Assistant(e) de Direction - Secrétariat de la CCPRS
Offre n° O010251229000132
Publiée le 29/12/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
9 bis place des martyrs pour la libération, Romilly-sur-Seine (Aube (10))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
2 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Missions principales, objectifs et enjeux:
- 50 % pour : Accueil physique et téléphonique du public :
* Identifier les demandes,
* Renseigner, orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service concerné.
L’agent d’accueil est l'image représentative de la collectivité auprès des usagers.
Un accueil peu aimable peut nuire à l’image de la collectivité.
Garant de l’image du service public.
-50 % pour : Secrétariat CCPRS
Une erreur dans la transmission des informations ou des documents peut avoir une incidence sur le fonctionnement des services.
- 50 % pour : Accueil physique et téléphonique du public :
* Identifier les demandes,
* Renseigner, orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service concerné.
L’agent d’accueil est l'image représentative de la collectivité auprès des usagers.
Un accueil peu aimable peut nuire à l’image de la collectivité.
Garant de l’image du service public.
-50 % pour : Secrétariat CCPRS
Une erreur dans la transmission des informations ou des documents peut avoir une incidence sur le fonctionnement des services.
Missions / conditions d'exercice
50 % Accueil :
- Accueil physique et téléphonique :
- Accueillir le public avec amabilité,
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Adapter un langage clair et compréhensible par tous,
- Renseigner ou recueillir les demandes et/ou réclamations des administrés,
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions,
- Orienter auprès des responsables de services concernés,
- Orienter auprès de la structure compétente,
- Selon la situation / l’urgence prise de notes brèves de l’appel ou de la venue (puis transmission aux responsables de service),
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité,
- Gérer un système de mesure de la fréquentation.
50% Secrétariat de la CCPRS :
- Secrétariat CCPRS :
- Courrier :
- Gérer le courrier arrivé à l’HC :
- Ouvrir et préparer le courrier pour présentation au DGS,
- Enregistrer le courrier dans le « chrono courrier arrivé »,
- Réaliser les copies scan ou papier nécessaires à la diffusion du courrier,
- Assurer la « ventilation » auprès des responsables des services, …
- Réaliser l’affranchissement du courrier des services de la CCPRS
(sauf, s’il est déposé avant 15H, celui des services : Médiathèque / RPEI / MJD / MEFER / Communication / Tourisme / COSEC).
- Gérer le classeur « chrono départ »,
- Récupérer et déposer le courrier à la Mairie de Romilly (une fois par semaine),
- Gérer les mails reçus sur l’adresse mail de la CCPRS :
- Faire suivre le mail ou l’imprimer pour l’orienter vers le visa courrier,
- Réaliser les accusés de réception des demandes reçues…).
- Gestion et affichage d’informations :
- Réaliser la diffusion sur panneau,
- Assurer l’actualisation de l’affichage,
- Réaliser des missions ponctuelles demandées par le DGS.
- Gestion de l’envoi papier du Conseil Communautaire
- Divers :
- Faire signer les courriers, devis, parapheurs des services de la CCPRS… au DGS puis réadresser les éléments au responsable de service concerné,
- Gérer la plateforme téléphonique SFR :
- Paramétrer les postes téléphoniques,
- Programmer le répondeur,
- Réaliser les déclarations d’incidents.
- Assurer la gestion du registre « remarques et observations » :
- transmettre les remarques aux responsables des services concernés,
- s’assurer qu’il y ait bien eu une réponse et relancer le service en cas de non réponse,
- Coordonner si besoin les agendas partagés,
- Gérer les disques durs assurant les sauvegardes (brancher et alterner les disques durs tous les 2 jours et mettre en lieu sûr le disque non utilisé).
- Agenda du Président :
- Gérer les invitations,
- Préparer un dossier pour les rendez-vous du Président (si cela ne concerne pas un dossier en cours d’un Responsable de service),
- Actualiser les agendas du Président,
- Assurer la diffusion des courriers destinés au président,
- Pointer et assurer les envois des cartes de vœux.
- Gérer les stocks de fournitures et les commandes pour le photocopieur (cartouches ; récepteur de poudre ; agrafes).
- Réaliser les achats des produits divers pour l’Hôtel Communautaire (eaux / jetons de lavage /…..).
- Photocopieur :
- Réalisation des calibrages hebdomadaires et des petits entretiens ponctuels,
- Réapprovisionnement en papier des tiroirs,
- Contact des techniciens en cas de problème…
Secrétariat du service Environnement :
- Accueil physique et téléphonique
- Accueillir le public avec amabilité,
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Adapter un langage clair et compréhensible par tous,
- Renseigner ou recueillir les demandes et/ou réclamations des administrés,
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions,
- Orienter, selon la situation, auprès du responsable de service ou son adjoint,
- Orienter auprès de la structure compétente,
- Gérer un système de mesure de la fréquentation.
