Agent d'accueil et secrétariat
Offre n° O001260717000630
Publiée le 17/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie - 85, avenue Pierre Cormorèche - BP 129, Montluel (Ain (01))
Poste à pourvoir le
08/09/2026
Date limite de candidature
31/08/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Les missions sont exercées sous l’autorité du Maire et du Directeur Général des services.
2 grandes missions :
- Accueil et secrétariat du centre social (19 heures)
- Accueil télécabine de médecine générale (16 heures)
Les fonctions d’accueil sont constituée de fonctions administratives, ainsi que certaines tâches de comptabilité.
L’accueil des publics divers (parents, familles, représentants d’associations…) demeure un aspect important du poste.
La fonction accueil – secrétariat du centre social sera assurée par un binôme, aux compétences complémentaires, et nécessitera une réelle polyvalence.
2 grandes missions :
- Accueil et secrétariat du centre social (19 heures)
- Accueil télécabine de médecine générale (16 heures)
Les fonctions d’accueil sont constituée de fonctions administratives, ainsi que certaines tâches de comptabilité.
L’accueil des publics divers (parents, familles, représentants d’associations…) demeure un aspect important du poste.
La fonction accueil – secrétariat du centre social sera assurée par un binôme, aux compétences complémentaires, et nécessitera une réelle polyvalence.
Missions / conditions d'exercice
1/ACCUEIL CENTRE SOCIAL
• Assurer l’accueil du standard téléphonique du Centre Social (plusieurs lignes)
• Renseigner et orienter les usagers vers les différents services et les différents responsables avec justesse et pertinence. Faire circuler l’information écrite et orale, auprès des responsables en les hiérarchisant selon leur degré d’urgence.
• Ecouter, accueillir et aiguiller les publics sur les autres services sociaux ou les différentes associations.
• Garantir l’image de la structure au travers de l’accueil des publics.
• Participer aux réunions d’équipe et en rédiger les comptes rendus.
• Mettre en valeur l’espace d’accueil afin de le rendre convivial. Proposer des aménagements selon l’actualité du moment, mettre à jour l’affichage, mettre en évidence l’ensemble des activités proposées à destination du public et se soucier de la maintenance de l’affichage interne : aménagement, décoration
• Gérer l’accès au photocopieur (suivi du fonctionnement, de la maintenance et des fournitures)
• Participer aux grands évènements du Centre Social ou de la commune : forum, fête des quartiers…
2/ FONCTIONS ADMINISTRATIVES – SECRETARIAT - LOGISTIQUE
La gestion des inscriptions (polyvalence)
• Préparer l’ensemble des documents nécessaires à l’inscription aux différentes activités, en concertation avec les responsables (notamment pour les accueils de loisirs et l’accompagnement scolaire).
• Inscrire les publics aux différentes activités selon la procédure retenue par les responsables
• Gérer les différents listings d’animation et veiller à leur mise à jour
• Gérer les différents listings d’usagers qui fréquentent les instances de participation du Centre Social (« Comités de Pilotage ou Techniques »). Etablir les convocations, sur indications des responsables.
• Veiller à l’application des procédures administratives et comptables (polyvalence)
• Ouvrir, trier, distribuer le courrier avec justesse en rapport avec les fonctions des agents et du degré d’urgence (polyvalence)
• Rédiger le courrier sans fautes d’orthographe et de grammaire, assurer la frappe de tout document, création de modèles vierges, répondre aux courriels (polyvalence)
• Assurer la tenue du « chrono » informatique des « courriers départ » et l’archivage (Informatique et papier) (polyvalence)
• Mettre à jour différents plannings et agendas : tableaux des horaires de travail de l’équipe, planning de travail de la direction, plannings des réservations de salles. Gérer la remise des clefs au personnel. (polyvalence)
3/ FONCTIONS ET TACHES COMPTABLES
• Saisir les données sur le logiciel de gestion des usagers : inscriptions, présences, facturation, règlements…
• Pour chaque activité, établir la facturation mensuelle selon la politique tarifaire définie par le Conseil Municipal, avoir le suivi des règlements en lien avec le Trésorerie Générale, établir des reçus pour les encaissements, suivre les impayés…
• Gérer les stocks de matériels, estimer puis commander les fournitures de bureau,
• Etablir les documents administratifs,
4/ACCUEIL TELECABINE MEDICALE
• Gérer le planning des rendes vous via doctolib,
• Accueillir, orienter, rassurer le patient
• Assurer l’accueil du standard téléphonique du Centre Social (plusieurs lignes)
• Renseigner et orienter les usagers vers les différents services et les différents responsables avec justesse et pertinence. Faire circuler l’information écrite et orale, auprès des responsables en les hiérarchisant selon leur degré d’urgence.
