Assistant(e) de Direction
Offre n° O012251003000020
Publiée le 03/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place charles de gaulle, Rodez (Aveyron)
Poste à pourvoir le
01/12/2025
Date limite de candidature
02/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le poste est rattaché à la Direction Générale du Pôle, sous l'autorité du Directeur Général Adjoint.
Placée directement sous l'autorité du DGA, l'assistant(e) de direction assure à titre principal l'accompagnement du DGA et, à titre subsidiaire, la continuité de service pour les directions du pôle.
L'assistant(e) de direction apporte un appui permanent au DGA en termes d'organisation, de gestion administrative et de suivi des dossiers. Interface opérationnelle avec les différents interlocuteurs internes et externes, il/ elle assure la coordination et/ ou le suivi de procédures ou dossiers transversaux au pôle.
Placée directement sous l'autorité du DGA, l'assistant(e) de direction assure à titre principal l'accompagnement du DGA et, à titre subsidiaire, la continuité de service pour les directions du pôle.
L'assistant(e) de direction apporte un appui permanent au DGA en termes d'organisation, de gestion administrative et de suivi des dossiers. Interface opérationnelle avec les différents interlocuteurs internes et externes, il/ elle assure la coordination et/ ou le suivi de procédures ou dossiers transversaux au pôle.
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat/ pilotage de l'agenda
> Gestion des parapheurs entrants et sortants
> Prendre les initiatives nécessaires a?n d'assurer le bon fonctionnement quotidien de la DGA au plan matériel et logistique (gestion des fournitures, stock de papier, coordination des commandes collectives au pôle...).
> Priorisation des informations reçues (par mail, contacts téléphoniques, ...) et alerte du DGA des réponses à apporter en fonction de ces priorités et échéances
> Accueil téléphonique et physique
> Organisation logistique des déplacements, réunions, événements du pôle
> Gestion de l'agenda du DGA
> Rédaction de notes (rapports, mails) sur demande du DGA
> Effectuer tous travaux de secrétariat classique : enregistrement des courriers, classement, reproduction de documents
Taches administratives
> Rédaction de comptes-rendus de réunion, notes, ?ches synthétiques, rapports
> Coordination et suivi des demandes d'éléments produits ou à produire pour le Président, le cabinet, la direction générale, les autres pôles ou les directeurs du pôle et relances éventuelles pour tenir les délais impartis
> Constitution des dossiers pour les réunions du DGA, réponses à apporter
> Traitement des courriers arrivés, informations reçues sur les plateformes de communication avec les tribunaux ou experts judiciaires (TELERECOURS, SAGACE, OPALEXE, ...)
Suivi de dossiers transversaux
> Par délégation du DGA, préparer des validations et mener des processus sur les outils numériques relatifs dédiés
aux déplacements (GFD), au paiement de factures (GECCO), aux rapports (Airdélib)
> Assurer un lien transversal ef?cace avec les directions du Pôle, avec le cabinet, la direction générale, les autres Pôles et avec les agences et services associés du " groupe Aveyron
> Coordination et préparation des entretiens annuels
> Coordination de la constitution de dossiers avec les directions du pôle (rapport annuel d'activité, rapport développement durable, dossiers liés à l'assemblée départementale ou commission permanente, - rétroplanning, regroupement des rapports, relances,....)
> Coordination des assistant(e) de direction du pôle sur des dossiers communs
> Fonction de référent sur des sujets spéci?ques (numérique,...)
> Collecter et consolider des informations relatives à la gestion du personnel (congés, horaires), particulièrement des directeurs du pôle et leurs adjoints
> Gestion des parapheurs entrants et sortants
> Prendre les initiatives nécessaires a?n d'assurer le bon fonctionnement quotidien de la DGA au plan matériel et logistique (gestion des fournitures, stock de papier, coordination des commandes collectives au pôle...).
> Priorisation des informations reçues (par mail, contacts téléphoniques, ...) et alerte du DGA des réponses à apporter en fonction de ces priorités et échéances
> Accueil téléphonique et physique
> Organisation logistique des déplacements, réunions, événements du pôle
> Gestion de l'agenda du DGA
> Rédaction de notes (rapports, mails) sur demande du DGA
> Effectuer tous travaux de secrétariat classique : enregistrement des courriers, classement, reproduction de documents
Taches administratives
> Rédaction de comptes-rendus de réunion, notes, ?ches synthétiques, rapports
> Coordination et suivi des demandes d'éléments produits ou à produire pour le Président, le cabinet, la direction générale, les autres pôles ou les directeurs du pôle et relances éventuelles pour tenir les délais impartis
> Constitution des dossiers pour les réunions du DGA, réponses à apporter
> Traitement des courriers arrivés, informations reçues sur les plateformes de communication avec les tribunaux ou experts judiciaires (TELERECOURS, SAGACE, OPALEXE, ...)