- Ambassadrice du tri
- Distribuer les rouleaux de sacs jaunes de tri sélectif une fois par an par foyer (en réalisant un contrôle systématique, par adresse, des quantités de rouleaux déjà données selon le quota annuel autorisé - avec le logiciel Excel),
- Réaliser une sensibilisation ou donner des explications sur le tri sélectif (plus ou moins détaillées selon la situation),
- Informer et sensibiliser les administrés sur les collectes des ordures ménagères et du tri sélectif, les points essentiels du règlement de collecte, la déchèterie, les points d’apport volontaire,…
- Donner les calendriers de collecte et expliquer les consignes liées aux collectes,
- Prendre note de l’ensemble des demandes et réclamations physiques ou téléphoniques concernant les collectes OM et tri ou la déchèterie intercommunale puis, selon la situation : répondre verbalement, ou transmettre au chef de service ou son adjoint pour connaitre la réponse à donner,
- Imprimer et préparer les documents de « règlement de collecte ».
- Saisir dans le progiciel « Gestibac » les :
- Réclamations concernant les bacs OM ou le tri sélectif non collectés,
- Demandes de réparations des bacs : couvercles, roues,…,
- Demandes de composteurs,
- Demandes de mise à disposition ou d’échanges de bacs,
- Réadaptations des bacs selon la composition des foyers,
- Signalements des bacs disparus,
- Autres demandes concernant le service environnement.
- Divers :
- Réaliser les bordereaux d’envoi et les envois des courriers,
- Réaliser les commandes de fournitures administratives et consommables informatiques,
- Réaliser l’affranchissement du courrier,
- Présenter pour signature au DGS les devis, courriers,… et selon les consignes, réaliser les envois et copies pour les dossiers.
- Accueil physique et téléphonique :
- Accueillir le public avec amabilité,
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Adapter un langage clair et compréhensible par tous,
- Renseigner ou recueillir les demandes et/ou réclamations des administrés,
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions,
- Orienter auprès des responsables de services concernés,
- Orienter auprès de la structure compétente,
- Selon la situation / l’urgence prise de notes brèves de l’appel ou de la venue (puis transmission aux responsables de service),
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité,
- Gérer un système de mesure de la fréquentation.
50% Secrétariat de la CCPRS :
- Secrétariat CCPRS :
- Courrier :
- Gérer le courrier arrivé à l’HC :
- Ouvrir et préparer le courrier pour présentation au DGS,
- Enregistrer le courrier dans le « chrono courrier arrivé »,
- Réaliser les copies scan ou papier nécessaires à la diffusion du courrier,
- Assurer la « ventilation » auprès des responsables des services, …
- Réaliser l’affranchissement du courrier des services de la CCPRS
(sauf, s’il est déposé avant 15H, celui des services : Médiathèque / RPEI / MJD / MEFER / Communication / Tourisme / COSEC).
- Gérer le classeur « chrono départ »,
- Récupérer et déposer le courrier à la Mairie de Romilly (une fois par semaine),
- Gérer les mails reçus sur l’adresse mail de la CCPRS :
- Faire suivre le mail ou l’imprimer pour l’orienter vers le visa courrier,
- Réaliser les accusés de réception des demandes reçues…).
- Gestion et affichage d’informations :
- Réaliser la diffusion sur panneau,
- Assurer l’actualisation de l’affichage,
- Réaliser des missions ponctuelles demandées par le DGS.
- Gestion de l’envoi papier du Conseil Communautaire
- Divers :
- Faire signer les courriers, devis, parapheurs des services de la CCPRS… au DGS puis réadresser les éléments au responsable de service concerné,
- Gérer la plateforme téléphonique SFR :
- Paramétrer les postes téléphoniques,
- Programmer le répondeur,
- Réaliser les déclarations d’incidents.
- Assurer la gestion du registre « remarques et observations » :
- transmettre les remarques aux responsables des services concernés,
- s’assurer qu’il y ait bien eu une réponse et relancer le service en cas de non réponse,
- Coordonner si besoin les agendas partagés,
- Gérer les disques durs assurant les sauvegardes (brancher et alterner les disques durs tous les 2 jours et mettre en lieu sûr le disque non utilisé).
- Agenda du Président :
- Gérer les invitations,
- Préparer un dossier pour les rendez-vous du Président (si cela ne concerne pas un dossier en cours d’un Responsable de service),
- Actualiser les agendas du Président,
- Assurer la diffusion des courriers destinés au président,
- Pointer et assurer les envois des cartes de vœux.
- Gérer les stocks de fournitures et les commandes pour le photocopieur (cartouches ; récepteur de poudre ; agrafes).
- Réaliser les achats des produits divers pour l’Hôtel Communautaire (eaux / jetons de lavage /…..).
