- Sens de la diplomatie
- Garant de l’image du service public (bonne attitude, comportement adapté et tenue vestimentaire correcte)
- Dynamisme, force de proposition, autonomie dans l’organisation de son travail
- Savoir travailler en équipe, échanger au quotidien et en concertation avec ses collèges et supérieurs hiérarchiques
SAVOIRS TRANVERSAUX
Connaissance de son environnement de travail
Connaître et respecter l’organisation interne de CCBS :
- le fonctionnement des services
- la place et le rôle des acteurs internes et externes (agents, hiérarchie, élus)
- le circuit de prise de décision
- le circuit de circulation de l’information
- les règlements et procédures internes en vigueur
- le système de formation et les outils d’évolution professionnelle
- le déroulement et l’objectif de l’entretien professionnel
- les locaux de la collectivité
Connaissances générales
- maîtriser l’expression écrite
- maîtriser l’expression orale
- utiliser des outils numériques
SAVOIRS LIES A LA CULTURE TERRITORIALE
Connaître la notion de service public les compétences et le fonctionnement des collectivités locales
Connaître les droits et devoirs mentionnés dans le statut de la FPT
Connaître les normes et les dispositifs liés à l’hygiène, la sécurité au travail et les règles de prévention
Conformément à la réglementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs handicapés.
Contact et modalités de candidature
Contact
0479814105
Informations complémentaires
CV + LM obligatoires
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.