Assistant(e) de direction
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Offre n° O005230801146756
Publiée le 02/08/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
7 rue de la Tuilerie, Veynes (Hautes-Alpes)
Poste à pourvoir le
01/09/2023
Date limite de candidature
01/09/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Secrétariat de direction, secrétariat institutionnel.
Remplacement au poste accueil
Remplacement au poste accueil
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat de Direction :
- Aide permanente à la DGS, (en termes de gestion, de communication, d'information, de classement et de suivi des dossiers)
- Organisation des déplacements et des réunions du cadre (réservation de salles, de voitures...),
- Établir une relation de confiance avec la DGS
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Gestion de l'agenda de direction et du président,
- Gérer les appels téléphoniques de la DGS
- Rédaction des courriers de la DGS (scan et copie)
- Suivre des dossiers en propre et en rendre compte
- Administration du logiciel de gestion du temps (Factorial)
Secrétariat Institutionnel :
- Convocation instances
o Rédaction des convocations
o Mise à jour des listes de diffusion
o Préparation des documents pour le déroulement des réunions
- Établir une veille réglementaire
- Gestion des actes administratifs
o Numérotation
o Mise en page finale
o Transmission en préfecture
o Réception en retour + tampon président
o Transmission des conventions, contrats et délibérations signés en retour dans les services ou aux destinataires
- Participer à la rédaction des arrêtés et des décisions du président
- Réponse aux demandes de subventions des associations après décision du conseil communautaire
Secrétariat culture :
- Demandes de subvention et suivi des dossiers
- Gestion administrative et financière du service
- Diffusion des informations (sites internet, réseaux sociaux,etx...)
- Élaboration et coordination du calendrier des manifestations
Communication :
- Mise en ligne des actes administratifs, des procès-verbaux et compte rendus
Missions secondaires :
- Remplacement du poste d'accueil du bâtiment La Mèretière
- Remplacement et travail en lien avec le technicien informatique
- Relation et travail en lien avec le responsable du Pôle culturel
- Aide permanente à la DGS, (en termes de gestion, de communication, d'information, de classement et de suivi des dossiers)
- Organisation des déplacements et des réunions du cadre (réservation de salles, de voitures...),
- Établir une relation de confiance avec la DGS
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Gestion de l'agenda de direction et du président,
- Gérer les appels téléphoniques de la DGS
- Rédaction des courriers de la DGS (scan et copie)
- Suivre des dossiers en propre et en rendre compte
- Administration du logiciel de gestion du temps (Factorial)
Secrétariat Institutionnel :
- Convocation instances
o Rédaction des convocations
o Mise à jour des listes de diffusion
o Préparation des documents pour le déroulement des réunions
- Établir une veille réglementaire
- Gestion des actes administratifs
o Numérotation
o Mise en page finale
o Transmission en préfecture
o Réception en retour + tampon président
o Transmission des conventions, contrats et délibérations signés en retour dans les services ou aux destinataires
- Participer à la rédaction des arrêtés et des décisions du président
- Réponse aux demandes de subventions des associations après décision du conseil communautaire
Secrétariat culture :
- Demandes de subvention et suivi des dossiers
- Gestion administrative et financière du service
- Diffusion des informations (sites internet, réseaux sociaux,etx...)
- Élaboration et coordination du calendrier des manifestations
Communication :
- Mise en ligne des actes administratifs, des procès-verbaux et compte rendus
Missions secondaires :
- Remplacement du poste d'accueil du bâtiment La Mèretière
- Remplacement et travail en lien avec le technicien informatique
- Relation et travail en lien avec le responsable du Pôle culturel
Profils recherchés
Exigences requises :
Niveau requis : Bac + 2 (assistant de direction ou équivalent)
Formations et qualifications nécessaires : utilisation des logiciels de bureautique
Compétences nécessaires :
Compétences professionnelles : techniques de secrétariat, procédures administratives, communication orale et écrite, facultés d'organisation et rigueur, sens pratique, gestion de l'information, planification et suivi
Compétences techniques : maitrise de l'outil informatique et des logiciels bureautiques standards,
Qualités relationnelles : facultés d'adaptation, sens de la communication, sens du service aux autres et de la collectivité
Niveau requis : Bac + 2 (assistant de direction ou équivalent)
Formations et qualifications nécessaires : utilisation des logiciels de bureautique
Compétences nécessaires :
Compétences professionnelles : techniques de secrétariat, procédures administratives, communication orale et écrite, facultés d'organisation et rigueur, sens pratique, gestion de l'information, planification et suivi
Compétences techniques : maitrise de l'outil informatique et des logiciels bureautiques standards,
Qualités relationnelles : facultés d'adaptation, sens de la communication, sens du service aux autres et de la collectivité
Contact et modalités de candidature
Contact
0492580242
Informations complémentaires
Courrier a adresser à Monsieur le Président de la Communauté de Communes Buëch Dévoluy
7 rue de la tuilerie
05400 VEYNES
7 rue de la tuilerie
05400 VEYNES
Adresse de l'employeur
CC BUECH DEVOLUY
>7 rue de la Tuilerie
05400 Veynes
>7 rue de la Tuilerie
05400 Veynes
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.