Agent d'accueil - Assistante administrative
Offre n° O009260625001229
Publiée le 25/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
PLACE DE L HOTEL DE VILLE, Varilhes (Ariège (09))
Poste à pourvoir le
01/09/2026
Date limite de candidature
26/07/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Affectation Pôle Accueil Secrétariat
Missions / conditions d'exercice
Fonctions d’accueil - assistante administrative
Accueil physique et téléphonique des usagers
Renseignement du public sur place ou par téléphone
Interface avec les autres services de la collectivité
Orientation, accompagnement du public vers les services ou organismes compétents
Constitution, actualisation et diffusion d’un fonds de documentation
Affichage d’informations
Délivrance de documents/formulaires, courriers des associations et des élections de domicile
Actualisation hebdomadaire des téléphones portables pour l’astreinte du service technique
Communication et échanges quotidiens avec les autres services
Prise de RDV, traitement des demandes et remise des titres sécurisés
Gestion des demandes et des plannings de réservations des salles municipales avec remise des clés
Traitement des demandes de prêt de matériel en lien avec le service technique
Gestion du planning des élus pour l’état des lieux du Centre de Loisirs
Envoi et rédaction de mails
Mise en forme de courriers
Communication
Sous la direction de la DGS et de l’élu chargé de la communication, préparation des supports de communication diffusés par la Mairie
Préparation de courriers, de mails et documents divers de communication (affiches, flyers, invitations, calendrier mensuel des animations…) pour les évènements, réunions et manifestations organisés par la Mairie.
Festivités de fin d’année des Aînés : préparation et actualisation des listes, élaboration des tournées de distribution, recensement des inscriptions à cette animation…
Actualisation régulière des informations sur le panneaux lumineux (vie associative, annonces manifestations, informations Mairie…), le site internet et l’application NEOCITY
Relations avec la presse pour publication articles et médias
Numérisation des articles de presse concernant la Commune et diffusion aux élus
Participation à des réunions de travail
Associations
Relations avec les associations et l’élue en charge du secteur associatif
Rédaction de courriers divers, de mails, réalisation de tableaux à la demande de la DGS
Mise en forme des conventions de mise à disposition des salles, des règlements intérieurs
Gestion des demandes de débits de boissons temporaires Gestion administrative de l’organisation de la journée des associations, Ariège Tour et autres manifestation organisées par la Commune
Activités secondaires
En l’absence de l'agents affecté à ces missions :
Enregistrement du courrier arrivé et du courrier départ
Gestion hebdomadaire de la permanence des adjoints avec transfert des appels
Consultation des mails accueil@mairievarilhes.fr et gestion si nécessaire en fonction de l’urgence
Rappel d’informations importantes (RDV, réunions…)
Accueil physique et téléphonique des usagers
Renseignement du public sur place ou par téléphone
Interface avec les autres services de la collectivité
Orientation, accompagnement du public vers les services ou organismes compétents
Constitution, actualisation et diffusion d’un fonds de documentation
Affichage d’informations
Délivrance de documents/formulaires, courriers des associations et des élections de domicile
Actualisation hebdomadaire des téléphones portables pour l’astreinte du service technique
Communication et échanges quotidiens avec les autres services
Prise de RDV, traitement des demandes et remise des titres sécurisés
Gestion des demandes et des plannings de réservations des salles municipales avec remise des clés
Traitement des demandes de prêt de matériel en lien avec le service technique
Gestion du planning des élus pour l’état des lieux du Centre de Loisirs
Envoi et rédaction de mails
Mise en forme de courriers
Communication
Sous la direction de la DGS et de l’élu chargé de la communication, préparation des supports de communication diffusés par la Mairie
Préparation de courriers, de mails et documents divers de communication (affiches, flyers, invitations, calendrier mensuel des animations…) pour les évènements, réunions et manifestations organisés par la Mairie.
Festivités de fin d’année des Aînés : préparation et actualisation des listes, élaboration des tournées de distribution, recensement des inscriptions à cette animation…
Actualisation régulière des informations sur le panneaux lumineux (vie associative, annonces manifestations, informations Mairie…), le site internet et l’application NEOCITY
Relations avec la presse pour publication articles et médias
Numérisation des articles de presse concernant la Commune et diffusion aux élus
Participation à des réunions de travail
Associations
Relations avec les associations et l’élue en charge du secteur associatif
Rédaction de courriers divers, de mails, réalisation de tableaux à la demande de la DGS
Mise en forme des conventions de mise à disposition des salles, des règlements intérieurs
Gestion des demandes de débits de boissons temporaires Gestion administrative de l’organisation de la journée des associations, Ariège Tour et autres manifestation organisées par la Commune
Activités secondaires
En l’absence de l'agents affecté à ces missions :
Enregistrement du courrier arrivé et du courrier départ
Gestion hebdomadaire de la permanence des adjoints avec transfert des appels
Consultation des mails accueil@mairievarilhes.fr et gestion si nécessaire en fonction de l’urgence
Rappel d’informations importantes (RDV, réunions…)
Profils recherchés
Discrétion, devoir de réserve
Ponctualité
Organisation et méthode dans le travail
Qualités rédactionnelles
Polyvalence, adaptabilité
Très bon relationnel
Maîtrise des nouvelles technologies (Word, Excel, Outlook, logiciels dédiés)
Expérience souhaitée en collectivité et dans l'instruction des demandes des titres sécurisés
Ponctualité
Organisation et méthode dans le travail
Qualités rédactionnelles
Polyvalence, adaptabilité
Très bon relationnel
Maîtrise des nouvelles technologies (Word, Excel, Outlook, logiciels dédiés)
Expérience souhaitée en collectivité et dans l'instruction des demandes des titres sécurisés
Contact et modalités de candidature
Contact
0561607324
Informations complémentaires
Lettre de motivation adressée à Mme le Maire
CV
Copie des diplômes
CV
Copie des diplômes
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE VARILHES
>PLACE DE L HOTEL DE VILLE
09120 VARILHES
>PLACE DE L HOTEL DE VILLE
09120 VARILHES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.