ASSISTANT.E DE DIRECTION

Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O013231001235403
Publiée le 26/10/2023

Synthèse de l'offre

Employeur
METROPOLE AIX-MARSEILLE-PROVENCE
Tour La Marseillaise
13567 MARSEILLE CEDEX 02
Site web de l'employeur
Lieu de travail
MARSEILLE CEDEX 02
Poste à pourvoir le
11/12/2023
Date limite de candidature
10/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
La Métropole recrute un.e assistant.e de direction avec pour mission principale d'apporter une aide permanente au directeur de la Commande Publique en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement, de suivi des dossiers, et de démarche qualité.
Missions / conditions d'exercice
Vous serez amené(e) à suivre les activités suivantes :

Accueillir et informer le public :
- Accueillir téléphoniquement et physiquement et renseigner les interlocuteurs
- Recevoir, filtrer et transmettre tout type de messages (verbaux, électroniques).
- Orienter les demandes et alerter en cas d'urgence

Organiser, planifier et préparer les réunions :
- Organiser l'agenda du directeur :
- Planifier tous types de réunions selon ses priorités, préparer les supports de présentation, les documents, dossiers nécessaires pour les rendez-vous / réunions (dossier de fonds)

Contribuer à l'organisation et la gestion de la direction :
- Gérer le courrier, réceptionner les mails sur la boîte de la direction : enregistrer et classer, traiter les courriers signalés, répartir le courrier, signaler les urgences, suivre les échéances,
- Gérer les courriers airmess
- Gérer les aspects logistiques de la direction : maintenance des photocopieurs commande et suivi des fournitures administratives
-
Assurer le rôle de référent pour le compte de la Direction sur les domaines suivants :
- RH et Saturne (gestion des congés) : suivi des temps de travail, gestion des congés, suivi des évaluations, des emplois du temps, contacts avec la RH...),
- Formation
- Qualité (suivi indicateurs)
- Informatique (gestion des formulaires de dotation)

Collaborer aux activités de la Direction et participer à certains dossiers transversaux :
- Rappeler les informations importantes, transmettre des messages, faire des propositions,
- Instruire et mettre à jour les tableaux de bord de la direction / établir les statistiques d'activités et rapport annuel de la Direction,
- Collecter auprès des services, si besoin, les informations nécessaires à l'instruction des délibérations pouvant avoir des incidences en termes de commande publique ; coordonner la validation de ces actes en relation avec les chefs de services.
- Assister le Directeur dans la préparation du budget de la Direction, " référent RH " de la direction de la commande publique (gestions des demandes formation, gestion des recrutements, accueil nouveaux arrivants...),
- Veiller aux échéances, et participer sur demande du directeur à des missions d'appui aux services de la DCP
- Gérer la communication et le suivi avec les intervenants externes (préfecture, concurrence...)
- Suivre, à la demande du Directeur certains projets transversaux de la Direction : être en appui dans la démarche qualité, recueillir des informations, constituer des dossiers, Initier et/ou participer à des réunions
- Réaliser et/ou prendre des notes afin de mettre en forme tous types de documents administratifs (compte rendu CODEL (comité de direction élargi) courriers, notes, rapports, courriels, projets de décisions et de délibérations, procès-verbaux et compte-rendu de réunions...),

Collaborer et travailler en binôme avec l'autre assistant de direction
Profils recherchés
Vous avez suivi une formation dans le secrétariat, gestion administrative,

Vous êtes à l'aise avec l'outil informatique,

Vous disposez de connaissances marchés publics,

Vous êtes un collaborateur autonome et rigoureux, et vous disposez de très bonnes qualités d'expression rédactionnelles et relationnelles.

Rejoignez notre collectivité !

Contact

Contact
0491997515
Informations complémentaires
Si vous souhaitez des précisions sur le poste, vous pouvez contacter :

Monsieur Olivier ROCCHIA - olivier.rocchia@ampmetropole.fr, Directeur de la Commande Publique.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.