Assistant(e) de la direction générale des services

Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O013231101256123
Publiée le 15/11/2023

Synthèse de l'offre

Employeur
Lieu de travail
EYRAGUES
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
14/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui , à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Située au nord des Bouches-du-Rhône et au sud immédiat d'Avignon, la communauté d'agglomération Terre de Provence regroupe 13 communes (59 000 habitants) et exerce, notamment, les compétences collecte et traitement des déchets, le développement économique, la politique de la ville, l'habitat, l'action sociale, le tourisme et l'aménagement du territoire.

Au sein de la direction générale et sous la responsabilité de la directrice générale adjointe, l'assistant(e) de la direction générale des services exercera les missions suivantes :
Missions / conditions d'exercice
* Activités et tâches liées à l'accueil physique et téléphonique de la direction générale :
- Accueillir le public avec amabilité,
- Prendre des messages,
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Appliquer les règles de communication et de protocole,
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous,
- Mettre en relation des correspondants,
- Adapter son intervention aux différents publics,
- Gérer un système de mesure de la fréquentation,
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès,
- Exceptionnellement, assurer l'intérim de l'accueil de la structure.

* Activités et tâches liées à la gestion du courrier entrant :
- Acheminer et enregistrer le courrier,
- Assurer la diffusion du courrier,
- Assurer le suivi du courrier (relancer les services, signaler et suivre le traitement des courriers sensibles).

* Activités et tâches liées à la coordination et à la gestion des agendas des élus et de la direction générale :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des élus et de la direction,
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages,
- Organiser les déplacements de la Direction générale et des élus,
- Établir une relation de confiance avec la direction générale et les élus.

* Activités et tâches liées à la planification et à l'organisation des réunions des élus et de la direction :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec les directeurs et les élus,
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions,
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes-rendus,
- Rédiger des comptes rendus sur la base des notes prises par le directeur.

* Activités et tâches liées à l'appui administratif sur les dossiers suivis par la direction :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.

* Activités et tâches liées au relais de la direction auprès des services :
- Assurer la diffusion et le suivi des demandes de la direction auprès des services.

* Activités et tâches liées à la gestion des fournitures pour les réunions :
- Centralisation des demandes des services,
- Suivi du stock des denrées,
- Organisation du réassort (achat en magasin et acheminement au siège),
- Distribution des denrées aux services.

* Activités et tâches liées au suivi des subventions :
- Relais entre les institutions et les services pour l'élaboration des dossiers de demandes de subventions,
- Centralisation des dossiers de demandes de subventions et vérification des pièces en lien avec la direction générale et les institutions,
- Dépôt des dossiers de demandes de subventions (dématérialisation et papier),
- Suivi et information des services sur l'attribution des subventions,
- Suivi des calendriers de subventions et alerte des services,
- Élaboration du dossier de demande de versement de subvention en collaboration avec les services.
Profils recherchés
Compétences techniques :
- Techniques d'accueil, règles de communication,
- Techniques de communication téléphonique,
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail,
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité,
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.),
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi,
- Techniques de gestion de planning,
- Connaissance de base des procédures de marché public

* Compétences relationnelles :
- Être autonome, efficace, discrète, méthodique
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Sens du service public

Contact

Contact
0432610615
Informations complémentaires
Rémunération :
Statutaire + Régime indemnitaire + participation employeur mutuelle santé labellisée + CNAS + Tickets Restaurants (2 carnets de 20 tickets)

Poste à pourvoir dès que possible

Candidature (lettre de motivation et CV) à adresser à :
Madame la Présidente
Terre de Provence Agglomération
Chemin Notre Dame BP-1
13630 EYRAGUES

ou par mail à : lvillano@terredeprovence-agglo.com

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.