Chargé(e) d'accueil
Offre n° O002251029000471
Publiée le 29/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Allée des Nobel, Soissons (Aisne)
Poste à pourvoir le
06/01/2026
Date limite de candidature
28/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Lieu de travail : Pépinière Les Ambassadeurs, Parc Gouraud (Soissons)
Poste à temps plein
Régime horaire général : 38 heures avec Aménagement de Réduction du Temps de Travail
Observations sur le régime horaire (présence aux horaires d’ouverture au public, travail de nuit, …) : Planning coordonné avec les horaires d’ouverture de la pépinière au public. Heures supplémentaires possibles selon nécessité de service et à la demande du responsable hiérarchique.
Autonomie et responsabilités :
- Faible autonomie dans l'organisation du travail : missions priorisées, définies et évaluées par le supérieur direct
- Garant de l'image de la collectivité
- Travail isolé
- En contact avec l’ensemble du service, de la collectivité et le public
Accueil physique et téléphonique
Accueil de l’espace Coworking & Télétravail « Le Kanap’ » (en lien avec le Directeur Adjoint)
Secrétariat administratif
Gestion technique des locaux gérés par le service (en lien avec l’Assistante de Direction)
Gestion de la base de données Actedev
Gérer l’accueil téléphonique Entreprises
Assurer le suivi de la gestion administrative du service
Gérer l’accompagnement des locataires au sein des pépinières et hôtels d’entreprises
Poste à temps plein
Régime horaire général : 38 heures avec Aménagement de Réduction du Temps de Travail
Observations sur le régime horaire (présence aux horaires d’ouverture au public, travail de nuit, …) : Planning coordonné avec les horaires d’ouverture de la pépinière au public. Heures supplémentaires possibles selon nécessité de service et à la demande du responsable hiérarchique.
Autonomie et responsabilités :
- Faible autonomie dans l'organisation du travail : missions priorisées, définies et évaluées par le supérieur direct
- Garant de l'image de la collectivité
- Travail isolé
- En contact avec l’ensemble du service, de la collectivité et le public
Accueil physique et téléphonique
Accueil de l’espace Coworking & Télétravail « Le Kanap’ » (en lien avec le Directeur Adjoint)
Secrétariat administratif
Gestion technique des locaux gérés par le service (en lien avec l’Assistante de Direction)
Gestion de la base de données Actedev
Gérer l’accueil téléphonique Entreprises
Assurer le suivi de la gestion administrative du service
Gérer l’accompagnement des locataires au sein des pépinières et hôtels d’entreprises
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique :
- Répondre aux appels téléphoniques
- Recevoir le public et orienter les demandes
- Rechercher et diffuser des informations
- Réguler l’accès à la pépinière Gouraud
- Gérer les situations de conflit
- Gérer la présentation et le stock des documents d’information (brochures…)
Accueil de l’espace Coworking & Télétravail « Le Kanap’ » (en lien avec le Directeur Adjoint) :
- Recevoir la clientèle et l’orienter vers les services disponibles (bureautique, support d’infos…)
- Gérer le planning de réservation en ligne
- Gérer les paiements, le fonds de caisse et le tableau de suivi Réservations/ Encaissements (régisseur suppléant)
- Participer aux activités d’animation de l’espace
- Participer à la création du reporting d’activités (tableau de bord de fréquentation…)
Secrétariat administratif :
- Recevoir et distribuer les courriers / colis / fax en interne et auprès des entreprises de la Pépinière
- Mettre en forme des notes internes et courriers
- Saisir et mettre à jour les contacts dans la base de données Actedev
- Gérer les agendas partagés (sur Outlook) de l’équipe, prendre et organiser des rdv/réunions
- Gérer la réservation des salles de réunion (planning, conventions, préparation des salles et facturation) et du matériel du service (vidéo projecteur, véhicule…)
- Gérer le stock interne de fournitures (distribution, commande)
- Archiver les documents internes (version papier et numérique)
- Réaliser des publipostages (finalisation des courriers, fusion des fichiers, mise sous pli)
- Réaliser pour le compte de l’Administration générale les états des lieux, la remise des clés et la gestion de l’alarme du Pavillon Nord
Gestion technique des locaux gérés par le service (en lien avec l’Assistante de Direction) :
- Gérer les clés des bâtiments
- Contrôler la sécurité des bâtiments Les Ambassadeurs et Maison Source (badges / alarmes avec le système Titan)
- Faciliter les installations dans les locaux (EDF, téléphonie, …) et suivre les travaux à effectuer avec les Services Techniques
- Assurer la mise en relation avec les services compétents de la collectivité pour régler tout souci technique
