Assistant de Direction
Offre n° O003251114001281
Publiée le 14/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
ESPLANADE GEORGES POMPIDOU 1 RUE DES CONCHES, Montluçon (Allier (03))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Transitions Écologiques, Énergétiques, Habitat/Logement et placé sous l'autorité de la Directrice, l'Assistant de direction apporte un appui opérationnel et organisationnel à la Directrice et agents de la direction. Il joue un rôle clé dans la coordination des activités de la direction, en facilitant la communication interne et externe, en assurant le bon déroulement des process administratifs et en participant au suivi de projets transverses.
Missions / conditions d'exercice
1) Agenda et organisation : Gestion de l’agenda de la Directrice - Organisation et préparation de réunions (dossiers, convocations, comptes-rendus…) - Accueil téléphonique et physique - Référent Gestion du Temps de Travail de la Direction
2) Secrétariat avancé et communication : Gestion de la correspondance (courriers, mails, téléphone) - Assurer le lien entre la direction, les services internes et les partenaires externes - Contribution à la mise en place de nouvelles procédures de travail
3) Suivi administratif et gestion administrative de dossiers de la Direction
4) Préparation des Conseils Communautaires et des commissions : Assurer la coordination logistique et administrative des Conseils Communautaires et des commissions thématiques (habitat, transitions écologiques, GEMAPI etc.) - Participer à la mise en forme des rapports et des projets de délibération - Classement et archivage des documents post-séance et transmission aux services pour mise en œuvre - Mise à jour des outils de suivi des Conseils Communautaires et des décisions (tableaux de bord…) 5) Assurer le suivi budgétaire et financier de la direction : Suivi des engagements et des paiements (enregistrement et vérification pour paiement des factures) - Mise à jour des tableaux de suivi des dépenses - Contribuer à l'élaboration des documents budgétaires - Gestion administrative et coordination des documents nécessaires à la préparation du budget (collecte, mise en forme, classement) - Suivi des échéances budgétaires et relance des services concernés pour respecter les délais
6) Appui à la gestion des subventions en matière de recettes (financement des projets/actions de la collectivité) et en dépenses (aides allouées par la collectivité : aides à l’habitat)
7) Appui aux services sur le volet commande publique : soutien aux équipes pour lancement de procédures – Suivi des marchés – Vérification factures
2) Secrétariat avancé et communication : Gestion de la correspondance (courriers, mails, téléphone) - Assurer le lien entre la direction, les services internes et les partenaires externes - Contribution à la mise en place de nouvelles procédures de travail
3) Suivi administratif et gestion administrative de dossiers de la Direction
4) Préparation des Conseils Communautaires et des commissions : Assurer la coordination logistique et administrative des Conseils Communautaires et des commissions thématiques (habitat, transitions écologiques, GEMAPI etc.) - Participer à la mise en forme des rapports et des projets de délibération - Classement et archivage des documents post-séance et transmission aux services pour mise en œuvre - Mise à jour des outils de suivi des Conseils Communautaires et des décisions (tableaux de bord…) 5) Assurer le suivi budgétaire et financier de la direction : Suivi des engagements et des paiements (enregistrement et vérification pour paiement des factures) - Mise à jour des tableaux de suivi des dépenses - Contribuer à l'élaboration des documents budgétaires - Gestion administrative et coordination des documents nécessaires à la préparation du budget (collecte, mise en forme, classement) - Suivi des échéances budgétaires et relance des services concernés pour respecter les délais
6) Appui à la gestion des subventions en matière de recettes (financement des projets/actions de la collectivité) et en dépenses (aides allouées par la collectivité : aides à l’habitat)
7) Appui aux services sur le volet commande publique : soutien aux équipes pour lancement de procédures – Suivi des marchés – Vérification factures
Profils recherchés
BAC/BAC +2 Secrétariat, gestion, comptabilité, droit public - Connaissance des institutions locales - Maîtrise du fonctionnement des collectivités territoriales, des finances locales et de la commande publique - Compétences organisationnelles et administratives avérées - Maîtrise des outils bureautiques - Parfaite maîtrise des règles de grammaire et orthographe - Capacités à rédiger et mettre en forme divers documents - Rigueur et méthode : respect des procédures et des échéances - Sens du service public : Engagement pour l’intérêt général et capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire - Discrétion et confidentialité : respect des règles de déontologie et de la confidentialité des informations sensibles - Esprit d’initiative : proposition d’améliorations organisationnelles ou administratives - Savoir interagir avec les élus locaux, les services de l’État, les partenaires institutionnels et les citoyens
Contact et modalités de candidature
Contact
0470025695
Informations complémentaires
Conditions de travail :
Poste à temps complet à pourvoir rapidement - Rémunération statutaire – RIFSEEP – 37 h 30 hebdomadaires - 15 jours de RTT – Télétravail (6 mois après la prise de fonctions) - CET - Accès au Comité des Œuvres Sociales – Affiliation au CNAS – Participation employeur Prévoyance – Accès restaurant administratif – Forfait mobilité durable – Partenariat pour participation co-voiturage
Dépôt des candidatures :
Candidature (Lettre de motivation, CV + pour les candidats fonctionnaires, joindre la copie de la dernière situation administrative) à adresser à : Monsieur le Président, Cité Administrative, Esplanade Georges Pompidou, 1 rue des Conches, CS 23241, 03106 Montluçon Cedex avant le 14 décembre 2025
Poste à temps complet à pourvoir rapidement - Rémunération statutaire – RIFSEEP – 37 h 30 hebdomadaires - 15 jours de RTT – Télétravail (6 mois après la prise de fonctions) - CET - Accès au Comité des Œuvres Sociales – Affiliation au CNAS – Participation employeur Prévoyance – Accès restaurant administratif – Forfait mobilité durable – Partenariat pour participation co-voiturage
Dépôt des candidatures :
Candidature (Lettre de motivation, CV + pour les candidats fonctionnaires, joindre la copie de la dernière situation administrative) à adresser à : Monsieur le Président, Cité Administrative, Esplanade Georges Pompidou, 1 rue des Conches, CS 23241, 03106 Montluçon Cedex avant le 14 décembre 2025
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.