Située au nord des Bouches-du-Rhône et au sud immédiat d'Avignon, la communauté d'agglomération Terre de Provence regroupe 13 communes (59 000 habitants) et exerce, notamment, les compétences collecte et traitement des déchets, le développement économique, la politique de la ville, l'habitat, l'action sociale, le tourisme et l'aménagement du territoire.

Au sein de la direction générale et sous la responsabilité de la directrice générale adjointe, l'assistant(e) de la direction générale des services exercera les missions suivantes :

* Activités et tâches liées à l'accueil physique et téléphonique de la direction générale :
- Accueillir le public avec amabilité,
- Prendre des messages,
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Appliquer les règles de communication et de protocole,
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous,
- Mettre en relation des correspondants,
- Adapter son intervention aux différents publics,
- Gérer un système de mesure de la fréquentation,
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès,
- Exceptionnellement, assurer l'intérim de l'accueil de la structure.

* Activités et tâches liées à la gestion du courrier entrant :
- Acheminer et enregistrer le courrier,
- Assurer la diffusion du courrier,
- Assurer le suivi du courrier (relancer les services, signaler et suivre le traitement des courriers sensibles).

* Activités et tâches liées à la coordination et à la gestion des agendas des élus et de la direction générale :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des élus et de la direction,
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages,
- Organiser les déplacements de la Direction générale et des élus,
- Établir une relation de confiance avec la direction générale et les élus.

* Activités et tâches liées à la planification et à l'organisation des réunions des élus et de la direction :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec les directeurs et les élus,
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus,
- Rédiger des comptes rendus sur la base des notes prises par le directeur.

* Activités et tâches liées à l'appui administratif sur les dossiers suivis par la direction :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.

* Activités et tâches liées au relais de la direction auprès des services :
- Assurer la diffusion et le suivi des demandes de la direction auprès des services.

* Activités et tâches liées à la gestion des fournitures pour les réunions :
- Centralisation des demandes des services,
- Suivi du stock des denrées,
- Organisation du réassort (achat en magasin et acheminement au siège),
- Distribution des denrées aux services.

* Activités et tâches liées au suivi des subventions :
- Relais entre les institutions et les services pour l'élaboration des dossiers de demandes de subventions,
- Centralisation des dossiers de demandes de subventions et vérification des pièces en lien avec la direction générale et les institutions,
- Dépôt des dossiers de demandes de subventions (dématérialisation et papier),
- Suivi et information des services sur l'attribution des subventions,
- Suivi des calendriers de subventions et alerte des services,
- Élaboration du dossier de demande de versement de subvention en collaboration avec les services.

Compétences techniques :
- Techniques d'accueil, règles de communication,
- Techniques de communication téléphonique,
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail,
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité,
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.),
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi,
- Techniques de gestion de planning,
- Connaissance de base des procédures de marché public

* Compétences relationnelles :
- Être autonome, efficace, discrète, méthodique
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Sens du service public