Le secrétaire de mairie exerce une fonction essentielle à la vie communale. Polyvalent, il exerce une fonction d'appui administratif, technique et juridique auprès du Maire et des élus des communes de moins de 2 000 habitants dans tous les domaines d'intervention. Il est également l'intermédiaire entre les élus et les administrés et est souvent leur premier interlocuteur.

MISSIONS PRINCIPALES
Sous la responsabilité directe du Maire

Comptabilité
- Préparation et mise en forme des budgets.
- Gestion comptable des budgets : Elaboration des mandats et des titres.
- Suivi de l'exécution budgétaire (paiements des factures et recouvrement des titres).
- Préparation des dossiers de demande de FCTVA, suivi de la TVA, gestion des stocks des cases du columbarium et des caveaux du cimetière.
- Suivi et paiements des emprunts.
- Suivi de l'inventaire et des amortissements.
- Elaboration des dossiers de demande de subventions, suivi du paiement des subventions.
- Elaboration des baux, suivi des révisions des loyers.
- Rédaction des délibérations.
- Conseil aux élus concernant les finances et élaboration des délibérations financières.
- Régisseur des régies de recettes de la commune : encaissement.

Personnel
- Gestion et élaboration de la paie, des contrats de travail.
- Contrôle et paiement des charges et cotisations sociales.
- Gestion de la carrière des agents en collaboration avec le centre de gestion.
- Gestion et suivi de l'organisation, des horaires et des plannings des agents.
- Gestion et suivi des formations, des habilitations et des visites médicales.
- Déclaration des congés de maladie à l'assurance.
- Gestion administrative des départs en retraite.
- Déclaration des données sociales.
- Rédaction des arrêtés et délibérations concernant les emplois et carrières.
- Conseil aux élus concernant le recrutement et le tableau des emplois.

En l'absence de l'agent administratif polyvalent :
- Réception des appels téléphoniques.
- Accueil du public.
- Gestion du courrier.
- Rédaction et frappe de certains arrêtés.
- Dépôt et reprise du courrier à la Sous-Préfecture.
- Suivi des dossiers d'urbanisme, de l'état civil, de la liste électorale.

Service technique administratif
Mise à jour du Plan de sauvegarde.
Journal / DECRIM

SAVOIRS :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel...)
- Logiciels spécifiques comptabilité/paie.
- Connaissances du statut de la Fonction Publique Territoriale
- Connaissances juridiques en droit public, commande publique, finances publiques
- Connaissances des procédures réglementaires de passation des marchés publics et contrats
- Maîtrise des techniques de communication et de l'information
- Connaissances des instances et processus de décision de la collectivité
- Connaissances des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs

SAVOIR FAIRE :
- Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis
- Qualités rédactionnelles
- Réactivité, notamment dans le cadre de situations d'urgence
- Polyvalence du fait de l'exercice de missions très variées
- Disponibilité
- Discrétion

SAVOIR ÊTRE :
- Sens du service public
- Qualités relationnelles
- Sens pratique
- Capacité d'écoute