Suivi de dossiers transversaux
> Par délégation du DGA, préparer des validations et mener des processus sur les outils numériques relatifs dédiés
aux déplacements (GFD), au paiement de factures (GECCO), aux rapports (Airdélib)
> Assurer un lien transversal ef?cace avec les directions du Pôle, avec le cabinet, la direction générale, les autres Pôles et avec les agences et services associés du " groupe Aveyron
> Coordination et préparation des entretiens annuels
> Coordination de la constitution de dossiers avec les directions du pôle (rapport annuel d'activité, rapport développement durable, dossiers liés à l'assemblée départementale ou commission permanente, - rétroplanning, regroupement des rapports, relances,....)
> Coordination des assistant(e) de direction du pôle sur des dossiers communs
> Fonction de référent sur des sujets spéci?ques (numérique,...)
> Collecter et consolider des informations relatives à la gestion du personnel (congés, horaires), particulièrement des directeurs du pôle et leurs adjoints
Profils recherchés
COMPÉTENCES ET APTITUDES
Compétences métier
> Connaissance générale des services de la collectivité et du " groupe Aveyron
> Maîtrise de la communication, orale et écrite
> Maîtrise des techniques de secrétariat, d'accueil et des outils bureautiques (word, excel, powerpoint, internet)
> Capacités rédactionnelles et relationnelles
> Connaissance des processus administratifs de la collectivité, et connaissance des logiciels de gestion dédiés
Aptitudes requises
> Rigueur, discrétion et disponibilité
> Sens de l'organisation, de l'anticipation
> Posséder des capacités d'initiative, de priorisation des tâches et de réactivité : qualités personnelles permettant de faire face rapidement à des situations relationnelles délicates et/ou complexes, garantir les réponses dans les délais
> Capacité à travailler de manière autonome, à être force de proposition, notamment dans un objectif d'amélioration et d'optimisation des procédures, (classement, traitement des courriers, notes,...) en veillant à intégrer les process collectifs mis en place par la collectivité
> Posséder des capacités d'accueil et un bon sens relationnel
> Capacité à travailler en équipe
> Etre capable de véhiculer une image valorisante du Pôle et de la collectivité
> Faire preuve de discrétion et de confidentialité
Formation et expérience
> Formation et/ou expérience dans la gestion administrative confirmée
CONDITIONS D'EXERCICE
Contexte du poste/contraintes
> Disponibilité pour s'adapter aux rythmes et horaires de travail variables
> Situation de travail parfois délicates nécessitant tact et sens de la discrétion
> Nombreux contacts externes et internes
Compétences métier
> Connaissance générale des services de la collectivité et du " groupe Aveyron
> Maîtrise de la communication, orale et écrite
> Maîtrise des techniques de secrétariat, d'accueil et des outils bureautiques (word, excel, powerpoint, internet)
> Capacités rédactionnelles et relationnelles
> Connaissance des processus administratifs de la collectivité, et connaissance des logiciels de gestion dédiés
Aptitudes requises
> Rigueur, discrétion et disponibilité
> Sens de l'organisation, de l'anticipation
> Posséder des capacités d'initiative, de priorisation des tâches et de réactivité : qualités personnelles permettant de faire face rapidement à des situations relationnelles délicates et/ou complexes, garantir les réponses dans les délais
> Capacité à travailler de manière autonome, à être force de proposition, notamment dans un objectif d'amélioration et d'optimisation des procédures, (classement, traitement des courriers, notes,...) en veillant à intégrer les process collectifs mis en place par la collectivité
> Posséder des capacités d'accueil et un bon sens relationnel
> Capacité à travailler en équipe
> Etre capable de véhiculer une image valorisante du Pôle et de la collectivité
> Faire preuve de discrétion et de confidentialité
Formation et expérience
> Formation et/ou expérience dans la gestion administrative confirmée
CONDITIONS D'EXERCICE
Contexte du poste/contraintes
> Disponibilité pour s'adapter aux rythmes et horaires de travail variables
> Situation de travail parfois délicates nécessitant tact et sens de la discrétion
> Nombreux contacts externes et internes
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
les candidatures sont à déposer directement sur Aveyron.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.