• Ecouter, accueillir et aiguiller les publics sur les autres services sociaux ou les différentes associations.
• Garantir l’image de la structure au travers de l’accueil des publics.
• Participer aux réunions d’équipe et en rédiger les comptes rendus.
• Mettre en valeur l’espace d’accueil afin de le rendre convivial. Proposer des aménagements selon l’actualité du moment, mettre à jour l’affichage, mettre en évidence l’ensemble des activités proposées à destination du public et se soucier de la maintenance de l’affichage interne : aménagement, décoration
• Gérer l’accès au photocopieur (suivi du fonctionnement, de la maintenance et des fournitures)
• Participer aux grands évènements du Centre Social ou de la commune : forum, fête des quartiers…
2/ FONCTIONS ADMINISTRATIVES – SECRETARIAT - LOGISTIQUE
La gestion des inscriptions (polyvalence)
• Préparer l’ensemble des documents nécessaires à l’inscription aux différentes activités, en concertation avec les responsables (notamment pour les accueils de loisirs et l’accompagnement scolaire).
• Inscrire les publics aux différentes activités selon la procédure retenue par les responsables
• Gérer les différents listings d’animation et veiller à leur mise à jour
• Gérer les différents listings d’usagers qui fréquentent les instances de participation du Centre Social (« Comités de Pilotage ou Techniques »). Etablir les convocations, sur indications des responsables.
• Veiller à l’application des procédures administratives et comptables (polyvalence)
• Ouvrir, trier, distribuer le courrier avec justesse en rapport avec les fonctions des agents et du degré d’urgence (polyvalence)
• Rédiger le courrier sans fautes d’orthographe et de grammaire, assurer la frappe de tout document, création de modèles vierges, répondre aux courriels (polyvalence)
• Assurer la tenue du « chrono » informatique des « courriers départ » et l’archivage (Informatique et papier) (polyvalence)
• Mettre à jour différents plannings et agendas : tableaux des horaires de travail de l’équipe, planning de travail de la direction, plannings des réservations de salles. Gérer la remise des clefs au personnel. (polyvalence)
3/ FONCTIONS ET TACHES COMPTABLES
• Saisir les données sur le logiciel de gestion des usagers : inscriptions, présences, facturation, règlements…
• Pour chaque activité, établir la facturation mensuelle selon la politique tarifaire définie par le Conseil Municipal, avoir le suivi des règlements en lien avec le Trésorerie Générale, établir des reçus pour les encaissements, suivre les impayés…
• Gérer les stocks de matériels, estimer puis commander les fournitures de bureau,
• Etablir les documents administratifs,
4/ACCUEIL TELECABINE MEDICALE
• Gérer le planning des rendes vous via doctolib,
• Accueillir, orienter, rassurer le patient
Profils recherchés
• Sens du service public
• Bonnes qualités relationnelles
• Sens du travail en équipe
• Disponibilité vis à vis du public
• Rigueur, ponctualité
• Discrétion
• Maîtrise de l’outil informatique, notamment Word, Excel et autres logiciels appréciés (ex Publisher)
• Connaissances en comptabilité souhaitées
• Respect hiérarchique
• Bonnes qualités relationnelles
• Sens du travail en équipe
• Disponibilité vis à vis du public
• Rigueur, ponctualité
• Discrétion
• Maîtrise de l’outil informatique, notamment Word, Excel et autres logiciels appréciés (ex Publisher)
• Connaissances en comptabilité souhaitées
• Respect hiérarchique
Contact et modalités de candidature
Contact
0478060623
Informations complémentaires
35 heures sur 5 jours.
Ticket restaurant prise en charge 50% par l'employeur valeur faciale 6€
Ticket restaurant prise en charge 50% par l'employeur valeur faciale 6€
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.