Au sein de la Direction Juridique de la Direction Générale Déléguée Appuis et Services, le Gestionnaire subventions associations à pour missions principales :
Assurer la gestion et le suivi des subventions versées de droit commun et apporter un conseil juridique sur le droit des associations.
Relations régulières avec les services de la Métropole notamment finances et les services opérationnels
Contacts directs et échanges permanents avec les référents subvention des DGD
Relations et échanges permanents avec les associations, l'éditeur de logiciel de gestion des subventions
Relations ponctuelles avec les cadres et Élus de la Métropole

Le quotidien du gestionnaire subventions associations est varié :

* Assurer la gestion et le suivi des subventions versées de droit :
- Traiter les dossiers de demande de subvention : réception, enregistrement des dossiers et premier niveau d'instruction des dossiers transversaux entre DGD, analyse des documents reçus et contrôle des pièces juridiques et financières du dossier, demande des pièces et renseignements complémentaires
- Transmettre le dossier de demande de subvention papier ou dématérialisé réceptionné aux Directions Générales Déléguées ou services opérationnels compétents
- Classer et archiver les dossiers
- Assurer une première analyse juridique des documents reçus : étude et synthèse en collaboration avec les référents et les services opérationnels concernés, rôle d'interface entre les intervenants dans le cadre des dossiers multi- DGD
- Planifier les commissions et réunions : réalisation des plannings des commissions dans le cadre des instances métropolitaines, organisation de la réunion des référents subventions, prise de notes, rédaction et transmission des comptes rendus, organisation de la commission en charge du suivi et de la cohérence des subventions, création et alimentation de tableaux récapitulatifs des soutiens en lien avec les instances délibérantes à destination des Élus
- Rédaction d'actes et élaboration de tableaux de suivi : assister les services opérationnels dans la rédaction des actes administratifs relatifs à l'octroi de subventions (rapports, conventions, avenants), rédaction des courriers de rejet des dossiers
- Assurer le suivi des subventions attribuées : suivi du conventionnement en relation avec les différents services, des mises à disposition de personnel ou de locaux et des renouvellements de convention, création et alimentation des tableaux de bord de suivi des subventions, suivi du mandatement des subventions, contrôle et suivi administratif des associations (respect des statuts, des règles comptables, etc.), suivi des obligations règlementaires dont la publication trimestrielle des soutiens


* Contribuer à la conception et maintenance des outils dédiés au suivi des subventions :
- Conception graphique, mise à jour du dossier de demande de subvention lors de chaque campagne
- Déploiement et administration de premier niveau du logiciel de gestion des subventions versées: collaboration aux paramétrages, force de proposition dans ce domaine, réalisation de paramétrages de premier niveau.
- Mise à jour et communication aux services utilisateurs d'un manuel d'utilisation et de documents supports à l'utilisation du logiciel (liste de contrôle, liste des aides, récapitulatif des services intervenant sur le logiciel)
- Rédaction d'un manuel extranet à destination des associations et organismes lors du dépôt des dossiers
- Organisation et animation de formations collectives et individuelles à destination des agents utilisateurs du logiciel
- Gestion des droits en tant qu'administrateur métier du logiciel. Maintenance de premier niveau

* Apporter un conseil juridique sur le droit des associations aux bénéficiaires (associations, services opérationnels, partenaires, etc.)
- Accueil téléphonique des associations tout au long de l'année, orientation des demandes vers les services instructeurs compétents, présentation des compétences ainsi que des modalités de dépôt des demandes, transmission des formulaires et manuels
- Collaboration à l'harmonisation du processus d'attribution des subventions, à la sécurisation des actes, conseil auprès du réseau des référents subventions quant à l'adaptation des procédures internes adéquates relatives à la gestion des subventions
- Etude des problèmes spécifiques au monde associatif et rédaction de notes et de rapports internes dans le cadre réglementaire en vigueur
- Polyvalence avec les agents de la division associations sur les missions communes.

Compétences transversales:
Connaître l'organisation de l'institution
Maîtriser les outils informatiques et bureautiques
Connaissance des instances, processus et circuits de décision
Compétences Métier
Connaissance du droit des associations, du droit des collectivités, des règles comptables et budgétaires, des finances publiques.

Capacité rédactionnelle:
Parfaite connaissance et bonne pratique de l'outil informatique de gestion des subventions

Compétences comportementales:
Capacité d'analyse
Esprit de synthèse
Capacité d'adaptation
Discrétion
Rigueur, précision
Polyvalence
Confidentialité
Aisance relationnelle
Disponibilité
Travail en équipe

Profil attendu :
Bac ou Bac + 2 droit, comptabilité, gestion