Chargé d'accueil - état civil - citoyenneté
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O012240301375821
Publiée le 06/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville, Capdenac-Gare (Aveyron)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La Ville de Capdenac-Gare (4 600 habitants) est la deuxième commune du Grand Figeac (45 000 habitants), territoire dynamique de la Mécanic Vallée et Pays d'Art et d'Histoire.
Dans le cadre de la création du service Citoyenneté-Communication, la Commune de Capdenac-Gare recrute un agent administratif polyvalent.
Sous la Responsabilité du Maire, de la Directrice Générale des Services et de la Responsable de Service, vous exercerez au sein du Service Citoyenneté - Communication les fonctions de Chargé(e) d'accueil - état civil - citoyenneté.
Dans le cadre de la création du service Citoyenneté-Communication, la Commune de Capdenac-Gare recrute un agent administratif polyvalent.
Sous la Responsabilité du Maire, de la Directrice Générale des Services et de la Responsable de Service, vous exercerez au sein du Service Citoyenneté - Communication les fonctions de Chargé(e) d'accueil - état civil - citoyenneté.
Missions / conditions d'exercice
Au sein d'un service composé de trois agents, vous occuperez les missions suivantes :
Missions Citoyenneté / Officier d'état civil :
- Accueil et information du public : informations municipales et des autres services publics ou autres (permanences), recherche et remise d'imprimés CERFA de toute nature
- Accueil téléphonique avec orientation des appels, prises de message liés au transfert d'appels
- Gestion de la boîte mails contact
- Service état civil : actes d'état civil : naissance, reconnaissance, baptême civil, pacte civil et de solidarité, mariage, décès, retranscription des mentions, délivrance carte nationale d'identité et passeport, changement de noms et de prénoms, légalisation de signature, gestion des opérations funéraires (dont les crémations) et gestion des cimetières, attestation de domicile et d'hébergement
- Gestion et mise à jour du panneau des clés des bâtiments publics
- Gestion de l'affichage réglementaire et divers
- Gestion du courrier des services : enregistrement du courrier arrivé, préparation du facturier, timbrage, départ du courrier
- Nouveaux arrivants : enregistrement des formulaires
- Cabinet : enregistrement des demandes des RDV, réponse aux invitations avec mise à jour, le cas échéant, de l'agenda du Maire et du Premier Adjoint
Missions de premier niveau pour les autres services :
- Police Municipale et Environnement : transmission des signalements et des réclamations, gestion des licences débit de boissons et tabac des bars et restaurants, recueil et gestion des objets trouvés, gestion des animaux perdus
- Service Education Enfance Jeunesse : inscriptions scolaires
- Sécurité civile : participation aux missions de gestion des risques majeurs et autres risques
- Tous services : réception des livraisons et colis, reliure,
- CCAS - habitat : réception et envoi des demandes de logement social
Missions Communication :
- Utilisation des outils de la Collectivité : Facebook et site internet, et à venir application citoyenne
- Mises à jour diverses : annuaire téléphonique, formulaires, fichier des associations, blocs mails des envois groupés, reliure, copie, classement et archivage
- Presse : transfert aux correspondants de presse des articles de la Collectivité (dont cérémonies officielles), des associations ou autres
Missions complémentaires citoyenneté :
- Elections : organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins, définir l'organisation des bureaux de vote, contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin
- Recensement : organisation du recensement de la population (constitution et suivi des listes du recensement, participer à l'organisation de l'équipe des agents recenseurs, transmission des documents à l'INSEE)
- Commémorations et cérémonies : organisation du déroulement des cérémonies , gestion des invitations et de la logistique (ex : cérémonie avec les associations, cérémonie de remise de cartes électorales aux nouveaux électeurs, cérémonie d'accueil des nouveaux arrivants...)
