assistant administratif
Offre n° O002250417001260
Publiée le 17/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
58, boulevard Victor Hugo - BP 80352, Saint-Quentin (Aisne)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
09/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Rémunération indicative
Selon la grille indiciaire
Descriptif de l'emploi
DESCRIPTION DE LA MISSION PRINCIPALE
-Effectuer l’accueil physique et téléphonique du Cabinet
-Gérer le courrier et les invitations du Cabinet (Application ELISE)
-Réaliser et mettre en forme des travaux bureautique
-Assurer le lien avec les élus sur les représentations
-Venir en appui des Conseillers techniques dans l’organisation des réunions de l’exécutif (constitution des dossiers, centralisation et mise à jour de documents de suivi, phoning auprès des élus)
-Effectuer l’accueil physique et téléphonique du Cabinet
-Gérer le courrier et les invitations du Cabinet (Application ELISE)
-Réaliser et mettre en forme des travaux bureautique
-Assurer le lien avec les élus sur les représentations
-Venir en appui des Conseillers techniques dans l’organisation des réunions de l’exécutif (constitution des dossiers, centralisation et mise à jour de documents de suivi, phoning auprès des élus)
Missions / conditions d'exercice
DESCRIPTION DES MISSIONS
-Recevoir et filtrer les usagers et les appels
-Renseigner et orienter les usagers et les élus
-Mettre en relation les correspondants
-Prendre les messages
-Effectuer le traitement et suivi des demandes
-Trier et dépouiller le courrier
-Effectuer une revue de presse ponctuelle
-Préparer les dossiers de représentation des élus
-Rédiger des courriers
-Traiter les courriers et les notes et compte-rendu internes reçus pour la Présidente
-Assurer le suivi de dossiers particuliers
-Assurer le suivi du courrier sur un logiciel métier
-Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
-Réaliser la rédaction et la saisie de documents de formes et contenus divers
-Effectuer le classement et l’archivage des dossiers
-Organiser l’information des élus (préparation de mails d’invitation : instances, informations, réunions)
-Effectuer les confirmations des représentations auprès des organismes, établissements, partenaires
-Organisation de réunions, de déplacements, réservation de salle et suivi des décisions
-Recevoir et filtrer les usagers et les appels
-Renseigner et orienter les usagers et les élus
-Mettre en relation les correspondants
-Prendre les messages
-Effectuer le traitement et suivi des demandes
-Trier et dépouiller le courrier
-Effectuer une revue de presse ponctuelle
-Préparer les dossiers de représentation des élus
-Rédiger des courriers
-Traiter les courriers et les notes et compte-rendu internes reçus pour la Présidente
-Assurer le suivi de dossiers particuliers
-Assurer le suivi du courrier sur un logiciel métier
-Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
-Réaliser la rédaction et la saisie de documents de formes et contenus divers
-Effectuer le classement et l’archivage des dossiers
-Organiser l’information des élus (préparation de mails d’invitation : instances, informations, réunions)
-Effectuer les confirmations des représentations auprès des organismes, établissements, partenaires
-Organisation de réunions, de déplacements, réservation de salle et suivi des décisions
Profils recherchés
Compétences professionnelles et techniques
-Connaissance de la collectivité
-Compétences rédactionnelles
-Respect de la confidentialité
-Anticiper les attentes et les besoins en agissant de manière autonome
-Sens de l’organisation
-Gestion du temps
Compétences relationnelles
-Qualités relationnelles avec capacité d’écoute et sens du contact
-Faire preuve de discrétion
-Travail en équipe et en transversalité
-Connaissance de la collectivité
-Compétences rédactionnelles
-Respect de la confidentialité
-Anticiper les attentes et les besoins en agissant de manière autonome
-Sens de l’organisation
-Gestion du temps
Compétences relationnelles
-Qualités relationnelles avec capacité d’écoute et sens du contact
-Faire preuve de discrétion
-Travail en équipe et en transversalité
Contact et modalités de candidature
Contact
0323636803
Informations complémentaires
Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique, à défaut aux contractuels
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.