ACTIVITÉS PRINCIPALES

1) Organisation et gestion des assemblées municipales

• Préparer et participer au bon déroulement des conseils municipaux (convocations, organisation matérielle et coordination des intervenants).

• Préparer et contribuer au suivi des réunions et instances thématiques associées à la vie municipale (commissions, groupes de travail, comités de quartier, réunions
spécifiques).


• Coordonner le recueil et le retour des éléments nécessaires à la constitution des dossiers :
 projets de délibérations,
 notes de présentation,
 documents annexes,
 pièces et justificatifs attendus.

• Assurer la transmission des dossiers et documents auprès de la Directrice Générale des Services pour validation et consolidation, dans le respect des délais.

• Garantir le respect des échéances liées aux instances :
 calendrier des réunions,
 délais de transmission,
 respect des procédures internes.

• Établir, en lien avec la Directrice Générale des Services :
 les arrêtés,
 les ordres du jour des conseils municipaux,
 les documents et éléments de cadrage des réunions (convocations, supports, informations associées).

• Veiller à la bonne tenue et à la complétude des registres et au respect des obligations d’affichage légal.

• Contrôler, en appui des services concernés, la cohérence et la conformité des actes administratifs sur les dimensions juridiques et financières.

• Rédiger et/ou consolider les comptes rendus et procès-verbaux des instances :
 mise en forme,
 transmission

2) Assistance administrative et organisationnelle du Maire

• Conduire la gestion administrative et matérielle de l’activité du Maire.

• Assurer un appui régulier et opérationnel au Maire sur l’organisation quotidienne et la préparation de séquences clés :
 gestion des plannings et des rendez-vous,
 organisation des réunions,
 suivi des courriers et parapheurs,
 organisation des déplacements.

• Assurer le “1er filtre” des demandes adressées au Maire :
 accueil et réception des demandes téléphoniques (et parfois physiques),
 analyse de la nature et de l’urgence,
 priorisation,
 orientation vers les élus ou les services compétents,
 suivi de la bonne prise en charge.

• Gérer le suivi des échanges entrant et sortant :
 courriers (classement, suivi, préparation des réponses),
 mails (traçabilité, tri, transmission),
 invitations (réception, suivi, préparation de réponse selon circuit).

• Assurer la rédaction de réponses :
 réponses standardisées,
 réponses personnalisées lorsque le contexte l’exige,
 harmonisation des formulations et respect des circuits de validation.

3) Coordination de l’agenda du Maire

• Gérer l’agenda du Maire en collaboration avec la CC DRAGA (planification, arbitrage des créneaux)


4) Protocole

• Participer à l’équipe en charge du protocole, notamment pour le suivi des invitations aux évènements officiels organisés par la commune.