Agent des formalités civiles titres sécurisés H/F
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O013230701123855
Publiée le 18/07/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de l'Hôtel de Ville, Aix-en-Provence (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
04/09/2023
Date limite de candidature
04/09/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'agent des formalités civiles affecté aux Titres Sécurisés participe à l'organisation du service des Titres Sécurisés en assurant l'accueil physique et téléphonique des usagers ainsi que l'instruction des opérations liées aux Titres Sécurisés.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES
Gérer l'accueil physique et téléphonique :
- Identifier, renseigner et satisfaire les attentes des usagers. Informer sur la réglementation en vigueur
- Gérer des prises de rendez-vous et du planning de rendez-vous
- Communiquer les documents nécessaires à la constitution du dossier en respectant la réglementation en vigueur
Instruire les demandes de titres sécurisés :
- Saisie informatique des demandes de titres sécurisés sur le logiciel ANTS
- Assurer le contrôle réglementaire des demandes relatives aux titres sécurisés en appliquant les procédures
- Remise des titres sécurisés aux usagers en respectant la procédure
Gérer l'administratif et le suivi des dossiers :
- Gestion des courriers administratifs et archivage
- Envoi des titres de séjours à la Sous-Préfecture
Suivre les Recueils :
- Suivi des recueils faits jusqu'à validation
- Gestion, suivi du classeur des priorités et appels téléphoniques lorsque les titres sont arrivés au service
Assurer le Back Office :
- Envoi des demandes d'actes de naissance aux mairies et relances éventuelles
- Suivi des titres sécurisés arrivant à expiration et relances téléphoniques aux usagers. Destruction des titres sécurisés arrivés à expiration
Gérer le Dispositif de recueil mobile :
- Instruction des demandes de CNI à domicile (ainsi que les EPHAD, hôpitaux..) et remises des titres
- Gestion des prises de rendez-vous à domicile
Accompagner les usagers aux démarches administratives en ligne :
- Instruction et accompagnement des usagers dans leurs démarches de services web : permis de conduire, cartes grises....
Assurer le Rôle de référent RH :
- Gestion et suivi des congés des agents, jours de formation, arrêt maladie...
- Gestion et suivi des CET
Gérer l'accueil physique et téléphonique :
- Identifier, renseigner et satisfaire les attentes des usagers. Informer sur la réglementation en vigueur
- Gérer des prises de rendez-vous et du planning de rendez-vous
- Communiquer les documents nécessaires à la constitution du dossier en respectant la réglementation en vigueur
Instruire les demandes de titres sécurisés :
- Saisie informatique des demandes de titres sécurisés sur le logiciel ANTS
- Assurer le contrôle réglementaire des demandes relatives aux titres sécurisés en appliquant les procédures
- Remise des titres sécurisés aux usagers en respectant la procédure
Gérer l'administratif et le suivi des dossiers :
- Gestion des courriers administratifs et archivage
- Envoi des titres de séjours à la Sous-Préfecture
Suivre les Recueils :
- Suivi des recueils faits jusqu'à validation
- Gestion, suivi du classeur des priorités et appels téléphoniques lorsque les titres sont arrivés au service
Assurer le Back Office :
- Envoi des demandes d'actes de naissance aux mairies et relances éventuelles
- Suivi des titres sécurisés arrivant à expiration et relances téléphoniques aux usagers. Destruction des titres sécurisés arrivés à expiration
Gérer le Dispositif de recueil mobile :
- Instruction des demandes de CNI à domicile (ainsi que les EPHAD, hôpitaux..) et remises des titres
- Gestion des prises de rendez-vous à domicile
Accompagner les usagers aux démarches administratives en ligne :
- Instruction et accompagnement des usagers dans leurs démarches de services web : permis de conduire, cartes grises....
Assurer le Rôle de référent RH :
- Gestion et suivi des congés des agents, jours de formation, arrêt maladie...
- Gestion et suivi des CET
Profils recherchés
PROFIL
De formation administrative, vous possédez les capacités et qualités ci-dessous :
- Techniques d'accueil et de communication, capacités rédactionnelles et maîtrise des procédures administratives,
- Aisance relationnelle, courtoisie, sens du service public,
- Rigueur, polyvalence et réactivité, autonomie
De formation administrative, vous possédez les capacités et qualités ci-dessous :
- Techniques d'accueil et de communication, capacités rédactionnelles et maîtrise des procédures administratives,
- Aisance relationnelle, courtoisie, sens du service public,
- Rigueur, polyvalence et réactivité, autonomie
Contact et modalités de candidature
Contact
0442918993
Informations complémentaires
Horaires : semaine de 37h30 sur 4 jours : 3 jours de 7h30 à 18h30 1 jour de 8h à 16h30
Rémunération statuaire + Rifseep + Ticket Restaurant + Prime « vacances » + prestations sociales, familiales & culturelles
Adresser votre candidature (lettre de motivation, CV, dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires)
avant le 4 septembre 2023
Par courrier :
DGAS Ressources Humaines et Numérique
Département RH
Direction recrutement et développement des compétences - Service Recrutement
CS 30715
13616 Aix en Provence Cedex 01
Par mail :
Recrutement2@mairie-aixenprovence.fr
Informations complémentaires
Madame BOGLIONE Joanne, Responsable du Bureau des Titres Sécurisés 04 42 91 99 98
Madame LEYRONAS Marie, Gestionnaire Recrutement 04 42 91 89 93
Rémunération statuaire + Rifseep + Ticket Restaurant + Prime « vacances » + prestations sociales, familiales & culturelles
Adresser votre candidature (lettre de motivation, CV, dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires)
avant le 4 septembre 2023
Par courrier :
DGAS Ressources Humaines et Numérique
Département RH
Direction recrutement et développement des compétences - Service Recrutement
CS 30715
13616 Aix en Provence Cedex 01
Par mail :
Recrutement2@mairie-aixenprovence.fr
Informations complémentaires
Madame BOGLIONE Joanne, Responsable du Bureau des Titres Sécurisés 04 42 91 99 98
Madame LEYRONAS Marie, Gestionnaire Recrutement 04 42 91 89 93
Adresse de l'employeur
COMMUNE D'AIX-EN-PROVENCE
>Place de l'Hôtel de Ville
13616 AIX-EN-PROVENCE
>Place de l'Hôtel de Ville
13616 AIX-EN-PROVENCE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.