MISSIONS DU POSTE :
Collabore à la mise en œuvre de la politique définie par le Chef d'établissement.
Met en œuvre les décisions et actions, rend compte de leur état d'avancement.
S'assure du respect des droits du résident, du règlement intérieur, des règles de fonctionnement et procédures.
Collabore à l'élaboration des documents stratégiques.
Évalue les besoins et coordonne les interventions de tous les services de l'EHPAD.

I - Missions propres en tant qu'adjoint de Direction

o Gestion du service Hébergement et de la Logistique
- En lien étroit avec les services de soins et l'IDEC
- Etablit les plannings du service hébergement, restauration et bionettoyage en lien avec la maîtresse de maison (14 agents)
- Supervise la maîtresse de maison dans son encadrement direct au quotidien de l'équipe hébergement, restauration, bionettoyage et dans ses activités (réf. fiche poste)
- Rédige les fiches de poste et de tâches du service hébergement
- Rédige les procédures dans ce domaine (respect HACCP, etc.)
- Recrute et veille au bon déroulement des évaluations annuelles
- Travaille en lien avec la cuisine et le diététicien
- Est responsable de la commission des menus
- Développe la qualité des repas, les repas à thème, l'animation,
- Participe au projet de construction d'une cuisine au sein de l'EHPAD

o Gestion économique et budgétaire :
- Encadre l'agent Comptable en poste et ses activités
- Élabore avec l'adjoint administratif comptable les annexes EPRD et ERRD pilotés par la Direction
- Charge les documents sur la plateforme CNSA
- Suit le budget trimestriellement en collaboration avec l'agent comptable et le chef d'établissement
- Veille à la tenue des tableaux de bord (dotations, recettes, dépenses, amortissements, subventions, etc.) par l'adjoint administratif
- Collabore au dialogue de gestion avec les Co-financeurs (ARS, Département)
- Supervise la facturation des frais de séjour en lien avec les admissions
- Met en œuvre la procédure de gestion des restes à recouvrer / impayés
- Coordonne la politique d'investissement, de maintenance (gère les contrats), du patrimoine et des équipements
- Gère le parc mobilier et passe les commandes de matériel (sauf petit matériel hôtelier effectué par la maîtresse de maison)
- Passe les quelques marchés publics nécessaires au fonctionnement courant de l'établissement ou s'inscrit dans les Centrales d'achat
- Veille au respect de la commande publique (engagement, service fait, liquidation, mandatement)
- Veille au bon déroulement des opérations de clôture

o Gestion des Ressources Humaines :
- Encadre l'agent RH en poste et ses activités
- Participe à la gestion du temps de travail (veille au respect du protocole)
- Participe à la supervision du logiciel Planning (Berger Levrault)
- Participe à la mise à jour du règlement intérieur
- Coordonne et contrôle la bonne gestion des arrêts maladie
- Supervise la gestion de l'assurance statutaire
- Participe à l'élaboration des tableaux de bord RH : suivi des effectifs, masse salariale, absences, intervenants ext. (kinés, médecins, etc.),
- Peut être amené à participer à la gestion des élections professionnelles et au dialogue social
- Supervise la gestion des CUI

o Gestion Administrative Générale, Stratégie, Communication :
- Prépare les Conseils d'Administration et CST avec la Direction,
- Collabore étroitement à la réalisation des projets de services, d'établissement et au CPOM
- Met à jour le livret d'accueil et le contrat de séjour
- Est amené à piloter son Staff et des groupes de travail
- Développe la communication interne, externe et l'animation

o Politique qualité et gestion des risques :
- Actualisation régulière du Document Unique relatif à la qualité et à la gestion des risques de l'EHPAD.
- Élaboration en co-pilotage des plans d'actions Q.H.S.E, rédaction des procédures et suivi du déploiement, rôle d'alerte auprès de la Direction
- Aide au processus d'enquêtes et aux actions préventives et correctives associées.
- Veille à la bonne tenue des registres de procédures et notamment des registres incendie et de maintenance
- Participe à la gestion des évènements indésirables
- Collabore au Conseil de la Vie Sociale

II- Représente le chef d'établissement en son absence. cf. Document Unique de délégations de Fonctions du directeur :
o Pilotage de l'établissement
o Gestion administrative générale, budgétaire et RH
o Relations avec les familles et les résidents - protection des résidents
o Pilotage de la politique qualité et gestion des risques de l'établissement.
o Pilotage évaluations externes et internes
o Relations avec les partenaires, notamment Département et ARS

III- Autres fonctions :
Astreintes Administratives
Régisseur adjoint

Contexte / projets à court terme :
- Amener les équipes vers la réalisation de leurs objectifs professionnels
- Développer les projets de soins et projets de vie personnalisés
- Mobilisation dans le cadre des futurs contrôles des EHPAD sur 2024,
- Pilotage des contentieux relatifs aux dommages à ouvrages (DO) : notamment travaux de réparations du réseau Eau Chaude Sanitaire (ECS),
- Construction d'une cuisine au sein de l'EHPAD
- Développement des partenariats, de l'animation et de l'aménagement des locaux