Assistant du Président du Département et coordinateur des représentations (H/F)
Offre n° O010250601400062
Publiée le 14/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Direction des ressources humaines - h?tel du d?partement - 2 rue pierre labonde - bp 394, Troyes (Aube)
Poste à pourvoir le
12/08/2025
Date limite de candidature
14/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions : L'assistant(e) de direction met en oeuvre l'organisation du Président en prenant en charge le secrétariat, l'accueil, la gestion des réunions.
L'assistant de direction assure un lien étroit entre les élus et le président et plus particulièrement avec les vice-présidents notamment pour les multiples représentations du président.
Activités principales du poste :
Organisation de l'activité du président :
* Organiser le temps professionnel du Président : tenue du planning, rappel et suivi des informations importantes, organisation des déplacements en lien avec le service intérieur.
* Traiter les invitations reçues et pour lesquelles le président peut se rendre
* Organiser et planifier les réunions du président : organisation matérielle, respect et suivi des délais de transmission des documents nécessaires.
* Gérer l'accueil physique et téléphonique
* Gérer le flux d'informations et réunions liés aux autres responsabilités du président
* Réaliser et mettre en forme les travaux bureautiques, classement et archivage.
* Participer à l'accueil : être l'interface entre le Président et les élus, le Président et les services, le Président et l'extérieur
* Gérer et mettre à jour le fichier des personnalités
* Organiser les cérémonies de voeux, les cérémonies protocolaires, les déjeuners ou dîners divers et assurer les commandes en lien avec le service intérieur
* Travailler en collaboration avec le service communication
* Assurer un lien et un soutien/conseil protocolaire auprès des Mairies ou autres organismes lors d'organisation d'évènements
* Commander les gerbes et bouquets de fleurs pour les cérémonies, décès et évènements ponctuels.
Coordination des représentations du président:
* Réceptionner et enregistrer les multiples invitations adressées au président et pour lesquelles il ne peut se rendre
* Echanger avec les vice-présidents et les autres élus et sur leur disponibilité pour représentation du président.
* Relayer les informations auprès des différents pôles en lien avec les assistantes de direction des DGA et demander les notes nécessaires à transmettre à l'élu.
* Confirmer aux différents organismes la présence d'un représentant du président et demander les éléments organisationnels pour l'élu concerné.
* Veiller au suivi des plaques de soutien du Département en lien avec les mairies et le service communication.
Diplôme et expérience souhaités
* BTS assistante de direction
* Expérience professionnelle conséquente dans ce type de poste
Compétences et qualités requises
* Respect absolu des obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité tant vis-à-vis de l'interne que de l'externe
* Très autonome, responsable et fiable dans son organisation de travail tout en intégrant le rendu compte au directeur de cabinet
* Capacités à savoir rendre-compte et à relayer les informations auprès des services et de sa hiérarchie
* Indispensable capacité à passer d'une tâche à l'autre
* Bonnes qualités relationnelles, diplomatie et aptitude au contact avec les élus
* Bonnes qualités rédactionnelles et bon orthographe
* Bonne maîtrise du Pack Office
* Bonne connaissance des collectivités territoriales
Avantages
* Régime indemnitaire + prime annuelle
* Opportunités de formation et d'évolution professionnelle
* Jusqu'à 25 jours de congés annuels (soit 5 semaines) et 23 jours de RTT pour 39h hebdomadaires
* Télétravail 2 jours maximum par semaine ou un forfait annuel de 20 jours
* Compte Epargne Temps monétisable
* Remboursement à hauteur de 75 % des frais de transports en commun
* Chèques déjeuners ou restaurant collectif avec participation employeur
* Offre variée du comité d'oeuvres sociales (chèques culture, allocations sportives et culturelles, billetterie pour les loisirs, prestations familiales...)
* Contrat mutuelle et prévoyance avec participation de l'employeur
* Parking à disposition
Candidature à adresser avant le 14 juillet 2025
Poste ouvert au cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux
Si le candidat retenu n'a pas le statut de fonctionnaire, un CDD de un à trois ans pourra être proposé.
