Assistant de Direction - Coordination administrative du Cabinet du Maire (h/f)
Offre n° O006261007000552
Publiée le 07/10/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Mairie de Beausoleil 27, Boulevard de la République (Alpes-Maritimes (06))
Poste à pourvoir le
01/12/2026
Date limite de candidature
30/11/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Experience souhaitée
Expert
Rémunération indicative
Rémunération statutaire avec prime de fin d'année - Tickets restaurants / Participation Mutuelle - 75% pris en charge abonnement transports Trains / Bus- COS + CNAS
Descriptif de l'emploi
Sous l'affectation hiérarchique du Directeur du Cabinet, vous assurerez le suivi administratif, la coordination et l’organisation des activités du Cabinet du Maire, en apportant un appui direct à la Direction du Cabinet et à Monsieur le Maire, ainsi que l'encadrement de deux assistantes administratives.
Missions / conditions d'exercice
Encadrement des deux assistantes administratives :
• Organiser, répartir et coordonner les activités des deux assistantes administratives ;
• Assurer le suivi et le contrôle de la réalisation des missions confiées ;
• Accompagner les agentes dans l'exercice de leurs fonctions ;
• Organiser la continuité du service et la répartition des tâches en cas d'absence ;
• Assurer un rôle de soutien et d'appui auprès des agentes dans la gestion des situations complexes ou urgentes.
Coordination administrative :
• Organiser et superviser l'activité administrative du Cabinet ;
• Planifier et prioriser les tâches et dossiers ;
• Coordonner les différentes activités du secrétariat ;
• Assurer le suivi des dossiers ;
• Contrôler la bonne circulation des informations et documents ;
• Assurer les relances auprès des différents interlocuteurs ;
• Participer à l'amélioration des procédures et outils de fonctionnement du Cabinet ;
• Garantir la continuité du service ;
• Assurer un reporting régulier auprès de la Direction du Cabinet.
Secrétariat :
• Gestion de la réservation des salles de réunion du Cabinet ;
• Gestion des instances : Conseil Municipal, Conseil Communautaire et réunion de majorité ;
• Préparation des dossiers pour Monsieur le Maire ;
• Encadrement du suivi des présences pour les majorités, les conseils municipaux et les évènements, en lien avec le secrétariat général ;
• Supervision de la préparation des dossiers en lien avec les RDV, les réunions et le Conseil Municipal ;
• Encadrement des saisies agendas et prise de rendez-vous de Monsieur le Maire.
Accueil physique et téléphonique des administrés :
• Encadrement de la réception et de l’orientation des appels et messages aux membres du Cabinet, des différents services et des élus.
Protocole :
• Gestion et encadrement du processus protocolaire (fichiers et envois).
Courriers et correspondances :
• Superviser le traitement et le suivi des mails du Cabinet ;
• Superviser l'enregistrement, le traitement et le suivi des courriers via Maarch ;
• Coordonner la rédaction, l'enregistrement, le tri, la diffusion et l'archivage des courriers ;
• Contrôler le suivi des demandes nécessitant une réponse ou une transmission ;
• Assurer les relances nécessaires.
Parapheurs et circuits de signature :
• Organiser et superviser la préparation des parapheurs soumis à la signature de Monsieur le Maire, en l’absence du Directeur de Cabinet.
Gestion documentaire :
• Superviser le rangement, le classement et l'archivage des documents du Cabinet ;
• Organiser la gestion documentaire du Cabinet ;
• Veiller à la traçabilité et à la disponibilité des documents.
Salles et réunions :
• Organiser et superviser les réservations des salles de réunion du Cabinet ;
• Coordonner les aspects administratifs et logistiques liés aux réunions ;
• Veiller à la préparation des documents nécessaires.
Horaires (36h30) : 8h30-12h30 / 13h30-17h et 16h le vendredi.
Degré d’autonomie du poste :
Le titulaire du poste bénéficie d'une autonomie dans l'organisation et la coordination des activités relevant de son périmètre de responsabilité, dans le respect des orientations fixées par la Direction du Cabinet de Monsieur le Maire.
Contraintes spécifiques du poste :
• Adaptabilité ;
• Polyvalence ;
• Présence aux manifestations sur demande du Maire.
• Organiser, répartir et coordonner les activités des deux assistantes administratives ;
• Assurer le suivi et le contrôle de la réalisation des missions confiées ;
• Accompagner les agentes dans l'exercice de leurs fonctions ;
• Organiser la continuité du service et la répartition des tâches en cas d'absence ;
• Assurer un rôle de soutien et d'appui auprès des agentes dans la gestion des situations complexes ou urgentes.
