Assistant du Directeur Général des Services (h/f)
Offre n° O006251003000892
Publiée le 03/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Mairie de Beausoleil 27, Boulevard de la République (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une promotion interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime de fin d'année - Avantages sociaux : COS + CNAS + Mutuelle- Remboursement de ticket de transport à 75 %
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du Directeur Général des Services, vos missions sont :
- Assure la circulation de l'information entre la Direction Générale et les différents services ainsi qu'avec les Elus ;
- Rédige, à partir d'instructions orales ou manuscrites, les notes de services internes et les diffuse après validation du Directeur Général des Services ;
- Classe et archive les documents de la direction - Prend en charge l'organisation matérielle des diverses relations qu'entretient la Direction Générale avec les services internes et les organismes externes ;
- Assure le planning des rendez-vous et des réunions de travail ;
- Prépare et organise les différentes réunions communales : convocations, préparation des dossiers préalables... ;
- Réalise et/ou centralise les comptes-rendus ;
- Assure, en tant que Collaboratrice directe du Directeur Général, son secrétariat : gestion de l'agenda, filtrage des informations et des appels, organisation, suivi et compte-rendu des réunions, préparation et organisation des déplacements ;
- Préparation des éléments de réponse et rédaction de correspondances à la signature du Maire, des Elus et du Directeur Général des Services ;
- Supervise les missions effectuées par les agents du secrétariat.
- Assure la circulation de l'information entre la Direction Générale et les différents services ainsi qu'avec les Elus ;
- Rédige, à partir d'instructions orales ou manuscrites, les notes de services internes et les diffuse après validation du Directeur Général des Services ;
- Classe et archive les documents de la direction - Prend en charge l'organisation matérielle des diverses relations qu'entretient la Direction Générale avec les services internes et les organismes externes ;
- Assure le planning des rendez-vous et des réunions de travail ;
- Prépare et organise les différentes réunions communales : convocations, préparation des dossiers préalables... ;
- Réalise et/ou centralise les comptes-rendus ;
- Assure, en tant que Collaboratrice directe du Directeur Général, son secrétariat : gestion de l'agenda, filtrage des informations et des appels, organisation, suivi et compte-rendu des réunions, préparation et organisation des déplacements ;
- Préparation des éléments de réponse et rédaction de correspondances à la signature du Maire, des Elus et du Directeur Général des Services ;
- Supervise les missions effectuées par les agents du secrétariat.
Missions / conditions d'exercice
- Direction du Secrétariat du Directeur Général des Services (rédaction de courriers, notes, etc) ;
- Suivi de l'agenda du Directeur Général des Services - Accueil téléphonique ;
- Prises de rendez-vous et préparation des dossiers ;
- Organisation de réunions, préparation des dossiers (ordre du jour, collecte des documents, etc) et suivi ;
- Préparation du dossier hebdomadaire du Comité de Direction (ordre du jour, collecte des documents, etc) et suivi des actions ;
- Rédaction des actes administratifs (arrêtés, décisions du Maire) et tenue du registre ;
- Relations avec le Maire, les Elus délégués et les collaborateurs ;
- Coordination et supervision du Conseil Municipal ;
* Préparation de la convocation, des notes de synthèse, du compte-rendu L.2122-22 du Code Général des Collectivités Territoriales ;
* Envoi aux Elus ;
* Préparation et transmission des dossiers aux Elus rapporteurs ;
* Préparation du dossier du Maire ainsi que des dossiers du Directeur Général des Services, des Directrices Générales Adjointes, de la Presse ;
* Préparation des délibérations et transmission au Service du Contrôle de Légalité de la Préfecture ;
* Etablissement de la " liste des délibérations adoptées " et du compte-rendu des débats ;
* Ampliation aux services concernés ;
* Préparation des registres de délibérations et de comptes-rendus des débats ;
* Suivi de l'agenda des Directrices Générales des Services Adjointes ;
* Encadrement de deux adjoints administratifs ;
* Gestion des congés des agents du secrétariat,
Horaires :
- Le lundi : de 8 heures à 12 heures 30 et de 13 heures 30 à 17 heures 30 ;
- Le mardi et le jeudi : de 8 heures à 12 heures 30 et de 13 heures à 18 heures ;
- Le vendredi : de 8 heures à 12 heures 30 et de 13 heures 30 à 16 heures 30 ;
- Soit 35 heures hebdomadaires.
