MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE :

Etat Civil :
- rédaction des actes d'état civil, délivrance des copies ou extraits d'acte d'état civil et livrets de famille,
- délivrance des attestations de recensement citoyen,
- gestion des débits de boissons sur la commune (demandes de buvettes temporaires et réception des déclarations relatives aux débits
permanents),
- réception des dossiers d'attestation d'accueil et préparation de leur instruction,
- enregistrement, modification et dissolution de PACS,
- accueil physique et téléphonique du public.

CNI-passeport :
- Instruction des dossiers de CNI-passeports et remise des titres,
- Accueil physique et téléphonique du public,
- Gestion des rendez-vous pour les dépôts de dossiers.

Mairie annexes :
- rédaction des actes d'état civil, délivrance des copies ou extraits d'acte d'état civil et livrets de familles,
- délivrance des attestations de recensement citoyen,
- enregistrement, modification et dissolution de PACS,
- gestion de la salle de réunion,
- gestion de la régie du guichet unique (cantine),
- accueil physique et téléphonique du public.

Renfort Affaires funéraires :
- Gérer les dossiers relatifs à l'administration des cimetières ainsi que les formalités relatives aux décès.

ACTIVITÉS/TÂCHES RELATIVES AU POSTE :

- Saisie, instruction et suivi des demandes ou déclarations gérées sur les différents lieux : naissances, reconnaissances, mariages, PACS, demandes de CNI
et de passeports, demande d'actes ou d'extraits, débits temporaires et permanents, recensement citoyen, attestations d'accueil, livrets de famille...
- Mise à jour des actes d'état civil (avis de mentions, rectifications, changement de prénom...).
Information du public pour la constitution des différents dossiers traités par les services.
- Gestion des rendez-vous (dépôt de dossiers CNI-passeports, attestations d'accueil, mariage et enregistrement PACS) et des célébrations (réservation et
confirmation de date + convocation et suivi des élus et agents qui accompagnent).
- Accompagnement des élus lors des cérémonies se déroulant en semaine, pendant les horaires d'ouverture du service (prise de parole en public : lecture
d'un texte).
- Gestion des stocks de fournitures (imprimés divers, livrets de famille, petits matériels de bureau..).
- Renfort sur les mairies annexes (Romette et Fontreyne) et Affaires funéraires.

RELATIONS DU POSTE :

Relations internes :
Travail en équipe avec les agents de la direction Population.
Contact avec les élus.

Relations externes :
Contact avec le public, l'Agence Nationale des Titres Sécurisés, le CERT de Toulon (plate-forme qui instruit les dossiers
CNI-passeports), le service civil du Parquet, la Préfecture, l'INSEE, les sociétés de Pompes funèbres, ...

COMPÉTENCES/APTITUDES :

Savoirs :
Connaissances règlementaires en matière d'état civil et de délivrance des titres d'identité.

Savoirs faire :
Maîtrise de l'outil informatique (agenda, traitement de texte, mails).
Maîtrise des applications et logiciels métiers.
Accueil du public (écoute active, reformulation, techniques de gestions de conflits...).
Pédagogie.

Savoirs être :
Sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue.
Travail en équipe.
Calme et maîtrise de soi.
Discrétion et confidentialité.
Organisation, méthode et rigueur.
Réactivité, sérieux et efficacité.
Autonomie et polyvalence.
Patience et diplomatie.

DIPLÔMES ET EXPÉRIENCES REQUIS :

BAC à BAC + 2. Expérience vivement appréciée dans le domaine de l'état civil et de l'accueil.