MISSIONS PRINCIPALES :

1. Agenda, rendez-vous et assistance au maire
- Gérer l’agenda du maire : planifier, confirmer, déplacer et hiérarchiser les rendez-vous selon les priorités définies.
- Recueillir l’objet des demandes, identifier les interlocuteurs et réunir les informations nécessaires à la préparation des rendez-vous.
- Préparer pour chaque rendez-vous les éléments utiles : contexte, correspondances antérieures, documents, points d’attention et décisions attendues.
- Organiser, si nécessaire, les déplacements, réunions extérieures, visites et représentations du maire.
- Accueillir et orienter les interlocuteurs avec courtoisie, discernement et confidentialité.

2. Suivi des rendez-vous, décisions et courriers
- À l’issue des rendez-vous, formaliser les décisions, actions à engager, responsables désignés et échéances.
- Tenir un tableau de suivi des suites à donner, effectuer les relances et alerter en cas de retard ou de difficulté.
- Rédiger les courriers, notes, réponses et invitations du maire.
- Rédiger les courriers et documents sollicités par le responsable du service STRATÉGIE FINANCE, après validation de leur contenu.
- Assurer l’enregistrement, la diffusion, le classement et l’archivage des courriers et pièces, dans le respect du circuit de validation.

3. Suivi administratif des projets structurants
- Créer et tenir à jour, pour chaque projet, une fiche de suivi précisant objectifs, acteurs, calendrier, décisions, étapes, risques et points en attente.
- Centraliser les délibérations, études, conventions, autorisations, marchés, plans, comptes rendus et correspondances liés aux projets.
- Préparer les réunions et comités de pilotage : convocations, ordre du jour, dossiers, supports, prise de notes et relevé de décisions.
- Mettre à jour les tableaux de bord, échéanciers et plans d’action ; relancer les services et partenaires concernés.
- Signaler sans délai tout risque de retard, pièce manquante, blocage administratif ou dérive du calendrier.

4. Montage et suivi des demandes de subvention
- Assurer une veille sur les dispositifs de financement et tenir un calendrier des appels à projets et dates limites.
- Constituer les dossiers : formulaires, notes de présentation, plans de financement, délibérations, devis, attestations, plans et pièces administratives.
- Coordonner la collecte des données techniques et financières auprès des services, partenaires et maîtres d’œuvre.
- Déposer les demandes sur les plateformes des financeurs, vérifier leur complétude et conserver les preuves de dépôt.
- Suivre les demandes, décisions, conventions, avenants, acomptes, justificatifs, demandes de paiement et versements.
- Tenir un tableau de suivi par projet : dépenses éligibles, montants demandés, accordés, perçus, solde restant et échéances.
- Préparer les bilans et demandes de solde avec les services compétents et répondre aux sollicitations des organismes financeurs.

5. Coordination, reporting et sécurisation documentaire
- Assurer l’interface quotidienne avec la direction générale, les élus, les services municipaux et les partenaires extérieurs.
- Produire des points de situation réguliers, synthétiques et fiables à destination du maire et du responsable du service.
- Organiser les dossiers et espaces partagés selon une nomenclature commune, avec des versions identifiées et une traçabilité des validations.
- Veiller au respect du RGPD, des règles d’archivage et de la confidentialité des informations traitées.

MISSIONS SECONDAIRES :

- Participer à l’organisation administrative de réunions, visites officielles, cérémonies et temps de représentation du maire.
- Mettre à jour les annuaires, listes de contacts, modèles de courriers et outils de suivi partagés.
- Contribuer au suivi des délibérations, conventions et décisions intéressant les projets structurants et leurs financements.
- Assurer, à la demande, la continuité de certaines fonctions de secrétariat au sein du service.

MISSIONS PONCTUELLES :

- Participer à des réunions en dehors des horaires habituels, selon les nécessités de service.
- Préparer des dossiers urgents, notes de synthèse ou recherches documentaires à la demande des responsables de rattachement.
- Apporter un appui administratif ponctuel lors de contrôles, audits ou demandes complémentaires des financeurs