Secrétaire de mairie (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O004230401006336
Publiée le 14/04/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de la Mairie, La Javie (Alpes-de-Hte-Provence (04))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps non complet,
32h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif au sein de la collectivité.
Informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Missions / conditions d'exercice
* Accueil physique et téléphonique du public
Accueillir le public avec amabilité
Prendre des messages
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Favoriser l'expression de la demande
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous.
* Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ou documents
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers et courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion, arrêtés ...
Réceptionner et traiter les demandes concernant les manifestations (location salle des fêtes, organisation vide grenier...), enregistrer la demande, établir les démarches nécessaires (état des lieux, arrêtés...)
Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
* Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation
Contacts directs et permanents avec le public
Relations fréquentes avec l'ensemble des services
Relations avec des fournisseurs
Relations avec d'autres collectivités
Relations permanentes avec les personnels de direction, les personnels enseignants, les élèves et parents d'élèves
* Planification et suivi
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner des tableaux de suivi des activités de la collectivité
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Utiliser des logiciels et des progiciels
Accueillir le public avec amabilité
Prendre des messages
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Favoriser l'expression de la demande
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous.
* Traitement des dossiers et saisie de documents
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ou documents
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers et courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires
Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion, arrêtés ...
Réceptionner et traiter les demandes concernant les manifestations (location salle des fêtes, organisation vide grenier...), enregistrer la demande, établir les démarches nécessaires (état des lieux, arrêtés...)
Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
* Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation
Contacts directs et permanents avec le public
Relations fréquentes avec l'ensemble des services
Relations avec des fournisseurs
Relations avec d'autres collectivités
Relations permanentes avec les personnels de direction, les personnels enseignants, les élèves et parents d'élèves
* Planification et suivi
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner des tableaux de suivi des activités de la collectivité
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Utiliser des logiciels et des progiciels
Profils recherchés
Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
Logiciels de bureautique ( WORD, EXCEL)
Vocabulaire professionnel du service
Techniques de recherche documentaire
Communication orale et écrite
Autonomie dans l'organisation du travail
Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
Garant de l'image du service public
Tenue au secret professionnel
Logiciels de bureautique ( WORD, EXCEL)
Vocabulaire professionnel du service
Techniques de recherche documentaire
Communication orale et écrite
Autonomie dans l'organisation du travail
Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils
Garant de l'image du service public
Tenue au secret professionnel
Contact et modalités de candidature
Contact
0492349176
Informations complémentaires
lettre de motivation + CV
Adresse de l'employeur
COMMUNE LA JAVIE
>La Mairie
04420 La javie
>La Mairie
04420 La javie
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.