MISSIONS PRINCIPALES

Carrière :
- Exécution, suivi et rédaction des actes administratifs liés à la carrière des agents,
- Gestion des dossiers administratifs des agents,
- Déclarations de vacances d’emploi, déclarations de nomination,
- Demandes de visites médicales d’embauches et de suivi auprès des médecins agrées et médecin de prévention du Centre de Gestion,
- Demandes d’affiliation à la CNRACL,
- Déclarations d’embauche auprès de l’URSSAF,
- Demandes des bulletins de casier judiciaire,
- Constitution de dossiers divers liés à la carrière des agents (dossiers de simulation / départ retraite, mutations, CAP, Comité Médical, ATIACL, assurances du personnel…),
- Préparation des entretiens annuels d’évaluation professionnelle (fiches carrière, fiches de poste, tableaux d’avancements d’échelon, de grade, dossiers de promotion interne…),
- Suivi et enregistrement des actions de formation,
- Constitution et instruction des dossiers de demande de validation de services.

Maladies :
- Gestion des congés de maladie, accidents de travail (rédaction des actes administratifs, déclarations CPAM, attestation de salaires, demandes d’expertises médicales, etc…),
- Gestion des dossiers d’assurance du personnel pour les remboursements auprès de la collectivité,
- Gestion des demandes d’indemnités journalières en cas de demi-traitement auprès des organismes de prévoyance des agents (MNT, etc…),
- Gestion des demandes de CLM ou de CDL ou CMO au-delà de 6 mois auprès du Comité Médical,
- Constitution des dossiers de demande d’ATI et révision quinquennale.

Divers :
- Assure la veille juridique du service
- Réception, traitement et diffusion d’informations diverses après des agents (réglementation, notes de service, d’information…)
- Etablissement du bilan social,
- Gestion des congés annuels et heures supplémentaires, du compte épargne-temps,
- Préparer les délibérations relatives au personnel communal,
- Gestion des demandes d’agréments (police municipale, ASVP, agents chargés de constater les infractions au Code de l’Urbanisme…),
- Rédaction des contrats des agents contractuels (de droit public et de droit privé),
- Gestion du recrutement des saisonniers pendant la période estivale (déclarations URSSAF, plannings, paie…),
- Réponses aux demandes d’emplois,
- Préparer des ordres de missions,
- Rédiger des offres d’emplois,
- Etablissement des attestations destinées à Pôle Emploi,
- Rédaction de courriers, attestations diverses, certificats administratifs,
- Préparation des documents nécessaires aux réunions du CST,
- Préparation des dossiers de demande de médaille du travail pour les agents communaux auprès de la Préfecture,
- Assure la commande des chèques cadeaux des enfants du personnel à l’occasion des fêtes de fin d’année,
- Fait le lien entre les agents et les services du CIOS (mettre à jour les listings, assurer la diffusion des informations, faire les demandes des prestations familiales ou liées à la carrière de l’agent, etc…),
- Met en œuvre et organiser les élections professionnelles (CTP et CHSCT) tous les 4 ans.

Salaires :
- Etablissement des paies des titulaires, contractuels, emplois aidés, et des indemnités des élus,
- Ordonnancement des cotisations salariales et patronales obligatoires,
- Etablissements des mandats de paie en comptabilité,
- Etablissement du Rapport Social unique (RSU), et autres déclarations de cotisations annuelles,
- Etablissement et suivi du budget prévisionnel du personnel,
- Exécution, suivi et rédaction des actes administratifs liés au régime indemnitaire,
- Contrôle et mise en œuvre du supplément familial de traitement,
- Déclarer les salaires et absences des agents contractuels relevant du droit privé auprès de l’ASP,
- Assurer le suivi des remboursements ASP (vérification P503).

Formations :
- Pré-inscription en ligne des agents en formation sur le site du CNFPT,
- Assure le suivi des formations obligatoires (FCO PM, formations d’intégration, de professionnalisation…),
- Assure l’obligation de formation des emplois aidés,
- Demande des devis,
- Vérifie les crédits budgétaires en matière de formation.

Assure ponctuellement l’accueil physique et téléphonique du public :
- Accueillir le public,
- Prendre des messages,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Mettre en relation des correspondants,
- Réceptionner et préparer les demandes administratives diverses (autorisations de sortie du territoire…),
- Rédiger des attestations diverses, des courriers,
- Orienter le public vers les services compétents,
- Recueillir les demandes des usagers et les transmettre auprès des services adéquats,
- Prendre les réservations des courts de tennis.

Aide à la gestion du secrétariat général :
- Binôme de l’assistante de Gestion Administrative, assure la gestion courante et le fonctionnement du service en l’absence de sa collègue,

Assistant de prévention :
- Assure l’élaboration du document unique et sa mise à jour
- Propose des améliorations de conditions de travail