Gestion de la base de données Actedev
- Saisir et mettre à jour les informations (produits immobiliers, contacts, projets…)
Autres missions (en remplacement ponctuel de l’Assistante de Direction)
- Gérer l’accueil téléphonique Entreprises
- Assurer le suivi de la gestion administrative du service
- Gérer l’accompagnement des locataires au sein des pépinières et hôtels d’entreprises
- Répondre aux appels téléphoniques
- Recevoir le public et orienter les demandes
- Rechercher et diffuser des informations
- Réguler l’accès à la pépinière Gouraud
- Gérer les situations de conflit
- Gérer la présentation et le stock des documents d’information (brochures…)
Accueil de l’espace Coworking & Télétravail « Le Kanap’ » (en lien avec le Directeur Adjoint) :
- Recevoir la clientèle et l’orienter vers les services disponibles (bureautique, support d’infos…)
- Gérer le planning de réservation en ligne
- Gérer les paiements, le fonds de caisse et le tableau de suivi Réservations/ Encaissements (régisseur suppléant)
- Participer aux activités d’animation de l’espace
- Participer à la création du reporting d’activités (tableau de bord de fréquentation…)
Secrétariat administratif :
- Recevoir et distribuer les courriers / colis / fax en interne et auprès des entreprises de la Pépinière
- Mettre en forme des notes internes et courriers
- Saisir et mettre à jour les contacts dans la base de données Actedev
- Gérer les agendas partagés (sur Outlook) de l’équipe, prendre et organiser des rdv/réunions
- Gérer la réservation des salles de réunion (planning, conventions, préparation des salles et facturation) et du matériel du service (vidéo projecteur, véhicule…)
- Gérer le stock interne de fournitures (distribution, commande)
- Archiver les documents internes (version papier et numérique)
- Réaliser des publipostages (finalisation des courriers, fusion des fichiers, mise sous pli)
- Réaliser pour le compte de l’Administration générale les états des lieux, la remise des clés et la gestion de l’alarme du Pavillon Nord
Gestion technique des locaux gérés par le service (en lien avec l’Assistante de Direction) :
- Gérer les clés des bâtiments
- Contrôler la sécurité des bâtiments Les Ambassadeurs et Maison Source (badges / alarmes avec le système Titan)
- Faciliter les installations dans les locaux (EDF, téléphonie, …) et suivre les travaux à effectuer avec les Services Techniques
- Assurer la mise en relation avec les services compétents de la collectivité pour régler tout souci technique
Gestion de la base de données Actedev
- Saisir et mettre à jour les informations (produits immobiliers, contacts, projets…)
Autres missions (en remplacement ponctuel de l’Assistante de Direction)
- Gérer l’accueil téléphonique Entreprises
- Assurer le suivi de la gestion administrative du service
- Gérer l’accompagnement des locataires au sein des pépinières et hôtels d’entreprises
Profils recherchés
Brevet des collèges, CAP, BEP
- Maitrise des techniques d’accueil
- Maitrise des techniques et outils de communication
- Maitrise de l’environnement « Pépinière » (locataires, service d’accompagnement aux créateurs/entrepreneurs…)
- Maitrise des outils bureautique et du logiciel métier dédié
- Maitrise des techniques de recherche d’information
- Maitrise des techniques de classement de documents
- Adaptabilité aux différents publics
- Maitrise des techniques de commercialisation
- Maitrise des services dédiés aux espaces de Coworking & Télétravail
- Connaissance de la gestion d’une régie de recettes
- Maitrise des techniques de secrétariat
- Connaissance technique des bâtiments
- Connaissance des procédures de sécurité liées aux bâtiments
- Maitrise des techniques d’accueil
- Maitrise des techniques et outils de communication
- Maitrise de l’environnement « Pépinière » (locataires, service d’accompagnement aux créateurs/entrepreneurs…)
- Maitrise des outils bureautique et du logiciel métier dédié
- Maitrise des techniques de recherche d’information
- Maitrise des techniques de classement de documents
- Adaptabilité aux différents publics
- Maitrise des techniques de commercialisation
- Maitrise des services dédiés aux espaces de Coworking & Télétravail
- Connaissance de la gestion d’une régie de recettes
- Maitrise des techniques de secrétariat
- Connaissance technique des bâtiments
- Connaissance des procédures de sécurité liées aux bâtiments
Contact et modalités de candidature
Contact
0323599193
Informations complémentaires
À l'attention de Monsieur CRÉMONT Alain, Président de GRANDSOISSONS Agglomération
À Madame MINETTE Séverine s.minette@ville-soissons.fr
recrutement@agglo-soissonnais.com
À Madame MINETTE Séverine s.minette@ville-soissons.fr
recrutement@agglo-soissonnais.com
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.