Assistant(e) de Direction-Gestion des Assemblées mutualisées
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O003230901196698
Publiée le 22/09/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
8 pl marechal de lattre de tassigny, Moulins (Allier)
Poste à pourvoir le
01/11/2023
Date limite de candidature
22/10/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité directe de la directrice du PÔLE JURIDIQUE-SECRÉTARIAT GÉNÉRAL-COMMANDE PUBLIQUE mutualisé, vous participez à l'organisation et au suivi des instances municipales de la Ville de Moulins et des instances communautaires de Moulins Communauté, (conseils municipaux, bureaux communautaires, conseils communautaires, diverses commissions, ...) avec les objectifs de sécurité juridique et de rapidité du processus, en collaboration avec l'autre assistante du service.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions principales seront :
* Assemblées
- Préparation des réunions des assemblées
- Assistance aux services pour la préparation des dossiers
- Elaboration et suivi du rétroplanning de préparation
- Pilotage de l'organisation matérielle des assemblées (réservation de salle, ...),
- Correction, mise en forme, préparation, rédaction de rapports, délibérations et autres documents sur des thématiques afférentes aux assemblées,
- Préparation et envoi des convocations et des dossiers,
- Secrétariat de l'activité,
- Logiciel interne de gestion des actes : missions de conseil et d'appui technique auprès des services
- Relations avec les services et contacts avec les élus
- Préparation de la salle pour les assemblées, s'assurer de l'enregistrement de la séance et mettre sur table les documents en séance si nécessaire
- Pendant les réunions :
- Gestion des travaux de l'Assemblée : suivi de la feuille de présence, suivi des votes et des interventions des élus
- Exécution et suivi des formalités postérieures
- Rédaction et diffusion des comptes rendus et procès-verbaux,
- Formalisation et mise en signature des délibérations et documents annexes
- Accomplissement des formalités légales exécutoires : Transmission des actes au contrôle de légalité et affichage officiel
* Actes juridiques :
- Rédaction et suivi d'actes juridiques (arrêtés, décisions, ...)
- Elaboration des registres et des recueils des actes administratifs
- Télétransmission des actes en préfecture
* Gestion financière :
- Saisie de la préparation du budget du service (abonnements périodiques, expertises automobiles, honoraires avocats, ...), élaboration des bons de commande, paiement des factures, état de redevances,
* Gestion de dossiers spécifiques :
- Tenue à jour et suivi des tableaux de bord
* Assistance de la directrice dans la gestion et l'organisation du service juridique-secrétariat général :
- Aide permanente dans la gestion des agendas, organisation de réunion, rédaction de compte-rendu, de courriers, divers documents, traitement des courriers
- Tri, classement, archivage des documents du service
- Accueil téléphonique et physique du service juridique-secrétariat général
- Gestion des fournitures de bureau
Missions annexes :
- Accueil du public pour la consultation des administrés
- Appui occasionnel ou temporaire aux autres activités du pôle
* Assemblées
- Préparation des réunions des assemblées
- Assistance aux services pour la préparation des dossiers
- Elaboration et suivi du rétroplanning de préparation
- Pilotage de l'organisation matérielle des assemblées (réservation de salle, ...),
- Correction, mise en forme, préparation, rédaction de rapports, délibérations et autres documents sur des thématiques afférentes aux assemblées,
- Préparation et envoi des convocations et des dossiers,
- Secrétariat de l'activité,
- Logiciel interne de gestion des actes : missions de conseil et d'appui technique auprès des services
- Relations avec les services et contacts avec les élus
- Préparation de la salle pour les assemblées, s'assurer de l'enregistrement de la séance et mettre sur table les documents en séance si nécessaire
- Pendant les réunions :
- Gestion des travaux de l'Assemblée : suivi de la feuille de présence, suivi des votes et des interventions des élus
- Exécution et suivi des formalités postérieures
- Rédaction et diffusion des comptes rendus et procès-verbaux,
- Formalisation et mise en signature des délibérations et documents annexes
- Accomplissement des formalités légales exécutoires : Transmission des actes au contrôle de légalité et affichage officiel
* Actes juridiques :
- Rédaction et suivi d'actes juridiques (arrêtés, décisions, ...)
- Elaboration des registres et des recueils des actes administratifs
- Télétransmission des actes en préfecture
* Gestion financière :
- Saisie de la préparation du budget du service (abonnements périodiques, expertises automobiles, honoraires avocats, ...), élaboration des bons de commande, paiement des factures, état de redevances,
* Gestion de dossiers spécifiques :
- Tenue à jour et suivi des tableaux de bord
* Assistance de la directrice dans la gestion et l'organisation du service juridique-secrétariat général :
- Aide permanente dans la gestion des agendas, organisation de réunion, rédaction de compte-rendu, de courriers, divers documents, traitement des courriers
- Tri, classement, archivage des documents du service
- Accueil téléphonique et physique du service juridique-secrétariat général
- Gestion des fournitures de bureau
Missions annexes :
- Accueil du public pour la consultation des administrés
- Appui occasionnel ou temporaire aux autres activités du pôle
Profils recherchés
- Bonne connaissance de l'institution et du fonctionnement des collectivités territoriales (notions de droit public)
- Maîtrise des outils informatiques.
- Rigueur, méthode,
- Discrétion et respect de la confidentialité,
- Autonomie/initiative,
- Très bonnes qualités rédactionnelles
- Sens de l'anticipation et de l'organisation
- Aptitude au travail en équipe et relationnel aisé,
- Faculté d'adaptation,
- Disponible
- Aptitudes à gérer les délais
- Contraintes : contraintes liées à la vie des instances (dates et horaires en fin d'après-midi), permis B exigé
- Maîtrise des outils informatiques.
- Rigueur, méthode,
- Discrétion et respect de la confidentialité,
- Autonomie/initiative,
- Très bonnes qualités rédactionnelles
- Sens de l'anticipation et de l'organisation
- Aptitude au travail en équipe et relationnel aisé,
- Faculté d'adaptation,
- Disponible
- Aptitudes à gérer les délais
- Contraintes : contraintes liées à la vie des instances (dates et horaires en fin d'après-midi), permis B exigé
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci d'envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation) à :
Monsieur le Président de Moulins Communauté
8, Place Maréchal de Lattre de Tassigny
CS 61625
03016 MOULINS Cedex
De préférence par mail: recrutement@agglo-moulins.fr
Monsieur le Président de Moulins Communauté
8, Place Maréchal de Lattre de Tassigny
CS 61625
03016 MOULINS Cedex
De préférence par mail: recrutement@agglo-moulins.fr
Adresse de l'employeur
MOULINS COMMUNAUTE
>8 pl marechal de lattre de tassigny
03000 Moulins
>8 pl marechal de lattre de tassigny
03000 Moulins
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.