Coordination administrative :
• Organiser et superviser l'activité administrative du Cabinet ;
• Planifier et prioriser les tâches et dossiers ;
• Coordonner les différentes activités du secrétariat ;
• Assurer le suivi des dossiers ;
• Contrôler la bonne circulation des informations et documents ;
• Assurer les relances auprès des différents interlocuteurs ;
• Participer à l'amélioration des procédures et outils de fonctionnement du Cabinet ;
• Garantir la continuité du service ;
• Assurer un reporting régulier auprès de la Direction du Cabinet.
Secrétariat :
• Gestion de la réservation des salles de réunion du Cabinet ;
• Gestion des instances : Conseil Municipal, Conseil Communautaire et réunion de majorité ;
• Préparation des dossiers pour Monsieur le Maire ;
• Encadrement du suivi des présences pour les majorités, les conseils municipaux et les évènements, en lien avec le secrétariat général ;
• Supervision de la préparation des dossiers en lien avec les RDV, les réunions et le Conseil Municipal ;
• Encadrement des saisies agendas et prise de rendez-vous de Monsieur le Maire.
Accueil physique et téléphonique des administrés :
• Encadrement de la réception et de l’orientation des appels et messages aux membres du Cabinet, des différents services et des élus.
Protocole :
• Gestion et encadrement du processus protocolaire (fichiers et envois).
Courriers et correspondances :
• Superviser le traitement et le suivi des mails du Cabinet ;
• Superviser l'enregistrement, le traitement et le suivi des courriers via Maarch ;
• Coordonner la rédaction, l'enregistrement, le tri, la diffusion et l'archivage des courriers ;
• Contrôler le suivi des demandes nécessitant une réponse ou une transmission ;
• Assurer les relances nécessaires.
Parapheurs et circuits de signature :
• Organiser et superviser la préparation des parapheurs soumis à la signature de Monsieur le Maire, en l’absence du Directeur de Cabinet.
Gestion documentaire :
• Superviser le rangement, le classement et l'archivage des documents du Cabinet ;
• Organiser la gestion documentaire du Cabinet ;
• Veiller à la traçabilité et à la disponibilité des documents.
Salles et réunions :
• Organiser et superviser les réservations des salles de réunion du Cabinet ;
• Coordonner les aspects administratifs et logistiques liés aux réunions ;
• Veiller à la préparation des documents nécessaires.
Horaires (36h30) : 8h30-12h30 / 13h30-17h et 16h le vendredi.
Degré d’autonomie du poste :
Le titulaire du poste bénéficie d'une autonomie dans l'organisation et la coordination des activités relevant de son périmètre de responsabilité, dans le respect des orientations fixées par la Direction du Cabinet de Monsieur le Maire.
Contraintes spécifiques du poste :
• Adaptabilité ;
• Polyvalence ;
• Présence aux manifestations sur demande du Maire.
Profils recherchés
Savoir :
• Maîtrise de l’outil informatique ;
• Connaissance du fonctionnement interne de la collectivité ;
• Maîtrise des procédures administratives ;
• Connaissance de la collectivité.
Savoir faire :
• Organisation, méthodologie, rigueur ;
• Faire preuve de discernement ;
• Capacité d’analyse, de reporting et de priorisation des tâches ;
• Réactivité, gestion des urgences ;
• Discrétion.
Savoir être :
• Sens de l’organisation ;
• Ponctualité, disponibilité ;
• Qualités relationnelles, d’écoute ;
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
• Aptitude au travail transversal ;
• Diplomatie.
Diplômes requis (Habilitation – permis …).
Bac +3 minimum.
Formations conseillées pour occuper le poste (à titre indicatif)
- Maîtrise indispensable de l’outil informatique et d’Internet (agenda Gmail, tableaux Excel, traitement de texte Word, Maarch).
• Maîtrise de l’outil informatique ;
• Connaissance du fonctionnement interne de la collectivité ;
• Maîtrise des procédures administratives ;
• Connaissance de la collectivité.
Savoir faire :
• Organisation, méthodologie, rigueur ;
• Faire preuve de discernement ;
• Capacité d’analyse, de reporting et de priorisation des tâches ;
• Réactivité, gestion des urgences ;
• Discrétion.
Savoir être :
• Sens de l’organisation ;
• Ponctualité, disponibilité ;
• Qualités relationnelles, d’écoute ;
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
• Aptitude au travail transversal ;
• Diplomatie.
Diplômes requis (Habilitation – permis …).
Bac +3 minimum.
Formations conseillées pour occuper le poste (à titre indicatif)
- Maîtrise indispensable de l’outil informatique et d’Internet (agenda Gmail, tableaux Excel, traitement de texte Word, Maarch).
Contact et modalités de candidature
Contact
0493417191
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Beausoleil
06240 BEAUSOLEIL
ou par mail à drh@villedebeausoleil.fr
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Beausoleil
06240 BEAUSOLEIL
ou par mail à drh@villedebeausoleil.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.