Ce poste est accessible à tout(e) candidat(e) remplissant les conditions du décret N° 96-1087 du 10 décembre 1996 portant application de la Loi du 10 juillet 1987 relative au recrutement des personnes handicapées par la voie contractuelle. Ce poste est susceptible de faire l'objet d'un reclassement au sein de la collectivité.
L'assistant de direction assure un lien étroit entre les élus et le président et plus particulièrement avec les vice-présidents notamment pour les multiples représentations du président.
Activités principales du poste :
Organisation de l'activité du président :
* Organiser le temps professionnel du Président : tenue du planning, rappel et suivi des informations importantes, organisation des déplacements en lien avec le service intérieur.
* Traiter les invitations reçues et pour lesquelles le président peut se rendre
* Organiser et planifier les réunions du président : organisation matérielle, respect et suivi des délais de transmission des documents nécessaires.
* Gérer l'accueil physique et téléphonique
* Gérer le flux d'informations et réunions liés aux autres responsabilités du président
* Réaliser et mettre en forme les travaux bureautiques, classement et archivage.
* Participer à l'accueil : être l'interface entre le Président et les élus, le Président et les services, le Président et l'extérieur
* Gérer et mettre à jour le fichier des personnalités
* Organiser les cérémonies de voeux, les cérémonies protocolaires, les déjeuners ou dîners divers et assurer les commandes en lien avec le service intérieur
* Travailler en collaboration avec le service communication
* Assurer un lien et un soutien/conseil protocolaire auprès des Mairies ou autres organismes lors d'organisation d'évènements
* Commander les gerbes et bouquets de fleurs pour les cérémonies, décès et évènements ponctuels.
Coordination des représentations du président:
* Réceptionner et enregistrer les multiples invitations adressées au président et pour lesquelles il ne peut se rendre
* Echanger avec les vice-présidents et les autres élus et sur leur disponibilité pour représentation du président.
* Relayer les informations auprès des différents pôles en lien avec les assistantes de direction des DGA et demander les notes nécessaires à transmettre à l'élu.
* Confirmer aux différents organismes la présence d'un représentant du président et demander les éléments organisationnels pour l'élu concerné.
* Veiller au suivi des plaques de soutien du Département en lien avec les mairies et le service communication.
Diplôme et expérience souhaités
* BTS assistante de direction
* Expérience professionnelle conséquente dans ce type de poste
Compétences et qualités requises
* Respect absolu des obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité tant vis-à-vis de l'interne que de l'externe
* Très autonome, responsable et fiable dans son organisation de travail tout en intégrant le rendu compte au directeur de cabinet
* Capacités à savoir rendre-compte et à relayer les informations auprès des services et de sa hiérarchie
* Indispensable capacité à passer d'une tâche à l'autre
* Bonnes qualités relationnelles, diplomatie et aptitude au contact avec les élus
* Bonnes qualités rédactionnelles et bon orthographe
* Bonne maîtrise du Pack Office
* Bonne connaissance des collectivités territoriales
Avantages
* Régime indemnitaire + prime annuelle
* Opportunités de formation et d'évolution professionnelle
* Jusqu'à 25 jours de congés annuels (soit 5 semaines) et 23 jours de RTT pour 39h hebdomadaires
* Télétravail 2 jours maximum par semaine ou un forfait annuel de 20 jours
* Compte Epargne Temps monétisable
* Remboursement à hauteur de 75 % des frais de transports en commun
* Chèques déjeuners ou restaurant collectif avec participation employeur
* Offre variée du comité d'oeuvres sociales (chèques culture, allocations sportives et culturelles, billetterie pour les loisirs, prestations familiales...)
* Contrat mutuelle et prévoyance avec participation de l'employeur
* Parking à disposition
Candidature à adresser avant le 14 juillet 2025
Poste ouvert au cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux
Si le candidat retenu n'a pas le statut de fonctionnaire, un CDD de un à trois ans pourra être proposé.
Ce poste est accessible à tout(e) candidat(e) remplissant les conditions du décret N° 96-1087 du 10 décembre 1996 portant application de la Loi du 10 juillet 1987 relative au recrutement des personnes handicapées par la voie contractuelle. Ce poste est susceptible de faire l'objet d'un reclassement au sein de la collectivité.
