ASSISTANT(e) DE DIRECTION
Offre n° O011260108001392
Publiée le 08/01/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
8 square andre tricoire, Quillan (Aude (11))
Poste à pourvoir le
16/02/2026
Date limite de candidature
08/02/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
GRILLE INDICIAIRE FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE
Descriptif de l'emploi
PRESENTATION DU SERVICE D’AFFECTATION
Positionnement du poste Assistant(e) de direction
Mission principale du service La Direction contribue à la définition des orientations stratégiques de la collectivité et assiste l'autorité territoriale dans la définition, l'explication et la mise en oeuvre de ses orientations dans ses domaines de compétences ou de gestion. Elle impulse, communique et pilote la mise en oeuvre des politiques de la collectivité au sein des directions et services. Elle supervise l'encadrement des services placés sous son autorité et en garantit le bon fonctionnement.
Composition du service (effectif) Le service Direction de la Communauté de Communes se compose :
DGS, DST et responsable des affaires juridiques
CONDITIONS DE TRAVAIL
Horaires de travail la semaine : 35h (ou 39h ) lissées sur la semaine (23js RTT) - 1 jour de télétravail/semaine
Lieu de travail : Siège de la CCPA à Quillan.
Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la personne qu'il assiste
Très grande disponibilité vis-à-vis du cadre, ou de l'élu ou l'élue, auprès desquels il travaille
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Positionnement du poste Assistant(e) de direction
Mission principale du service La Direction contribue à la définition des orientations stratégiques de la collectivité et assiste l'autorité territoriale dans la définition, l'explication et la mise en oeuvre de ses orientations dans ses domaines de compétences ou de gestion. Elle impulse, communique et pilote la mise en oeuvre des politiques de la collectivité au sein des directions et services. Elle supervise l'encadrement des services placés sous son autorité et en garantit le bon fonctionnement.
Composition du service (effectif) Le service Direction de la Communauté de Communes se compose :
DGS, DST et responsable des affaires juridiques
CONDITIONS DE TRAVAIL
Horaires de travail la semaine : 35h (ou 39h ) lissées sur la semaine (23js RTT) - 1 jour de télétravail/semaine
Lieu de travail : Siège de la CCPA à Quillan.
Horaires variables et pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la personne qu'il assiste
Très grande disponibilité vis-à-vis du cadre, ou de l'élu ou l'élue, auprès desquels il travaille
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS ET ACTIVITES DU POSTE
Missions principales, du poste - Assurer le secrétariat particulier du Directeur général des services et du Directeur des Services Techniques,
- Assurer la mise en état des dossiers d’audiences, réunions, rendez-vous, pour le DGS en recueillant les éléments des directions
- Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes-rendus, etc.)
- Suivre certains projets confiés par le Directeur général des services
- Classer et archiver les documents administratifs
- Rédaction des ordres du jour et dossiers des réunions institutionnels (Conseils et bureaux communautaires) et coordination de la rédaction des décisions correspondantes
- Supervision hiérarchique de l’accueil et du ménage du siège : plannings, congés, remplacements, formations, …
- Suivi des projets transverses : demandes de subventions et de paiements, suivi financier, suivi du planning, …
- Suivi et la déclaration des sinistres en l’absence de la responsable des affaires juridiques
Activités du poste - Préparer les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe et coordonner la rédaction des décisions subséquentes (délibération…)
- Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services de la Communauté de communes
- Transmettre les documents dans les délais.
- Intervenir si besoin en appui sur les dossiers.
- Utiliser et maîtriser l'outil informatique (suite des logiciels Office, internet) afin de rédiger les différents documents.
- Réceptionner, enregistrer, vérifier les dossiers et les archiver lorsque nécessaire.
- Assembler, trier, classer et archiver des documents.
- Synthétiser et présenter des informations.
- Identifier les sources de documentations.
- Effectuer des premiers niveaux de recherche documentaire sur internet ou sur les bases d’information de la Communauté de communes
- Assurer la gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances liées aux processus de la Communauté de Communes.
- Gérer l’agenda de l’entité ou du/des responsables, planifier, organiser et suivre les rendez-vous.
- Renseigner, le cas échéant, les tableaux de suivi des activités de la communauté de communes.
- Assurer l'organisation pratique des réunions et des missions (réserver salles ou lieux, inviter les participants, tenir des listings).
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
- Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d’importance.
- Offrir un premier niveau de renseignement,
- Orienter l’interlocuteur vers le collaborateur ou le service compétent.
- Garantir la confidentialité.
- Intervenir (en création, précision ou validation) dans le cadre de processus fonctionnels ou opérationnels de la Communauté de communes, pouvant inclure les processus de gestion, financiers et RH.
- Assurer les relances et demandes diverses permettant de garantir la bonne conduite du processus.
- Proposer si besoin des évolutions concernant les processus en place.
- Assurer le suivi, commander les matériels nécessaires à la bonne exécution du travail du service.
