Chargé.e d'accueil
Offre n° O004240417000060
Publiée le 17/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
DIGNE LES BAINS
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
19/05/2024
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
4 mois
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Responsable de l’administration générale, l’agent.e administratif, chargé.e d’accueil aura pour mission :
Missions / conditions d'exercice
- Accueil physique et téléphonique du public, renseignement et orientation :
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Noter et transmettre les différents messages et réclamations aux différents services
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
- Gestion du courrier :
- Gérer les colis, fax, le courrier postal et électronique : assurer l'ouverture, le tri, la diffusion et l'affranchissement
- Enregistrer le courrier arrivé et le qualifier dans Maarch
- Diffuser le courrier arrivé au sein des services
- Affranchir le courrier au départ
- Recevoir, filtrer et orienter les courriers électroniques de la boîte « contact » et les télécopies
- Effectuer la tournée du courrier (en cas d’absence du vaguemestre)
- Gestion du logiciel courrier :
- Administrer le logiciel (paramétrage nouveaux agents, départs…) en collaboration avec le service informatique
- Aide aux agents dans l’utilisation du logiciel
- Gestion des fournitures administratives, du mobilier et des abonnements à la presse :
- Commander les fournitures administratives, le mobilier de bureau et valider les factures dans SEDIT
- Suivre le stock et le budget
- Gérer les abonnements à la presse
Secrétariat :
- Constitution d’un annuaire interne des différents services de la collectivité et mise à jour
- Réalisation de divers travaux bureautique : saisie et mise en forme de documents (tableaux, rapports, comptes-rendus …)
- Tri, classement, archivage
- Assistance au secrétariat général dans la préparation des documents des séances du conseil communautaire et des bureaux
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Noter et transmettre les différents messages et réclamations aux différents services
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
- Gestion du courrier :
- Gérer les colis, fax, le courrier postal et électronique : assurer l'ouverture, le tri, la diffusion et l'affranchissement
- Enregistrer le courrier arrivé et le qualifier dans Maarch
- Diffuser le courrier arrivé au sein des services
- Affranchir le courrier au départ
- Recevoir, filtrer et orienter les courriers électroniques de la boîte « contact » et les télécopies
- Effectuer la tournée du courrier (en cas d’absence du vaguemestre)
- Gestion du logiciel courrier :
- Administrer le logiciel (paramétrage nouveaux agents, départs…) en collaboration avec le service informatique
- Aide aux agents dans l’utilisation du logiciel
- Gestion des fournitures administratives, du mobilier et des abonnements à la presse :
- Commander les fournitures administratives, le mobilier de bureau et valider les factures dans SEDIT
- Suivre le stock et le budget
- Gérer les abonnements à la presse
Secrétariat :
- Constitution d’un annuaire interne des différents services de la collectivité et mise à jour
- Réalisation de divers travaux bureautique : saisie et mise en forme de documents (tableaux, rapports, comptes-rendus …)
- Tri, classement, archivage
- Assistance au secrétariat général dans la préparation des documents des séances du conseil communautaire et des bureaux
Profils recherchés
L'agent.e devra :
- avoir le sens du contact, être à l'écoute, être patient et aimable
- maîtriser les techniques d'accueil, les logiciels de bureautique et de messagerie
Permis B obligatoire (pour la tournée courrier)
SAVOIRS :
*Connaissance de l’environnement institutionnel
*Organisation et organigramme de la collectivité
*Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
*Directives et procédures d'instruction des dossiers
*Procédures de transmission des demandes
*Droits et obligations des usagers
SAVOIR FAIRE :
*Maîtrise des logiciels : Excel et Word, Maarch, SEDIT et maîtrise d’internet et de la messagerie électronique
*Maitrise des matériels bureautiques et téléphoniques (machine à affranchir, photocopieurs, fax, standard)
*Techniques d'accueil, règles de communication
*Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
*Techniques et outils de communication
*Techniques de secrétariat
*Techniques de capitalisation et de classement de documents
*Techniques de recherche d'information
SAVOIR ETRE :
*Avoir le sens des responsabilités
*Sens de l’organisation
*Gestion des priorités
*Sens du relationnel
*Rigueur
*Disponibilité
*Ponctualité
*Respect de la confidentialité
- avoir le sens du contact, être à l'écoute, être patient et aimable
- maîtriser les techniques d'accueil, les logiciels de bureautique et de messagerie
Permis B obligatoire (pour la tournée courrier)
SAVOIRS :
*Connaissance de l’environnement institutionnel
*Organisation et organigramme de la collectivité
*Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
*Directives et procédures d'instruction des dossiers
*Procédures de transmission des demandes
*Droits et obligations des usagers
SAVOIR FAIRE :
*Maîtrise des logiciels : Excel et Word, Maarch, SEDIT et maîtrise d’internet et de la messagerie électronique
*Maitrise des matériels bureautiques et téléphoniques (machine à affranchir, photocopieurs, fax, standard)
*Techniques d'accueil, règles de communication
*Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
*Techniques et outils de communication
*Techniques de secrétariat
*Techniques de capitalisation et de classement de documents
*Techniques de recherche d'information
SAVOIR ETRE :
*Avoir le sens des responsabilités
*Sens de l’organisation
*Gestion des priorités
*Sens du relationnel
*Rigueur
*Disponibilité
*Ponctualité
*Respect de la confidentialité
Contact
Contact
04 92 32 42 10
Informations complémentaires
Merci de transmettre votre CV et Lettre de motivation à l’adresse suivante : recrutement@provencealpesagglo.fr
Téléphone : 04 92 32 42 10
Téléphone : 04 92 32 42 10
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.