Missions / conditions d'exercice
Missions : L'assistant(e) de direction met en oeuvre l'organisation du Président en prenant en charge le secrétariat, l'accueil, la gestion des réunions.
L'assistant de direction assure un lien étroit entre les élus et le président et plus particulièrement avec les vice-présidents notamment pour les multiples représentations du président.
Activités principales du poste :
Organisation de l'activité du président :
* Organiser le temps professionnel du Président : tenue du planning, rappel et suivi des informations importantes, organisation des déplacements en lien avec le service intérieur.
* Traiter les invitations reçues et pour lesquelles le président peut se rendre
* Organiser et planifier les réunions du président : organisation matérielle, respect et suivi des délais de transmission des documents nécessaires.
* Gérer l'accueil physique et téléphonique
* Gérer le flux d'informations et réunions liés aux autres responsabilités du président
* Réaliser et mettre en forme les travaux bureautiques, classement et archivage.
* Participer à l'accueil : être l'interface entre le Président et les élus, le Président et les services, le Président et l'extérieur
* Gérer et mettre à jour le fichier des personnalités
* Organiser les cérémonies de voeux, les cérémonies protocolaires, les déjeuners ou dîners divers et assurer les commandes en lien avec le service intérieur
* Travailler en collaboration avec le service communication
* Assurer un lien et un soutien/conseil protocolaire auprès des Mairies ou autres organismes lors d'organisation d'évènements
* Commander les gerbes et bouquets de fleurs pour les cérémonies, décès et évènements ponctuels.
Coordination des représentations du président:
* Réceptionner et enregistrer les multiples invitations adressées au président et pour lesquelles il ne peut se rendre
* Echanger avec les vice-présidents et les autres élus et sur leur disponibilité pour représentation du président.
* Relayer les informations auprès des différents pôles en lien avec les assistantes de direction des DGA et demander les notes nécessaires à transmettre à l'élu.
* Confirmer aux différents organismes la présence d'un représentant du président et demander les éléments organisationnels pour l'élu concerné.
* Veiller au suivi des plaques de soutien du Département en lien avec les mairies et le service communication.
L'assistant de direction assure un lien étroit entre les élus et le président et plus particulièrement avec les vice-présidents notamment pour les multiples représentations du président.
Activités principales du poste :
Organisation de l'activité du président :
* Organiser le temps professionnel du Président : tenue du planning, rappel et suivi des informations importantes, organisation des déplacements en lien avec le service intérieur.
* Traiter les invitations reçues et pour lesquelles le président peut se rendre
* Organiser et planifier les réunions du président : organisation matérielle, respect et suivi des délais de transmission des documents nécessaires.
* Gérer l'accueil physique et téléphonique
* Gérer le flux d'informations et réunions liés aux autres responsabilités du président
* Réaliser et mettre en forme les travaux bureautiques, classement et archivage.
* Participer à l'accueil : être l'interface entre le Président et les élus, le Président et les services, le Président et l'extérieur
* Gérer et mettre à jour le fichier des personnalités
* Organiser les cérémonies de voeux, les cérémonies protocolaires, les déjeuners ou dîners divers et assurer les commandes en lien avec le service intérieur
* Travailler en collaboration avec le service communication
* Assurer un lien et un soutien/conseil protocolaire auprès des Mairies ou autres organismes lors d'organisation d'évènements
* Commander les gerbes et bouquets de fleurs pour les cérémonies, décès et évènements ponctuels.
Coordination des représentations du président:
* Réceptionner et enregistrer les multiples invitations adressées au président et pour lesquelles il ne peut se rendre
* Echanger avec les vice-présidents et les autres élus et sur leur disponibilité pour représentation du président.
* Relayer les informations auprès des différents pôles en lien avec les assistantes de direction des DGA et demander les notes nécessaires à transmettre à l'élu.
* Confirmer aux différents organismes la présence d'un représentant du président et demander les éléments organisationnels pour l'élu concerné.
