Un assistant de direction (H/F)
Offre n° O001250616000161
Publiée le 16/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie - 1 avenue voltaire - cs 90149, Ferney-Voltaire (Ain)
Poste à pourvoir le
15/08/2025
Date limite de candidature
15/08/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du directeur du conservatoire à rayonnement communal (CRC) de musique, de danse et d’art dramatique (600 élèves, 25 professeurs, 2 agents administratifs). Vous serez chargé(e) d’assister la direction, de superviser le pôle administratif, d’assurer la tenue de la régie de recettes du conservatoire et de participer à l’organisation pratique du service.
Missions / conditions d'exercice
Activités
Assister la direction et être force de proposition dans la gestion quotidienne du service :
L’élaboration et le suivi du budget,
La mise en œuvre du projet d’établissement et des évolutions pédagogiques,
La mise en œuvre d’actions de communication,
Le suivi et la conduite des projets,
En autonomie :
Organisation et supervision de l’accueil/secrétariat et l’appuyer si nécessaire,
Réception des familles/élèves pour toutes les demandes ne pouvant pas être traitées par le secrétariat,
Réception, traitement et diffusion des informations (courriers, mails…),
Facturation et tenue de la régie de recette, responsabilité pécuniaire,
Organisation et réalisation des inscriptions (Réinscriptions, accueil des familles et nouveaux élèves …),
Organisation des rentrées, planification des cours (en collaboration avec la direction et les professeurs), gestion des plannings des salles,
Gestion administrative des examens,
Suivi des plannings et heures des professeurs (présences – absences),
Réalisation des comptes-rendus et leur transmission,
Communication externe : Facebook, affiches, programmes (logiciel InDesign),
Communication interne,
Suivi du parc instrumental locatif du CRC et des contrats de location,
Suivi budgétaire des PEAC.
Assister la direction et être force de proposition dans la gestion quotidienne du service :
L’élaboration et le suivi du budget,
La mise en œuvre du projet d’établissement et des évolutions pédagogiques,
La mise en œuvre d’actions de communication,
Le suivi et la conduite des projets,
En autonomie :
Organisation et supervision de l’accueil/secrétariat et l’appuyer si nécessaire,
Réception des familles/élèves pour toutes les demandes ne pouvant pas être traitées par le secrétariat,
Réception, traitement et diffusion des informations (courriers, mails…),
Facturation et tenue de la régie de recette, responsabilité pécuniaire,
Organisation et réalisation des inscriptions (Réinscriptions, accueil des familles et nouveaux élèves …),
Organisation des rentrées, planification des cours (en collaboration avec la direction et les professeurs), gestion des plannings des salles,
Gestion administrative des examens,
Suivi des plannings et heures des professeurs (présences – absences),
Réalisation des comptes-rendus et leur transmission,
Communication externe : Facebook, affiches, programmes (logiciel InDesign),
Communication interne,
Suivi du parc instrumental locatif du CRC et des contrats de location,
Suivi budgétaire des PEAC.
Profils recherchés
Profil du candidat
SAVOIR (connaissances)
Diplôme de niveau 3 dans le domaine administratif,
Expérience d’au moins cinq ans dans un poste similaire souhaité,
Maîtriser la langue française et l’expression écrite,
Maîtriser les techniques du secrétariat et de la bureautique,
Maitriser les techniques d’écoute,
Pratiquer au moins une langue étrangère dont l’anglais,
Connaissance du domaine musical est un plus,
Connaître le fonctionnement politique et administratif d’une commune,
Avoir des notions de comptabilité,
SAVOIR FAIRE (capacités)
Ponctualité et disponibilité,
Accueillir tous types de public,
S’exprimer clairement,
Maitriser l’outil informatique,
Prendre des notes et mettre en forme des courriers,
Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence,
Réaliser des saisies informatiques,
Travailler en équipe,
Gérer les situations de stress,
SAVOIR ETRE
Disponibilité et diplomatie,
Autonomie,
Capacité d’initiative et de réaction.
SAVOIR (connaissances)
Diplôme de niveau 3 dans le domaine administratif,
Expérience d’au moins cinq ans dans un poste similaire souhaité,
Maîtriser la langue française et l’expression écrite,
Maîtriser les techniques du secrétariat et de la bureautique,
Maitriser les techniques d’écoute,
Pratiquer au moins une langue étrangère dont l’anglais,
Connaissance du domaine musical est un plus,
Connaître le fonctionnement politique et administratif d’une commune,
Avoir des notions de comptabilité,
SAVOIR FAIRE (capacités)
Ponctualité et disponibilité,
Accueillir tous types de public,
S’exprimer clairement,
Maitriser l’outil informatique,
Prendre des notes et mettre en forme des courriers,
Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence,
Réaliser des saisies informatiques,
Travailler en équipe,
Gérer les situations de stress,
SAVOIR ETRE
Disponibilité et diplomatie,
Autonomie,
Capacité d’initiative et de réaction.
Contact et modalités de candidature
Contact
0450407121
Informations complémentaires
Rémunération
Statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d’année,
Rémunération sur la grille des adjoints administratifs,
Participation au contrat de mutuelle santé et prévoyance labellisés
Tickets restaurant
CIA
Exigences particulières
Amplitude 8h30-22h ouverture au public
Annualisation sur 4 ou 5 jours
Disponible soir et week-end lors des productions musicales ou des manifestations
Candidatures (lettre, CV) :
A envoyer par courrier à : Monsieur le Maire, Hôtel de Ville, 1 avenue Voltaire – CS 90149 - 01210 FERNEY-VOLTAIRE Ou par mail : rh@ferney-voltaire.fr
Statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d’année,
Rémunération sur la grille des adjoints administratifs,
Participation au contrat de mutuelle santé et prévoyance labellisés
Tickets restaurant
CIA
Exigences particulières
Amplitude 8h30-22h ouverture au public
Annualisation sur 4 ou 5 jours
Disponible soir et week-end lors des productions musicales ou des manifestations
Candidatures (lettre, CV) :
A envoyer par courrier à : Monsieur le Maire, Hôtel de Ville, 1 avenue Voltaire – CS 90149 - 01210 FERNEY-VOLTAIRE Ou par mail : rh@ferney-voltaire.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.