Assistant(e) de Direction
Offre n° O012260904001036
Publiée le 04/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville, Rodez (Aveyron (12))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, vous aurez pour mission le secrétariat de direction contribuant au bon fonctionnement de l’activité administrative et à la coordination des échanges internes et externes.
Missions / conditions d'exercice
•Assurer le secrétariat de la Direction générale mutualisée avec Rodez Agglomération et la gestion de son agenda. En cas d’absence, interventions ponctuelles pour les services situés à proximité immédiate (assistante du Maire et assistante des élus).
•Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements (réservation de salle, invitations, préparation des supports, dossiers, mise à jour de listings…).
•Assurer l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la DGS.
•Assurer le traitement de la messagerie générale de la Ville de Rodez et ventiler les messages aux services destinataires.
•Assurer l’enregistrement du courrier arrivé dans la mairie et du courrier départ (suivi des réponses apportées dans les délais impartis).
•Rédiger notes, courriers et documents de travail.
• Contrôler les documents et courriers mis à signature (organisation et gestion des parapheurs, respect du modèle type, orthographe, mise en page…).
• Assurer le respect des visas internes et des process de validation des parapheurs.
•Suivre l’agenda, et centraliser les plannings de congés des encadrants de la collectivité,
•Participer à la diffusion de l’information interne entre les services et la direction générale.
•Coordonner les demandes des services auprès de la DGS et assurer la rédaction, la diffusion et le classement des notes de service
•Assurer le lien entre élus et astreinte pour le bon fonctionnement des services, en lien avec les services techniques.
•Assurer le classement, l’archivage.
•Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements (réservation de salle, invitations, préparation des supports, dossiers, mise à jour de listings…).
•Assurer l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la DGS.
•Assurer le traitement de la messagerie générale de la Ville de Rodez et ventiler les messages aux services destinataires.
•Assurer l’enregistrement du courrier arrivé dans la mairie et du courrier départ (suivi des réponses apportées dans les délais impartis).
•Rédiger notes, courriers et documents de travail.
• Contrôler les documents et courriers mis à signature (organisation et gestion des parapheurs, respect du modèle type, orthographe, mise en page…).
• Assurer le respect des visas internes et des process de validation des parapheurs.
•Suivre l’agenda, et centraliser les plannings de congés des encadrants de la collectivité,
•Participer à la diffusion de l’information interne entre les services et la direction générale.
•Coordonner les demandes des services auprès de la DGS et assurer la rédaction, la diffusion et le classement des notes de service
•Assurer le lien entre élus et astreinte pour le bon fonctionnement des services, en lien avec les services techniques.
•Assurer le classement, l’archivage.
Profils recherchés
Savoir :
• Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales et de l’environnement institutionnel : comprendre le contexte et les enjeux, connaître les circuits et les procédures administratives
• Maîtriser l’organisation du travail et la gestion du temps
• Connaître les règles de l’expression orale et écrite de qualité
• Connaître les missions des services de la Collectivité et la relation des services avec les élus
Savoir-faire :
• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer les priorités
• Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur et relayer si nécessaire vers la personne adéquate
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, logiciel de courrier et de comptabilité
• Rigueur administrative et respect des échéances
Savoir-être :
• Sens de l’organisation, réactivité, autonomie et aisance relationnelle
• Sens de l’accueil, disponibilité, écoute
• Confiance relationnelle, garant de l’image de la personne qu’elle assiste ainsi que de l’institution
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Qualités rédactionnelles
Contraintes et spécificités du poste :
- Grande disponibilité en fonction des obligations du service (rares réunions en soirée)
• Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales et de l’environnement institutionnel : comprendre le contexte et les enjeux, connaître les circuits et les procédures administratives
• Maîtriser l’organisation du travail et la gestion du temps
• Connaître les règles de l’expression orale et écrite de qualité
• Connaître les missions des services de la Collectivité et la relation des services avec les élus
Savoir-faire :
• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer les priorités
• Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur et relayer si nécessaire vers la personne adéquate
• Bonne maîtrise des outils bureautiques, logiciel de courrier et de comptabilité
• Rigueur administrative et respect des échéances
Savoir-être :
• Sens de l’organisation, réactivité, autonomie et aisance relationnelle
• Sens de l’accueil, disponibilité, écoute
• Confiance relationnelle, garant de l’image de la personne qu’elle assiste ainsi que de l’institution
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Qualités rédactionnelles
Contraintes et spécificités du poste :
- Grande disponibilité en fonction des obligations du service (rares réunions en soirée)
Contact et modalités de candidature
Contact
0565778800
Informations complémentaires
Avantages collectifs au travail
- Prime de fin d’année
- Titres restaurant (participation employeur de 50%)
- Participation à la mutuelle labellisée PREVOYANCE
- Participation à la mutuelle SANTE (convention de participation)
- Comité d’Action Sociale
- Forfait Mobilité Durable
- Régime indemnitaire RIFSEEP
- RTT
- Prime de fin d’année
- Titres restaurant (participation employeur de 50%)
- Participation à la mutuelle labellisée PREVOYANCE
- Participation à la mutuelle SANTE (convention de participation)
- Comité d’Action Sociale
- Forfait Mobilité Durable
- Régime indemnitaire RIFSEEP
- RTT
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.