Assistant·e de direction
Offre n° O009250619001749
Publiée le 19/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
LAS PLANTOS, Varilhes (Ariège)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
18/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
rémunération statutaire + régime indemnitaire
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre d'une mutation de l'actuelle titulaire du poste, le Smectom du Plantaurel recherche un.e assistant.e administratif.ve, placé.e auprès de la directrice générale.
Sa principale mission sera d'apporter une assistance solide et permanente à la directrice générale, dans l'optimisation de la gestion de son activité.
L'assistant.e de la directrice générale aura également pour mission d'assurer l'accueil et l'information des interlocuteurs de la direction générale, principalement les Elu·es, dans un esprit de courtoisie et de réserve. Il/elle assurera un suivi des projets et activités de la direction, et pourra être amené.e à suivre certains dossiers en autonomie. Enfin, il. elle encadrera 2 agents en charge de la logistique des assemblées, de la gestion du courrier et de l'accueil.
Sa principale mission sera d'apporter une assistance solide et permanente à la directrice générale, dans l'optimisation de la gestion de son activité.
L'assistant.e de la directrice générale aura également pour mission d'assurer l'accueil et l'information des interlocuteurs de la direction générale, principalement les Elu·es, dans un esprit de courtoisie et de réserve. Il/elle assurera un suivi des projets et activités de la direction, et pourra être amené.e à suivre certains dossiers en autonomie. Enfin, il. elle encadrera 2 agents en charge de la logistique des assemblées, de la gestion du courrier et de l'accueil.
Missions / conditions d'exercice
L'assistant.e de la directrice générale aura en charge les principales missions suivantes :
1. Accueil/communication de la direction générale
Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité. Assurer la circulation de l'information entre la direction générale et les différentes directions, les différents interlocuteurs (Elus, partenaires institutionnels, prestataires, etc.).
2. Secrétariat
Gérer l'agenda de la directrice générale. Organiser les déplacements professionnels de la directrice générale. Organiser les différentes réunions de direction, bureaux et comités syndicaux (réservation de dates et salles, convocations, prestations, etc.). Rédiger les relevés de décisions, comptes-rendus et les procès-verbaux des réunions précitées. Gérer le courrier de la direction générale et assurer le suivi des réponses aux courriers signalés. Assurer la circulation des parapheurs, courriers, notes. Réaliser le classement et l'archivage des dossiers de la direction générale, la mise à jour de la base de données et de fichiers. Assister les Elu·es pour leurs réunions et déplacements (établissement des états de frais de déplacement).
3. Planification, suivi et contrôle de l'activité des agents (vaguemestre et agent d'accueil)
Assurer la planification au regard des besoins des autres services et directions. Superviser et contrôler l'activité des deux agents. Suivre l'activité du vaguemestre, établir les fiches de suivi et le rapport d'activité. Participer à la préparation du budget prévisionnel lié aux missions de l'équipe.
Suivre et contrôler les dépenses et leurs inscriptions comptables suivant la méthode analytique en vigueur.
CONDITIONS D'EXERCICE :
Posté base à Varilhes, à pourvoir le 1er septembre 2025. Une période de formation/passation de dossiers
sera ainsi organisée avant la mutation de l'actuelle titulaire du poste.
Grande disponibilité - réunions en soirée (bureaux, comités syndicaux, commissions spécifiques).
Bureau individuel.
REMUNERATION / AVANTAGES :
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Participation au financement de la complémentaire santé et contrat groupe prévoyance ;
Prestations d'action sociale (titres-restaurant sous certaines conditions, Amicale du personnel)
35 h/semaine sur 4.5 jours
1. Accueil/communication de la direction générale
Assurer un accueil téléphonique et physique de qualité. Assurer la circulation de l'information entre la direction générale et les différentes directions, les différents interlocuteurs (Elus, partenaires institutionnels, prestataires, etc.).
2. Secrétariat
Gérer l'agenda de la directrice générale. Organiser les déplacements professionnels de la directrice générale. Organiser les différentes réunions de direction, bureaux et comités syndicaux (réservation de dates et salles, convocations, prestations, etc.). Rédiger les relevés de décisions, comptes-rendus et les procès-verbaux des réunions précitées. Gérer le courrier de la direction générale et assurer le suivi des réponses aux courriers signalés. Assurer la circulation des parapheurs, courriers, notes. Réaliser le classement et l'archivage des dossiers de la direction générale, la mise à jour de la base de données et de fichiers. Assister les Elu·es pour leurs réunions et déplacements (établissement des états de frais de déplacement).
3. Planification, suivi et contrôle de l'activité des agents (vaguemestre et agent d'accueil)
Assurer la planification au regard des besoins des autres services et directions. Superviser et contrôler l'activité des deux agents. Suivre l'activité du vaguemestre, établir les fiches de suivi et le rapport d'activité. Participer à la préparation du budget prévisionnel lié aux missions de l'équipe.
Suivre et contrôler les dépenses et leurs inscriptions comptables suivant la méthode analytique en vigueur.
CONDITIONS D'EXERCICE :
Posté base à Varilhes, à pourvoir le 1er septembre 2025. Une période de formation/passation de dossiers
sera ainsi organisée avant la mutation de l'actuelle titulaire du poste.
Grande disponibilité - réunions en soirée (bureaux, comités syndicaux, commissions spécifiques).
Bureau individuel.
REMUNERATION / AVANTAGES :
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Participation au financement de la complémentaire santé et contrat groupe prévoyance ;
Prestations d'action sociale (titres-restaurant sous certaines conditions, Amicale du personnel)
35 h/semaine sur 4.5 jours
Profils recherchés
Expérience confirmée d'au moins 6 années sur poste similaire au sein d'un EPCI ou d'une
commune de plus de 10 000 habitants. Formation BAC+2 en assistanat de direction appréciée
(BTS Assistant.e de direction, BTS assistant.e de manager, BTS MUC)
Connaissance des circuits et des procédures administratives, du fonctionnement des collectivités territoriales et des établissements publics. Connaissance des enjeux, évolutions et cadre règlementaire des politiques publiques, orientations et priorités des élu·es et des décideur·es. Maitrise des techniques d'assistanat, de secrétariat, de communication et des outils informatiques. Capacités rédactionnelles certaines (très bonne orthographe). Rigueur, fiabilité, réactivité et sens de l'organisation. Autonomie. Discrétion et sens du devoir de réserve. Très bonne capacité relationnelle. Sérénité et recul dans les situations de stress. Capacité d'organisation, de planification
commune de plus de 10 000 habitants. Formation BAC+2 en assistanat de direction appréciée
(BTS Assistant.e de direction, BTS assistant.e de manager, BTS MUC)
Connaissance des circuits et des procédures administratives, du fonctionnement des collectivités territoriales et des établissements publics. Connaissance des enjeux, évolutions et cadre règlementaire des politiques publiques, orientations et priorités des élu·es et des décideur·es. Maitrise des techniques d'assistanat, de secrétariat, de communication et des outils informatiques. Capacités rédactionnelles certaines (très bonne orthographe). Rigueur, fiabilité, réactivité et sens de l'organisation. Autonomie. Discrétion et sens du devoir de réserve. Très bonne capacité relationnelle. Sérénité et recul dans les situations de stress. Capacité d'organisation, de planification
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.