Rattachée à la Direction de la Citoyenneté et des Services à la Population, DGA Sécurité, Proximité et Citoyenneté, le service Etat civil et Titres d'Identités assure l'accueil du public et la gestion des rendez-vous.

Il dresse, met à jour, délivre des actes de l'état civil, gère les registres et organise les cérémonies (mariages, baptêmes, PACS).

Il collabore avec les partenaires extérieurs (Parquet, entreprises pompes funèbres, hôpitaux, maternités, généalogistes...).

En qualité d'Agent d'état civil, vous accueillerez et informerez le public.

Vous réaliserez des missions relatives au dressé, à la rectification d'actes, à la transcription et à l'apposition des mentions.

Vous participerez aux célébrations en salle de mariage.

Toutes les activités du poste sont réalisées dans le respect :
- De la règlementation en vigueur ;
- Des procédures internes ;
- Des engagements pris par le service dans le cadre de la certification Qualiville obtenue en 2007.

Les actes sont dressés au regard de la réglementation prévue par le Code Civil.

Le poste à pourvoir est principalement basé au sein de l'unité des mariages.

MISSIONS PRINCIPALES :

* Accueil et délivrance de renseignements sur la matière état civil ;
* Rédaction d'actes (de naissance, de mariage et de décès) :
- Recueil et contrôle de la validité des pièces officielles requises pour l'élaboration de l'acte ;
- Enregistrement informatique des éléments du dossier et édition de l'acte ;
- Tenue des registres ;
- Déplacement occasionnel en maison d'arrêt ou à l'hôpital.
* Enregistrement et traitement des dossiers de demande de changement de prénom, de mise en concordance du nom avec celui porté à l'étranger, de rectification d'actes et de dépôt de dossiers de mariage ;
* Gestion des tâches du back office :
- Suivi des tableaux de bord ;
- Saisie des publications des bans extérieures ;
- Mise à jour des livrets de famille ;
- Organisation des cérémonies de mariage (édition des plannings).
* Participation aux permanences en semaine et le samedi à l'hôtel de ville et à l'annexe de l'hôtel de ville Phoenix :
- Prise de parole en public et lecture de l'acte.
* Transcription de jugements :
- Jugement déclaratif, jugements d'adoption plénière.
* Formulation des mentions (actes/registre) :
- Adoption simple, décès, absence, rectification administrative de l'acte...
* Suivi des auditions (mariages et reconnaissances) ;
* Entretien permanent des connaissances et des procédures dans les domaines suivants :
- Règlementation de l'état civil ;
- Accueil physique et téléphonique ;
- Applications informatiques ;
* Classement et archivage de documents :
- Constitution, classement et archivage des dossiers.

MISSIONS SECONDAIRES:
- Polyvalence sur les missions des autres services de la direction en cas de nécessité.

Conditions de travail :
- Cycle de travail 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Accueil du public ;
- Travail de bureau sur écran ou en guichet ou à l'accueil ;
- Arrêtés de délégation de signature (Officier de l'Etat Civil) ;
- Permanence le samedi, ainsi que le dimanche et les jours fériés en cas de nécessité de service ;
- Utilisation d'un équipement informatique et technique (badge personnel d'accès, tenue vestimentaire pour les cérémonies de mariage fournie par la collectivité, bouton d'alerte, appareil pour personnes malentendantes, appellateur) ;
- Risques de chute (escaliers), d'agression verbale et physique par le public ;
- NBI: oui ;
- RIFSEEP: 5.

NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT) ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions... ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 9 euros), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).

Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la Filière Administrative.

Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.

Domaine de diplôme : BEP Métiers du secrétariat, Bac Pro secrétariat, Bac STT Action et Communication administratives.

Compétences :
- Posséder des connaissances élémentaires en droit civil et se tenir informé des évolutions ;
- Faire preuve d'amabilité et de courtoisie avec ses collègues et dans l'accueil et l'information du public ;
- Analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Intégrer la notion de risque juridique dans l'instruction de dossiers susceptibles d'engager sa responsabilité et celle de la collectivité ;
- Savoir temporiser les comportements agressifs ;
- Organiser son travail de manière à respecter un planning et des délais d'exécution ;
- Maîtriser l'utilisation du ou des logiciels mis à sa disposition ;
- Maîtriser une langue étrangère.

Qualités recherchées :
- Sens des contacts et diplomatie ;
- Discrétion ;
- Rapidité d'exécution ;
- Rigueur et fermeté ;
- Esprit du service public ;
- Culture de l'esprit d'équipe.