Assistant de Direction (H/F)
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Offre n° O011230601080557
Publiée le 20/06/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Pl de l hotel de ville, Narbonne (Aude)
Poste à pourvoir le
01/09/2023
Date limite de candidature
20/07/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction de l'Etat civil - Formalités administratives est chargée de :
* La réception des déclarations et établissement des actes d'état civil et de la conservation et mise à jour de ces actes (naissances, reconnaissances, décès, mariages, changements de nom/prénom, PACS) ; le suivi des licences d'alcool.
* De l'accueil, information, orientation du public et accomplissement des démarches administratives des usagers (CNI/passeports entre autres), dans un processus qualité et d'amélioration continue ayant pour objectif le maintien de la certification QUALIVILLES.
Missions du poste :
Assiste la directrice dans la gestion et l'organisation du service (Etat civil, formalités et cimetières) et assure un ensemble de missions de nature administrative.
* La réception des déclarations et établissement des actes d'état civil et de la conservation et mise à jour de ces actes (naissances, reconnaissances, décès, mariages, changements de nom/prénom, PACS) ; le suivi des licences d'alcool.
* De l'accueil, information, orientation du public et accomplissement des démarches administratives des usagers (CNI/passeports entre autres), dans un processus qualité et d'amélioration continue ayant pour objectif le maintien de la certification QUALIVILLES.
Missions du poste :
Assiste la directrice dans la gestion et l'organisation du service (Etat civil, formalités et cimetières) et assure un ensemble de missions de nature administrative.
Missions / conditions d'exercice
Assistant(e) de Direction :
* Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser, filtrer, rediriger, transmettre.
* Assure la fonction d'interface entre le service du protocole / élus / cabinet du maire, liée aux célébrations des mariages, PACS et parrainages.
* Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l'archivage.
* Remise en forme de document sous forme appropriée (tableau, graphique, présentation power point).
* Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales, écrites et /ou dossiers.
* Comptes rendus des réunions.
* Réalisation du rapport annuel d'activité de la direction.
* Réalisation de bilans statistiques.
* Création d'outils de suivi des dossiers (fichiers, tableaux etc.).
* Rédaction des arrêtés de délégation des agents et des conseillers municipaux sur le logiciel.
* Traitement et suivi des demandes de reprographie.
* Suivi et enregistrement des parapheurs.
Référent(e) RH :
* Vient en appui de sa supérieure pour le pilotage des dossiers de fonds et projets de la direction
* Interface de la DRH pour la transmission des informations de premier niveau auprès de ses collègues
Missions secondaires :
Peut être amené(e), en cas de sous-effectif ou charge de travail exceptionnelle à devoir assurer les missions inhérentes aux officiers de l'état civil ou des agents chargés des formalités administratives.
Conditions particulières du poste (horaires / contraintes...) / Habilitations ou pré-requis éventuels nécessaires sur ce poste / Informations diverses liées au poste :
* Recrutement statutaire ou à défaut contractuel (filière Administrative).
* Rémunération statutaire avec régime indemnitaire.
* Prime annuelle.
* Comité des uvres Sociales : billetterie, chèques vacances, Carte Pass CE.
* Politique RH active : formation, mobilité, évolution de carrière.
* Temps de travail : 7h40/jour soit 1607 heures/an (34 jours de congés + 9.5 jours de RTT)
* Horaires variables encadrés.
* Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser, filtrer, rediriger, transmettre.
* Assure la fonction d'interface entre le service du protocole / élus / cabinet du maire, liée aux célébrations des mariages, PACS et parrainages.
* Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l'archivage.
* Remise en forme de document sous forme appropriée (tableau, graphique, présentation power point).
* Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales, écrites et /ou dossiers.
* Comptes rendus des réunions.
* Réalisation du rapport annuel d'activité de la direction.
* Réalisation de bilans statistiques.
* Création d'outils de suivi des dossiers (fichiers, tableaux etc.).
* Rédaction des arrêtés de délégation des agents et des conseillers municipaux sur le logiciel.
* Traitement et suivi des demandes de reprographie.
* Suivi et enregistrement des parapheurs.
Référent(e) RH :
* Vient en appui de sa supérieure pour le pilotage des dossiers de fonds et projets de la direction
* Interface de la DRH pour la transmission des informations de premier niveau auprès de ses collègues
Missions secondaires :
Peut être amené(e), en cas de sous-effectif ou charge de travail exceptionnelle à devoir assurer les missions inhérentes aux officiers de l'état civil ou des agents chargés des formalités administratives.
Conditions particulières du poste (horaires / contraintes...) / Habilitations ou pré-requis éventuels nécessaires sur ce poste / Informations diverses liées au poste :
* Recrutement statutaire ou à défaut contractuel (filière Administrative).
* Rémunération statutaire avec régime indemnitaire.
* Prime annuelle.
* Comité des uvres Sociales : billetterie, chèques vacances, Carte Pass CE.
* Politique RH active : formation, mobilité, évolution de carrière.
* Temps de travail : 7h40/jour soit 1607 heures/an (34 jours de congés + 9.5 jours de RTT)
* Horaires variables encadrés.
Profils recherchés
Formation juridique ou supérieure souhaitée.
* Maîtrise de la suite bureautique OFFICE (Word, Excel, Power Point).
* Capacités rédactionnelles développées et aptitudes à la prise de note.
* Rigoureux, organisé et méthodique.
* Sens développé de la confidentialité et grande discrétion.
* Capacités d'analyse et de synthèse et force de propositions.
* Connaissance du fonctionnement de l'institution et des différents services.
* Connaissances dans le domaine du droit civil appréciées.
* Maîtrise de la suite bureautique OFFICE (Word, Excel, Power Point).
* Capacités rédactionnelles développées et aptitudes à la prise de note.
* Rigoureux, organisé et méthodique.
* Sens développé de la confidentialité et grande discrétion.
* Capacités d'analyse et de synthèse et force de propositions.
* Connaissance du fonctionnement de l'institution et des différents services.
* Connaissances dans le domaine du droit civil appréciées.
Contact et modalités de candidature
Contact
0468903155
Informations complémentaires
Merci d'adresser vos candidatures (lettre de motivation + CV) à Monsieur le Maire :
Par mail à : emploi-formation@mairie-narbonne.fr
Ou par voie postale
Direction des Ressources Humaines
CS 80823
11785 NARBONNE Cédex
Par mail à : emploi-formation@mairie-narbonne.fr
Ou par voie postale
Direction des Ressources Humaines
CS 80823
11785 NARBONNE Cédex
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE NARBONNE
>Pl de l hotel de ville
11100 Narbonne
>Pl de l hotel de ville
11100 Narbonne
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.