Missions Citoyenneté / Officier d'état civil :
- Accueil et information du public : informations municipales et des autres services publics ou autres (permanences), recherche et remise d'imprimés CERFA de toute nature
- Accueil téléphonique avec orientation des appels, prises de message liés au transfert d'appels
- Gestion de la boîte mails contact
- Service état civil : actes d'état civil : naissance, reconnaissance, baptême civil, pacte civil et de solidarité, mariage, décès, retranscription des mentions, délivrance carte nationale d'identité et passeport, changement de noms et de prénoms, légalisation de signature, gestion des opérations funéraires (dont les crémations) et gestion des cimetières, attestation de domicile et d'hébergement
- Gestion et mise à jour du panneau des clés des bâtiments publics
- Gestion de l'affichage réglementaire et divers
- Gestion du courrier des services : enregistrement du courrier arrivé, préparation du facturier, timbrage, départ du courrier
- Nouveaux arrivants : enregistrement des formulaires
- Cabinet : enregistrement des demandes des RDV, réponse aux invitations avec mise à jour, le cas échéant, de l'agenda du Maire et du Premier Adjoint
Missions de premier niveau pour les autres services :
- Police Municipale et Environnement : transmission des signalements et des réclamations, gestion des licences débit de boissons et tabac des bars et restaurants, recueil et gestion des objets trouvés, gestion des animaux perdus
- Service Education Enfance Jeunesse : inscriptions scolaires
- Sécurité civile : participation aux missions de gestion des risques majeurs et autres risques
- Tous services : réception des livraisons et colis, reliure,
- CCAS - habitat : réception et envoi des demandes de logement social
Missions Communication :
- Utilisation des outils de la Collectivité : Facebook et site internet, et à venir application citoyenne
- Mises à jour diverses : annuaire téléphonique, formulaires, fichier des associations, blocs mails des envois groupés, reliure, copie, classement et archivage
- Presse : transfert aux correspondants de presse des articles de la Collectivité (dont cérémonies officielles), des associations ou autres
Missions complémentaires citoyenneté :
- Elections : organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins, définir l'organisation des bureaux de vote, contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin
- Recensement : organisation du recensement de la population (constitution et suivi des listes du recensement, participer à l'organisation de l'équipe des agents recenseurs, transmission des documents à l'INSEE)
- Commémorations et cérémonies : organisation du déroulement des cérémonies , gestion des invitations et de la logistique (ex : cérémonie avec les associations, cérémonie de remise de cartes électorales aux nouveaux électeurs, cérémonie d'accueil des nouveaux arrivants...)
Profils recherchés
SAVOIRS :
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- connaissance de la législation en matière d'état civil
- connaissance des procédures liées au scrutin de vote
- connaissance des modalités du recensement
- maîtriser les techniques de secrétariat et les outils informatiques de bureautique
SAVOIR FAIRE :
- accueillir et orienter le public vers les personnes et services compétents
- appliquer les règles de communication et de protocole
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
- appliquer les procédures administratives de délivrance des actes d'état civil, CNI et passeport, tenue des registres
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- rechercher des informations, notamment réglementaires
- vérifier la validité des informations traitées
SAVOIR ETRE :
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion)
- sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue
- capacité à travailler en équipe
- rigueur, réactivité, adaptabilité, autonomie
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- connaissance de la législation en matière d'état civil
- connaissance des procédures liées au scrutin de vote
- connaissance des modalités du recensement
- maîtriser les techniques de secrétariat et les outils informatiques de bureautique
SAVOIR FAIRE :
- accueillir et orienter le public vers les personnes et services compétents
- appliquer les règles de communication et de protocole
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
- appliquer les procédures administratives de délivrance des actes d'état civil, CNI et passeport, tenue des registres
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- rechercher des informations, notamment réglementaires
- vérifier la validité des informations traitées
SAVOIR ETRE :
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion)
- sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue
- capacité à travailler en équipe
- rigueur, réactivité, adaptabilité, autonomie
Contact et modalités de candidature
Contact
0565802222
Informations complémentaires
Poste à pourvoir rapidement.
Rémunération : grilles indiciaires F.P.T + régime indemnitaire RIFSEEP (IFSE + CIA)+ Tickets Restaurant + CNAS + participation employeur à la prévoyance et avantages divers.
Adresser une lettre de motivation accompagnée d'un CV à Monsieur le Maire - Hôtel de Ville - 1 Avenue Albert Thomas - BP 29 - 12700 CAPDENAC-GARE ou par courriel à : contact@capdenacgare.fr
Si candidat fonctionnaire : fournir le dernier arrêté et le dernier compte-rendu d'entretien individuel
Renseignements : Madame Sandra Bourré - R.H
Rémunération : grilles indiciaires F.P.T + régime indemnitaire RIFSEEP (IFSE + CIA)+ Tickets Restaurant + CNAS + participation employeur à la prévoyance et avantages divers.
Adresser une lettre de motivation accompagnée d'un CV à Monsieur le Maire - Hôtel de Ville - 1 Avenue Albert Thomas - BP 29 - 12700 CAPDENAC-GARE ou par courriel à : contact@capdenacgare.fr
Si candidat fonctionnaire : fournir le dernier arrêté et le dernier compte-rendu d'entretien individuel
Renseignements : Madame Sandra Bourré - R.H
Adresse de l'employeur
Mairie Capdenac-Gare
>Hôtel de ville
12700 Capdenac-gare
>Hôtel de ville
12700 Capdenac-gare
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.