* Veiller au suivi des plaques de soutien du Département en lien avec les mairies et le service communication.
Profils recherchés
Diplôme et expérience souhaités
* BTS assistante de direction
* Expérience professionnelle conséquente dans ce type de poste
Compétences et qualités requises
* Respect absolu des obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité tant vis-à-vis de l'interne que de l'externe
* Très autonome, responsable et fiable dans son organisation de travail tout en intégrant le rendu compte au directeur de cabinet
* Capacités à savoir rendre-compte et à relayer les informations auprès des services et de sa hiérarchie
* Indispensable capacité à passer d'une tâche à l'autre
* Bonnes qualités relationnelles, diplomatie et aptitude au contact avec les élus
* Bonnes qualités rédactionnelles et bon orthographe
* Bonne maîtrise du Pack Office
* Bonne connaissance des collectivités territoriales
Avantages
* Régime indemnitaire + prime annuelle
* Opportunités de formation et d'évolution professionnelle
* Jusqu'à 25 jours de congés annuels (soit 5 semaines) et 23 jours de RTT pour 39h hebdomadaires
* Télétravail 2 jours maximum par semaine ou un forfait annuel de 20 jours
* Compte Epargne Temps monétisable
* Remboursement à hauteur de 75 % des frais de transports en commun
* Chèques déjeuners ou restaurant collectif avec participation employeur
* Offre variée du comité d'oeuvres sociales (chèques culture, allocations sportives et culturelles, billetterie pour les loisirs, prestations familiales...)
* Contrat mutuelle et prévoyance avec participation de l'employeur
* Parking à disposition
Candidature à adresser avant le 14 juillet 2025
Poste ouvert au cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux
Si le candidat retenu n'a pas le statut de fonctionnaire, un CDD de un à trois ans pourra être proposé.
Ce poste est accessible à tout(e) candidat(e) remplissant les conditions du décret N° 96-1087 du 10 décembre 1996 portant application de la Loi du 10 juillet 1987 relative au recrutement des personnes handicapées par la voie contractuelle. Ce poste est susceptible de faire l'objet d'un reclassement au sein de la collectivité.
* BTS assistante de direction
* Expérience professionnelle conséquente dans ce type de poste
Compétences et qualités requises
* Respect absolu des obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité tant vis-à-vis de l'interne que de l'externe
* Très autonome, responsable et fiable dans son organisation de travail tout en intégrant le rendu compte au directeur de cabinet
* Capacités à savoir rendre-compte et à relayer les informations auprès des services et de sa hiérarchie
* Indispensable capacité à passer d'une tâche à l'autre
* Bonnes qualités relationnelles, diplomatie et aptitude au contact avec les élus
* Bonnes qualités rédactionnelles et bon orthographe
* Bonne maîtrise du Pack Office
* Bonne connaissance des collectivités territoriales
Avantages
* Régime indemnitaire + prime annuelle
* Opportunités de formation et d'évolution professionnelle
* Jusqu'à 25 jours de congés annuels (soit 5 semaines) et 23 jours de RTT pour 39h hebdomadaires
* Télétravail 2 jours maximum par semaine ou un forfait annuel de 20 jours
* Compte Epargne Temps monétisable
* Remboursement à hauteur de 75 % des frais de transports en commun
* Chèques déjeuners ou restaurant collectif avec participation employeur
* Offre variée du comité d'oeuvres sociales (chèques culture, allocations sportives et culturelles, billetterie pour les loisirs, prestations familiales...)
* Contrat mutuelle et prévoyance avec participation de l'employeur
* Parking à disposition
Candidature à adresser avant le 14 juillet 2025
Poste ouvert au cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux
Si le candidat retenu n'a pas le statut de fonctionnaire, un CDD de un à trois ans pourra être proposé.
Ce poste est accessible à tout(e) candidat(e) remplissant les conditions du décret N° 96-1087 du 10 décembre 1996 portant application de la Loi du 10 juillet 1987 relative au recrutement des personnes handicapées par la voie contractuelle. Ce poste est susceptible de faire l'objet d'un reclassement au sein de la collectivité.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.