Degré d'autonomie du poste :
Sous l'autorité et par délégation du Directeur Général des Services : Responsable du Secrétariat Général.
Contraintes spécifiques du poste :
- Confidentialité ;
- Organisation ;
- Maîtrise de la rédaction administrative ;
- Rigueur.
- Suivi de l'agenda du Directeur Général des Services - Accueil téléphonique ;
- Prises de rendez-vous et préparation des dossiers ;
- Organisation de réunions, préparation des dossiers (ordre du jour, collecte des documents, etc) et suivi ;
- Préparation du dossier hebdomadaire du Comité de Direction (ordre du jour, collecte des documents, etc) et suivi des actions ;
- Rédaction des actes administratifs (arrêtés, décisions du Maire) et tenue du registre ;
- Relations avec le Maire, les Elus délégués et les collaborateurs ;
- Coordination et supervision du Conseil Municipal ;
* Préparation de la convocation, des notes de synthèse, du compte-rendu L.2122-22 du Code Général des Collectivités Territoriales ;
* Envoi aux Elus ;
* Préparation et transmission des dossiers aux Elus rapporteurs ;
* Préparation du dossier du Maire ainsi que des dossiers du Directeur Général des Services, des Directrices Générales Adjointes, de la Presse ;
* Préparation des délibérations et transmission au Service du Contrôle de Légalité de la Préfecture ;
* Etablissement de la " liste des délibérations adoptées " et du compte-rendu des débats ;
* Ampliation aux services concernés ;
* Préparation des registres de délibérations et de comptes-rendus des débats ;
* Suivi de l'agenda des Directrices Générales des Services Adjointes ;
* Encadrement de deux adjoints administratifs ;
* Gestion des congés des agents du secrétariat,
Horaires :
- Le lundi : de 8 heures à 12 heures 30 et de 13 heures 30 à 17 heures 30 ;
- Le mardi et le jeudi : de 8 heures à 12 heures 30 et de 13 heures à 18 heures ;
- Le vendredi : de 8 heures à 12 heures 30 et de 13 heures 30 à 16 heures 30 ;
- Soit 35 heures hebdomadaires.
Degré d'autonomie du poste :
Sous l'autorité et par délégation du Directeur Général des Services : Responsable du Secrétariat Général.
Contraintes spécifiques du poste :
- Confidentialité ;
- Organisation ;
- Maîtrise de la rédaction administrative ;
- Rigueur.
Profils recherchés
Connaissances :
- Maîtrise de la rédaction administrative ;
- Rigueur et capacité d'organisation ;
- Esprit d'initiative et discrétion ;
- Maîtrise des outils informatiques (Word- Excel).
Comportement :
- Disponibilité ;
- Discrétion ;
- Qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie, psychologie, patience.
Compétences managériales (poste d'encadrement) : Encadrement de deux adjoints administratifs.
Formation - diplômes : BAC - BTS Secrétariat de Direction (mention anglais).
- Maîtrise de la rédaction administrative ;
- Rigueur et capacité d'organisation ;
- Esprit d'initiative et discrétion ;
- Maîtrise des outils informatiques (Word- Excel).
Comportement :
- Disponibilité ;
- Discrétion ;
- Qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie, psychologie, patience.
Compétences managériales (poste d'encadrement) : Encadrement de deux adjoints administratifs.
Formation - diplômes : BAC - BTS Secrétariat de Direction (mention anglais).
Contact et modalités de candidature
Contact
0493417171
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Beausoleil
06240 BEAUSOLEIL
ou par mail à drh@villedebeausoleil.fr
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Beausoleil
06240 BEAUSOLEIL
ou par mail à drh@villedebeausoleil.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.