- Photocopieur :
- Réalisation des calibrages hebdomadaires et des petits entretiens ponctuels,
- Réapprovisionnement en papier des tiroirs,
- Contact des techniciens en cas de problème…
Secrétariat du service Environnement :
- Accueil physique et téléphonique
- Accueillir le public avec amabilité,
- S’exprimer clairement et reformuler les demandes,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Adapter un langage clair et compréhensible par tous,
- Renseigner ou recueillir les demandes et/ou réclamations des administrés,
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions,
- Orienter, selon la situation, auprès du responsable de service ou son adjoint,
- Orienter auprès de la structure compétente,
- Gérer un système de mesure de la fréquentation.
- Ambassadrice du tri
- Distribuer les rouleaux de sacs jaunes de tri sélectif une fois par an par foyer (en réalisant un contrôle systématique, par adresse, des quantités de rouleaux déjà données selon le quota annuel autorisé - avec le logiciel Excel),
- Réaliser une sensibilisation ou donner des explications sur le tri sélectif (plus ou moins détaillées selon la situation),
- Informer et sensibiliser les administrés sur les collectes des ordures ménagères et du tri sélectif, les points essentiels du règlement de collecte, la déchèterie, les points d’apport volontaire,…
- Donner les calendriers de collecte et expliquer les consignes liées aux collectes,
- Prendre note de l’ensemble des demandes et réclamations physiques ou téléphoniques concernant les collectes OM et tri ou la déchèterie intercommunale puis, selon la situation : répondre verbalement, ou transmettre au chef de service ou son adjoint pour connaitre la réponse à donner,
- Imprimer et préparer les documents de « règlement de collecte ».
- Saisir dans le progiciel « Gestibac » les :
- Réclamations concernant les bacs OM ou le tri sélectif non collectés,
- Demandes de réparations des bacs : couvercles, roues,…,
- Demandes de composteurs,
- Demandes de mise à disposition ou d’échanges de bacs,
- Réadaptations des bacs selon la composition des foyers,
- Signalements des bacs disparus,
- Autres demandes concernant le service environnement.
- Divers :
- Réaliser les bordereaux d’envoi et les envois des courriers,
- Réaliser les commandes de fournitures administratives et consommables informatiques,
- Réaliser l’affranchissement du courrier,
- Présenter pour signature au DGS les devis, courriers,… et selon les consignes, réaliser les envois et copies pour les dossiers.
Profils recherchés
Savoirs (connaissances) :
- Maitriser les outils de communication/ outils bureautiques / nouvelles technologies et nouveaux équipements.
Savoir-faire (compétences) :
-Excellente présentation,
-Sens du relationnel,
-Aptitude à l’accueil physique et téléphonique du public,
-Sens de l’organisation et de l’autonomie,
-Bonne gestion du temps de travail,
-Gestion d’un standard téléphonique,
-Conserver neutralité et objectivité face aux situations,
-Capacité d’expression orale et écrite:
-Savoir s’exprimer en public, et identifier les personnes capables de répondre à la demande des visiteurs,
-Rédiger des courriers, bordereaux d’envois, rapports, comptes rendus, et documents relatifs à son domaine.
Savoir être (qualités requises) :
-Disponibilité,
-Patience,
-Discrétion,
-Rigueur,
-Sens du relationnel,
-Accueillir le public avec amabilité,
-Conserver neutralité et objectivité face aux situations,
-Capacité d'adaptation, d’initiative et de réactivité dans la conduite des missions,
-Respecter la confidentialité des informations portées à notre connaissance et ne pas les communiquer,
-Rester neutre vis-à-vis des usagers.
- Maitriser les outils de communication/ outils bureautiques / nouvelles technologies et nouveaux équipements.
Savoir-faire (compétences) :
-Excellente présentation,
-Sens du relationnel,
-Aptitude à l’accueil physique et téléphonique du public,
-Sens de l’organisation et de l’autonomie,
-Bonne gestion du temps de travail,
-Gestion d’un standard téléphonique,
-Conserver neutralité et objectivité face aux situations,
-Capacité d’expression orale et écrite:
-Savoir s’exprimer en public, et identifier les personnes capables de répondre à la demande des visiteurs,
-Rédiger des courriers, bordereaux d’envois, rapports, comptes rendus, et documents relatifs à son domaine.
Savoir être (qualités requises) :
-Disponibilité,
-Patience,
-Discrétion,
-Rigueur,
-Sens du relationnel,
-Accueillir le public avec amabilité,
-Conserver neutralité et objectivité face aux situations,
-Capacité d'adaptation, d’initiative et de réactivité dans la conduite des missions,
-Respecter la confidentialité des informations portées à notre connaissance et ne pas les communiquer,
-Rester neutre vis-à-vis des usagers.
Contact et modalités de candidature
Contact
0325395356
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation à envoyer à la Communauté de Communes des Portes de Romilly-Sur-Seine à l'attention de Madame GERARD.
Adresse de l'employeur
Communauté de Communes des PORTES de ROMILLY SUR SEINE
>9 bis place des martyrs pour la libération
10100 Romilly-sur-seine
>9 bis place des martyrs pour la libération
10100 Romilly-sur-seine
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.