adjoint au responsable de service population - référent état-civil et élections (H/F)
Offre n° O001260605000545
Publiée le 05/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie - 1 avenue voltaire - cs 90149, Ferney-Voltaire (Ain (01))
Poste à pourvoir le
01/09/2026
Date limite de candidature
04/08/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la responsable du service à la population, vous êtes en charge des missions suivantes :
Assurer au quotidien, dans le respect des lois et textes en vigueur et de façon totalement polyvalente, les différentes missions dévolues à un officier d’état civil (recevoir, conserver, mettre à jour et délivrer les actes d’état civil).
Vous êtes chargé d’assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, d’instruire les dossiers relatifs à l’état civil, et aux élections.
Assurer au quotidien, dans le respect des lois et textes en vigueur et de façon totalement polyvalente, les différentes missions dévolues à un officier d’état civil (recevoir, conserver, mettre à jour et délivrer les actes d’état civil).
Vous êtes chargé d’assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, d’instruire les dossiers relatifs à l’état civil, et aux élections.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
ETAT CIVIL :
• Saisir, instruire et suivre des demandes ou déclarations : naissances, reconnaissances, mariages, PACS, demande d’actes ou d'extraits d'état civil, livrets de famille, rectifications administratives, changement de prénom, changement de nom ;
• Procéder aux auditions nécessaires (mariage, reconnaissance)
• Mettre à jour les actes d’état civil (avis de mention) ;
• Analyser et traiter les demandes parvenues par courrier, mail et par le biais des téléservices ;
• Traiter les demandes de vérifications des données d'état civil (COMEDEC) ;
• Légalisation de signature, certification conforme de copie ;
• Assister aux mariages le samedi par roulement, quand nécessaire ;
• Effectuer une veille sur l’état-civil international et transfrontalière.
ELECTIONS :
• Procéder aux inscriptions et radiations sur les listes électorales, ainsi qu’aux tâches annexes liées à la gestion des listes ;
• Suivre les circulaires préfectorales ;
• Préparer les réunions des commissions de révision des listes électorales et les suivre ;
• Éditer les documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale) ;
• Envoyer les cartes électorales ;
• Préparer les scrutins et participer aux journées de préparation technique, logistique ainsi qu’aux journées d’élection ;
• Jour de vote : renseigner et orienter des électeurs, vérifier les procès-verbaux de vote ;
• Coordonner et piloter le recensement de la population ;
MANAGEMENT (en l’absence de la responsable de service) :
• Gérer l’équipe pour garantir la continuité du service ;
• Faire appliquer les consignes et règlement de travail en vigueur dans la collectivité ;
• Veiller à la réactivité des agents du service et à la qualité du service rendu.
ETAT CIVIL :
• Saisir, instruire et suivre des demandes ou déclarations : naissances, reconnaissances, mariages, PACS, demande d’actes ou d'extraits d'état civil, livrets de famille, rectifications administratives, changement de prénom, changement de nom ;
• Procéder aux auditions nécessaires (mariage, reconnaissance)
• Mettre à jour les actes d’état civil (avis de mention) ;
• Analyser et traiter les demandes parvenues par courrier, mail et par le biais des téléservices ;
• Traiter les demandes de vérifications des données d'état civil (COMEDEC) ;
• Légalisation de signature, certification conforme de copie ;
• Assister aux mariages le samedi par roulement, quand nécessaire ;
• Effectuer une veille sur l’état-civil international et transfrontalière.
ELECTIONS :
• Procéder aux inscriptions et radiations sur les listes électorales, ainsi qu’aux tâches annexes liées à la gestion des listes ;
• Suivre les circulaires préfectorales ;
• Préparer les réunions des commissions de révision des listes électorales et les suivre ;
• Éditer les documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale) ;
• Envoyer les cartes électorales ;
• Préparer les scrutins et participer aux journées de préparation technique, logistique ainsi qu’aux journées d’élection ;
• Jour de vote : renseigner et orienter des électeurs, vérifier les procès-verbaux de vote ;
• Coordonner et piloter le recensement de la population ;
MANAGEMENT (en l’absence de la responsable de service) :
• Gérer l’équipe pour garantir la continuité du service ;
• Faire appliquer les consignes et règlement de travail en vigueur dans la collectivité ;
• Veiller à la réactivité des agents du service et à la qualité du service rendu.
Profils recherchés
Profil recherché :
• Titulaire de la Fonction Publique ;
• Expérience similaire exigée ;
• Connaissance de l’environnement territorial et des publics accueillis ;
• Capacité à s'adapter à son interlocuteur et à anticiper les demandes ;
Compétences attendues
• Environnement institutionnel ;
• Fondamentaux du droit de la famille ;
• Fondamentaux du droit de la nationalité ;
• Fondamentaux de l’IGREC ;
• Règles communes à la rédaction des actes de l’état civil ;
Savoir-faire
• Disponibilité et sens du travail en équipe ;
• Maîtriser open office et être capable de s'adapter aux logiciels métier (Siècle, Logitud, Soluvote, application ANTS, COMEDEC) ;
Savoir être
• Sens affirmé du service public ;
• Excellente présentation ;
• Polyvalence et flexibilité ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Capacité d’écoute ;
• Rigueur, organisation et disponibilité ;
• Autonomie ;
• Discrétion ;
Conditions :
• Rémunération sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs (cat.C) ou rédacteurs territoriaux (cat. B) ;
• Prime mensuelle IFSE, prime de fin d’année ;
• Chèques déjeuner, participation aux mutuelles labellisées après 6 mois d’ancienneté, prise en charge de la prévoyance par la collectivité pour les contrats de plus de 6 mois ;
• Poste à temps complet 36h avec 6 jours de RTT, à pourvoir dans les meilleurs délais ;
• Titulaire de la Fonction Publique ;
• Expérience similaire exigée ;
• Connaissance de l’environnement territorial et des publics accueillis ;
• Capacité à s'adapter à son interlocuteur et à anticiper les demandes ;
Compétences attendues
• Environnement institutionnel ;
• Fondamentaux du droit de la famille ;
• Fondamentaux du droit de la nationalité ;
• Fondamentaux de l’IGREC ;
• Règles communes à la rédaction des actes de l’état civil ;
Savoir-faire
• Disponibilité et sens du travail en équipe ;
• Maîtriser open office et être capable de s'adapter aux logiciels métier (Siècle, Logitud, Soluvote, application ANTS, COMEDEC) ;
Savoir être
• Sens affirmé du service public ;
• Excellente présentation ;
• Polyvalence et flexibilité ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Capacité d’écoute ;
• Rigueur, organisation et disponibilité ;
• Autonomie ;
• Discrétion ;
Conditions :
• Rémunération sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs (cat.C) ou rédacteurs territoriaux (cat. B) ;
• Prime mensuelle IFSE, prime de fin d’année ;
• Chèques déjeuner, participation aux mutuelles labellisées après 6 mois d’ancienneté, prise en charge de la prévoyance par la collectivité pour les contrats de plus de 6 mois ;
• Poste à temps complet 36h avec 6 jours de RTT, à pourvoir dans les meilleurs délais ;
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.