ACTIVITES PRINCIPALES :
L'assistant(e) de direction assure ses missions au sein du pôle des affaires juridiques et des moyens généraux composé de 10 agents.
Il joue un rôle essentiel au bon fonctionnement du pôle. Il est basé à Lazer (05300) avec la directrice du pôle qu'il seconde dans des tâches variées.

Pour le pôle des affaires juridiques et des moyens généraux d’une manière générale :
o Suivre les congés des agents en lien avec le service RH ;
o Gérer les tickets-restaurant en lien avec le service RH ;
o Rédiger les courriers et les documents administratifs divers (décisions…) ;
o Enregistrer le courrier départ et le courrier arrivée ;
o Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
o Assurer l’accueil téléphonique et physique du pôle ;
o Traiter les engagements comptables du pôle du devis à la validation de la facture, en lien avec le service finances de la collectivité ;
o Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique ;
o Suivi des projets et activités de la direction ;
o Application de procédures administratives.

Pour le service des moyens généraux
o Seconder la cheffe de service sur la gestion du dossier des gens du voyage ;
o Suivi des dossiers d’assurance (déclaration et suivi des sinistres…) ;
o Aider à la collecte de données pour la réalisation des marchés publics du service.

Pour le service de la commande publique :
o Assurer le secrétariat courant : rédaction, envoi et enregistrement des courriers aux entreprises (question, rejet, notification…) ;
o Aider à la préparation de la Commission d’Appel d’Offres (gestion convocation, vérification quorum…) ;
o Saisir les marchés publics dans le logiciel comptable de la CCSB ;
o Réaliser les bons d’engagement et valider les factures.

Pour le service de la logistique :
o Organiser et réaliser la collecte et le transport des documents à archiver ;
o Aider la coordinatrice de la logistique à la préparation et à la livraison des diverses fournitures commandées par les services ;
o Aider la coordinatrice de la logistique à organiser et coordonner les différents événements de la CCSB (conseils communautaires, Noël des agents et de leurs enfants), effectuer les achats nécessaires à l’organisation de ces événements ;
o Aider à la gestion des Equipements de Protection Individuelle (EPI) ;
o Aider l’agent administratif en charge de la gestion du parc automobile de la collectivité (transport des véhicules aux garages pour les contrôles, entretiens et mise à jour en fonction des tableaux de bord…).

ACTIVITES SECONDAIRES :
o Accueil physique et téléphonique sur le site de Lazer.

MOYENS ET CONDITIONS D'EXERCICE :
Moyens (humains, matériels, financiers) mis à disposition :
o Ordinateur avec bureautique + imprimante/photocopieuse + téléphone ;
o Outils bureautique (Microsoft Office) + accès internet ;
o Fournitures de bureau et mobilier ;
o Véhicule de service pour les déplacements sur le territoire de la CCSB ;

Conditions d’exercice :
o Travail en bureau sur écran (35 heures/hebdomadaires) ;
o Possibilité de bureau partagé ;
o Horaires réguliers avec possibilité d’amplitude en fonction des obligations de service ;
o Déplacements ponctuels sur les divers sites de la collectivité ;
o Gestion simultanée de différents dossiers ;
o Manutention manuelle de charges pouvant dépasser 5 kg ;
o Disponibilité vis-à-vis du ou des cadre(s) auprès desquels il travaille ;
o Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
o Titres restaurant ;
o Participation au régime de prévoyance et de complémentaire santé ;
o Comité national d’action sociale.