Missions générales
L’assistante de direction assure un rôle pivot au sein de la direction générale et du secrétariat administratif.
Elle organise, coordonne et sécurise le fonctionnement administratif du syndicat, en particulier dans les domaines de la gouvernance (instances, réunions, assemblées), de la commande publique, de la communication et du groupement de commandes, dont elle assure la responsabilité en lien avec sa collègue du pôle.
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Missions détaillées
1. Appui direct à la Direction générale et aux instances
• Gestion et suivi de l’agenda du Directeur général, du Président, du Bureau et du Comité syndical.
• Préparation, convocation et organisation des réunions de secteurs, CAO, CCSPL, comités et bureaux.
• Rédaction, mise en forme et diffusion des comptes rendus, procès-verbaux et documents délibératifs.
• Gestion et suivi des parapheurs, signatures, délibérations et courriers officiels.
• Appui logistique aux assemblées et coordination administrative des instances.
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2. Gestion administrative et communication
• Réception, enregistrement, diffusion et suivi du courrier entrant et sortant.
• Accueil physique et téléphonique, orientation des interlocuteurs internes et externes.
• Rédaction et transmission de courriers internes et externes (collectivités, prestataires, partenaires).
• Organisation des réunions de secteurs, réservation de salles et gestion du planning partagé (Gmail).
• Participation à la communication interne et externe du syndicat (notes, courriels, publications).
• Gestion d’une régie d’avance (dépenses et justificatifs).
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3. Marchés publics et gestion contractuelle
• Suivi administratif complet des marchés publics du syndicat :
o Préparation et publication des DCE sur Xmarchés, BOAMP, JOUE.
o Téléchargement, enregistrement et suivi des offres.
o Analyse des dossiers administratifs des candidats.
o Rédaction du rapport de présentation et des procès-verbaux de CAO.
o Organisation des commissions et suivi des signatures.
o Intégration et suivi des marchés dans les logiciels métiers.
o Suivi des reconductions, avenants et échéances contractuelles.
• Archivage, classement et mise à jour des modèles et procédures.
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4. Responsabilité du groupement de commandes
• Gestion administrative et organisationnelle du groupement de commandes USEDA :
o Traitement des adhésions, renouvellements et poursuites d’adhésion.
o Vérification, classement et intégration des dossiers.
o Relations régulières avec les adhérents pour les accompagner dans leurs démarches.
o Coordination des actions avec les fournisseurs (rattachements, mises en service, puissances, etc.).
o Transmission des documents nécessaires (BPU, annexes, coordonnées).
o Mise à jour et suivi du tableau de bord du groupement.
• Établissement, suivi et actualisation des bases de données relatives aux marchés du groupement :
o Recensement des besoins, consommations et rattachements des adhérents.
o Consolidation des données nécessaires à la préparation des futurs marchés.
o Production de synthèses, statistiques et indicateurs de suivi.
o Coordination des informations avec les services techniques et les fournisseurs.
• Travail en binôme avec la collègue du pôle pour garantir la continuité du service.
• Participation à la planification et à la préparation des futures campagnes d’adhésion.
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5. Soutien transversal et gestion des urgences
• Participation à la préparation des comités syndicaux (accueil, suivi des élus, logistique).
• Classement, archivage et numérisation des documents administratifs.
• Appui ponctuel aux autres services (techniques, juridiques, énergie).
• Suivi des titres impayés et rédaction de courriers de relance.
• Soutien au secrétariat général en cas d’absence d’un agent.