Assistante de Direction
Offre n° O005240411000360
Publiée le 11/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
GAP
Poste à pourvoir le
01/07/2024
Date limite de candidature
12/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
1. Volet stratégique de la direction
- Assister la direction dans la prise de décisions stratégiques
- Élaboration des tableaux de bord de la direction dans divers
domaines (indicateurs)
- Assurer une veille et diffuser les informations internes
et externes aux différents agents
- Mettre en place et assurer les process
- Gérer la communication interne et externe de la direction
- Gérer des projets spécifiques attribués par la direction
- Assister la direction dans la prise de décisions stratégiques
- Élaboration des tableaux de bord de la direction dans divers
domaines (indicateurs)
- Assurer une veille et diffuser les informations internes
et externes aux différents agents
- Mettre en place et assurer les process
- Gérer la communication interne et externe de la direction
- Gérer des projets spécifiques attribués par la direction
Missions / conditions d'exercice
2. Gestion budgétaire et financière
Élaboration du budget primitif
- Etre le lien entre la direction des finances et des agents pour l’élaboration des étapes budgétaires (OB, BP, BS et DM)
- Centraliser, traiter et synthétiser les informations de chaque service afin d’établir les documents de travail
- Saisir le budget général et le budget du laboratoire dans le logiciel de gestion comptable
- Assurer le suivi de consommation du budget de la direction
- Assister les comptables de la direction dans la préparation de l’ouverture et de la clôture bugétaire
3. Organisation et planification
Optimiser la gestion de l’activité du directeur
- Gérer les appels téléphoniques, les prises de rendez-vous et les courriels
- Organiser et planifier les réunions en interne et externe
- Centraliser les informations et préparer les dossiers pour les réunions
- Planifier et organiser les déplacements (logistique et administratif)
4. Rédaction et suivi administratifs
- Concevoir, rédiger et transmettre les diverses correspondances de la direction : lettre, note, fiche de décision, compte rendu…
- Préparer et présenter des rapports et analyses
- Enregistrer et diffuser le courrier « arrivé »
- Enregistrer et suivre les parapheurs de la direction
- Assurer la prise de notes et rédiger les comptes-rendus lors de réunion
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers confiés
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers confiés
5. Gestion des rapports
Sessions départementales
- Assister et accompagner les agents de la direction dans la préparation de leurs rapports
- Rédiger tous les rapports de la direction en lien avec les agents concernés
- Suivre les étapes du circuit de validation et de visa des rapports dans le logiciel Kdelib
6. Correspondant Ressources Humaines (RH)
- Assurer le suivi RH de chaque agent en lien avec la direction des ressources humaines
- Faire appliquer les procédures RH
- Accompagner les agents de la direction dans l’utilisation de la solution de gestion du temps
Élaboration du budget primitif
- Etre le lien entre la direction des finances et des agents pour l’élaboration des étapes budgétaires (OB, BP, BS et DM)
- Centraliser, traiter et synthétiser les informations de chaque service afin d’établir les documents de travail
- Saisir le budget général et le budget du laboratoire dans le logiciel de gestion comptable
- Assurer le suivi de consommation du budget de la direction
- Assister les comptables de la direction dans la préparation de l’ouverture et de la clôture bugétaire
3. Organisation et planification
Optimiser la gestion de l’activité du directeur
- Gérer les appels téléphoniques, les prises de rendez-vous et les courriels
- Organiser et planifier les réunions en interne et externe
- Centraliser les informations et préparer les dossiers pour les réunions
- Planifier et organiser les déplacements (logistique et administratif)
4. Rédaction et suivi administratifs
- Concevoir, rédiger et transmettre les diverses correspondances de la direction : lettre, note, fiche de décision, compte rendu…
- Préparer et présenter des rapports et analyses
- Enregistrer et diffuser le courrier « arrivé »
- Enregistrer et suivre les parapheurs de la direction
- Assurer la prise de notes et rédiger les comptes-rendus lors de réunion
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers confiés
- Assurer le classement et l’archivage des dossiers confiés
5. Gestion des rapports
Sessions départementales
- Assister et accompagner les agents de la direction dans la préparation de leurs rapports
- Rédiger tous les rapports de la direction en lien avec les agents concernés
- Suivre les étapes du circuit de validation et de visa des rapports dans le logiciel Kdelib
6. Correspondant Ressources Humaines (RH)
- Assurer le suivi RH de chaque agent en lien avec la direction des ressources humaines
- Faire appliquer les procédures RH
- Accompagner les agents de la direction dans l’utilisation de la solution de gestion du temps
Profils recherchés
Titulaire d’un diplôme BAC+2 Connaissance de l’organisation et du fonctionnement
dans le domaine de l’assistanat de direction des collectivités locales
Notion de base du domaine informatique
et numérique
Bureautique :
EXCEL
WORD
POWERPOINT
OUTLOOK
Expérience :
Expérience significative dans ce domaine
Application métier :
GRAND ANGLE, ETEMPTATION, KDELIB, OFFICE 365
Détails :
- Accès à des données sensibles
- Adaptabilité et flexibilité : adapter et prioriser ses activités et son organisation face aux évolutions et aux contraintes
- Rigueur et organisation : prioriser et planifier sa propre charge de travail,
- Sens du relationnel : aisance pour échanger avec ses interlocuteurs directs dans le cadre de ses activités
- Bonne rédaction et communication
- Discrétion et esprit d’analyse
- Force de proposition
- Autonomie
Travail en étroite collaboration avec le directeur : soutien administratif et organisationnel
dans le domaine de l’assistanat de direction des collectivités locales
Notion de base du domaine informatique
et numérique
Bureautique :
EXCEL
WORD
POWERPOINT
OUTLOOK
Expérience :
Expérience significative dans ce domaine
Application métier :
GRAND ANGLE, ETEMPTATION, KDELIB, OFFICE 365
Détails :
- Accès à des données sensibles
- Adaptabilité et flexibilité : adapter et prioriser ses activités et son organisation face aux évolutions et aux contraintes
- Rigueur et organisation : prioriser et planifier sa propre charge de travail,
- Sens du relationnel : aisance pour échanger avec ses interlocuteurs directs dans le cadre de ses activités
- Bonne rédaction et communication
- Discrétion et esprit d’analyse
- Force de proposition
- Autonomie
Travail en étroite collaboration avec le directeur : soutien administratif et organisationnel
Contact
Contact
0492403873
Informations complémentaires
M. le Président du Département des Hautes-Alpes
Direction des Ressources Humaines Service Recrutement, Formation et Évolutions Professionnelles
Hôtel du Département - Place Saint-Arnoux
CS 66005 - 05008 GAP CEDEX
Direction des Ressources Humaines Service Recrutement, Formation et Évolutions Professionnelles
Hôtel du Département - Place Saint-Arnoux
CS 66005 - 05008 GAP CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.