Moyens mis à disposition
1 Bureau
Ordinateur Portable
Téléphone
Missions principales, du poste - Assurer le secrétariat particulier du Directeur général des services et du Directeur des Services Techniques,
- Assurer la mise en état des dossiers d’audiences, réunions, rendez-vous, pour le DGS en recueillant les éléments des directions
- Mettre en œuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes-rendus, etc.)
- Suivre certains projets confiés par le Directeur général des services
- Classer et archiver les documents administratifs
- Rédaction des ordres du jour et dossiers des réunions institutionnels (Conseils et bureaux communautaires) et coordination de la rédaction des décisions correspondantes
- Supervision hiérarchique de l’accueil et du ménage du siège : plannings, congés, remplacements, formations, …
- Suivi des projets transverses : demandes de subventions et de paiements, suivi financier, suivi du planning, …
- Suivi et la déclaration des sinistres en l’absence de la responsable des affaires juridiques
Activités du poste - Préparer les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe et coordonner la rédaction des décisions subséquentes (délibération…)
- Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services de la Communauté de communes
- Transmettre les documents dans les délais.
- Intervenir si besoin en appui sur les dossiers.
- Utiliser et maîtriser l'outil informatique (suite des logiciels Office, internet) afin de rédiger les différents documents.
- Réceptionner, enregistrer, vérifier les dossiers et les archiver lorsque nécessaire.
- Assembler, trier, classer et archiver des documents.
- Synthétiser et présenter des informations.
- Identifier les sources de documentations.
- Effectuer des premiers niveaux de recherche documentaire sur internet ou sur les bases d’information de la Communauté de communes
- Assurer la gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances liées aux processus de la Communauté de Communes.
- Gérer l’agenda de l’entité ou du/des responsables, planifier, organiser et suivre les rendez-vous.
- Renseigner, le cas échéant, les tableaux de suivi des activités de la communauté de communes.
- Assurer l'organisation pratique des réunions et des missions (réserver salles ou lieux, inviter les participants, tenir des listings).
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
- Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d’importance.
- Offrir un premier niveau de renseignement,
- Orienter l’interlocuteur vers le collaborateur ou le service compétent.
- Garantir la confidentialité.
- Intervenir (en création, précision ou validation) dans le cadre de processus fonctionnels ou opérationnels de la Communauté de communes, pouvant inclure les processus de gestion, financiers et RH.
- Assurer les relances et demandes diverses permettant de garantir la bonne conduite du processus.
- Proposer si besoin des évolutions concernant les processus en place.
- Assurer le suivi, commander les matériels nécessaires à la bonne exécution du travail du service.
Moyens mis à disposition
1 Bureau
Ordinateur Portable
Téléphone
Profils recherchés
PROFIL DU POSTE
Les « savoirs » de l’assistant(e) de direction:
- Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d’intervention de la Communauté de communes des Pyrénées audoises
- Maîtrise des techniques d’assistanat de direction
- Techniques d’expression orale et écrite
- Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Rédaction d’ordres du jour, dossiers (en appui des convocations), délibérations, notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc.
- Maîtrise des procédures administratives
- Connaissance de l’environnement public
- Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi.
- Formation requise : assistanat de direction (niveau bac+2)
Les « savoir-faire » de l’assistant(e) de direction:
- Organiser le ou les agendas, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités
- Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d’activité
- Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office
- Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve
- Capacité à travailler en équipe
- Très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse
Les « savoir-être » de l’assistant(e) de direction :
- Très bonne expression orale
- Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie
- Engagement, disponibilité
- Rigueur, fiabilité et discrétion
- Esprit d’initiative, proactivité
- Réactivité et capacités d’adaptation
- Organiser, gérer, anticiper
- Evaluer des informations
- Bonne présentation
Les « savoirs » de l’assistant(e) de direction:
- Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales et du cadre particulier d’intervention de la Communauté de communes des Pyrénées audoises
- Maîtrise des techniques d’assistanat de direction
- Techniques d’expression orale et écrite
- Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Rédaction d’ordres du jour, dossiers (en appui des convocations), délibérations, notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc.
- Maîtrise des procédures administratives
- Connaissance de l’environnement public
- Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi.
- Formation requise : assistanat de direction (niveau bac+2)
Les « savoir-faire » de l’assistant(e) de direction:
- Organiser le ou les agendas, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités
- Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d’activité
- Maitrise de l’ensemble des outils du Pack Office
- Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve
- Capacité à travailler en équipe
- Très bonne capacité de rédaction (orthographe irréprochable) et de synthèse
Les « savoir-être » de l’assistant(e) de direction :
- Très bonne expression orale
- Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie
- Engagement, disponibilité
- Rigueur, fiabilité et discrétion
- Esprit d’initiative, proactivité
- Réactivité et capacités d’adaptation
- Organiser, gérer, anticiper
- Evaluer des informations
- Bonne présentation
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.