Assistant.e de direction
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O013231101264333
Publiée le 22/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
AUBAGNE
Poste à pourvoir le
01/01/2024
Date limite de candidature
22/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
La Métropole recrute un.e assistant.e de direction
Au sein de la Direction Ressources Cadre de Vie,
Au sein de la Direction Ressources Cadre de Vie,
Missions / conditions d'exercice
Vous aurez aurez pour missions principales :
Être un appui organisationnel de la directrice ressources du pôle Amélioration du Cadre de Vie.
Être une ressource administrative pour la direction ressources du pôle ACV.
Être au contact et l'interlocuteur des partenaires internes et externes de la Métropole et les partenaires externes à la Métropole, ainsi que des services et des directions du pôle.
Votre journée s'articulera autour des activités suivantes :
Secrétariat directrice ressources pôle ACV :
Assister la directrice ressources sur des missions de secrétariat :
Gérer l'agenda, organiser des rendez-vous, gérer des conflits d'agenda, priorisation des rdvs.
Être un appui logistique.
Répondre aux appels téléphoniques.
Gérer la boîte Airmess par délégation (attribution, visa, signature selon process établi, chaine de vis, modèle...).
Préparer de support de présentation pour les dossiers pilotés par la directrice.
Rappeler des délais à tenir, tenue du planning.
Missions Assemblées :
Gérer des assemblées au niveau du pôle ACV - Dépôt des actes dans l'outil informatique (GDelib).
Préparer des dossiers dématérialisés et des peignages.
Recenser, relire et vérifier des différents actes des assemblées (délibérations, procès-verbaux, comptes rendus, décisions...).
Diffuser et rappeler des outils de suivi et de gestion des assemblées (rétro planning, notes de procédure, guides ...).
Elaborer des projets de délibération : concernant la direction.
Missions Ressources Humaines :
Assister la directrice et les directeurs du pôle dans la préparation des rapports au CST (rédaction, mise à jour, concertation...).
Assister la directrice dans les campagnes RH (Recensement Apprentis, Stagiaires, Déclaration des HS, EVP, LDG, CIA...).
Assister la directrice dans le pilotage des demandes RH, des projets transversaux et dans le suivi des situations.
Missions transversales :
Assister la direction dans la préparation des présentations, dossiers complexes.
Tenir des statistiques.
Être un appui organisationnel de la directrice ressources du pôle Amélioration du Cadre de Vie.
Être une ressource administrative pour la direction ressources du pôle ACV.
Être au contact et l'interlocuteur des partenaires internes et externes de la Métropole et les partenaires externes à la Métropole, ainsi que des services et des directions du pôle.
Votre journée s'articulera autour des activités suivantes :
Secrétariat directrice ressources pôle ACV :
Assister la directrice ressources sur des missions de secrétariat :
Gérer l'agenda, organiser des rendez-vous, gérer des conflits d'agenda, priorisation des rdvs.
Être un appui logistique.
Répondre aux appels téléphoniques.
Gérer la boîte Airmess par délégation (attribution, visa, signature selon process établi, chaine de vis, modèle...).
Préparer de support de présentation pour les dossiers pilotés par la directrice.
Rappeler des délais à tenir, tenue du planning.
Missions Assemblées :
Gérer des assemblées au niveau du pôle ACV - Dépôt des actes dans l'outil informatique (GDelib).
Préparer des dossiers dématérialisés et des peignages.
Recenser, relire et vérifier des différents actes des assemblées (délibérations, procès-verbaux, comptes rendus, décisions...).
Diffuser et rappeler des outils de suivi et de gestion des assemblées (rétro planning, notes de procédure, guides ...).
Elaborer des projets de délibération : concernant la direction.
Missions Ressources Humaines :
Assister la directrice et les directeurs du pôle dans la préparation des rapports au CST (rédaction, mise à jour, concertation...).
Assister la directrice dans les campagnes RH (Recensement Apprentis, Stagiaires, Déclaration des HS, EVP, LDG, CIA...).
Assister la directrice dans le pilotage des demandes RH, des projets transversaux et dans le suivi des situations.
Missions transversales :
Assister la direction dans la préparation des présentations, dossiers complexes.
Tenir des statistiques.
Profils recherchés
Vous êtes titulaire d'un grade du cadre d'emplois des rédacteurs.trices territoriaux et adjoints.tes administratifs.ves territoriaux.
Vous avez la capacité de synthèse et de rédaction.
Vous maîtrisez l'environnement administratif, juridique et financier d'une collectivité.
Vous appréhenderez l'outil informatique et internet.
Vous avez la capacité de synthèse et de rédaction.
Vous maîtrisez l'environnement administratif, juridique et financier d'une collectivité.
Vous appréhenderez l'outil informatique et internet.
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
Rejoignez notre collectivité !
Avec une superficie de plus de 3 000 km2, une population de 1,8 million d'habitants et le regroupement de 92 communes, la métropole d'Aix-Marseille-Provence est la première métropole de province. Elle exerce les compétences stratégiques majeures qui orientent le développement du territoire dans toutes ses dimensions : développement et aménagement économique, social et culturel, aménagement de l'espace politique locale de l'habitat, politique de la ville, gestion des services d'intérêt collectif, protection et mise en valeur de l'environnement et politique du cadre de vie. Les six conseils de territoire qui la composent sont dotés de compétences de proximité.
Plus d'informations sur notre site internet : https://www.ampmetropole.fr/metropole-aix-marseille-provence-contexte
Des conditions de travail attractives
- Prime de fin d'année de 1860€ bruts versée annuellement (au prorata du temps de présence dans l'année)
- Télétravail possible jusqu'à 2 jours par semaine / allocation forfaitaire télétravail : 2,88 € par jour télétravaillé
- Titres restaurant d'une valeur faciale de 9.85€
- Participation à la mutuelle ou la prévoyance dans la limite de 65€/mois (si mutuelle labellisée)
- Participation aux frais de transports / Pass métropolitain
- Régime indemnitaire métropolitain (application du RIFSEEP depuis le 1er juillet 2019) versé mensuellement
- ARTT (selon formule de temps de travail choisie avec l'accord du supérieur hiérarchique)
- Collectivité conventionnée par le FIPHFP (Fonds pour l'insertion des personnes handicapées dans la Fonction publique)
Pour plus de renseignements sur le poste, vous pouvez adresser un mail à recrutement-proprete@ampmetropole.fr en laissant les coordonnées téléphoniques sur lesquelles vous souhaitez être contactée. Une prise de contact ou l'envoi de vos CV et lettre de motivation par mail ne vaut pas candidature.
Avec une superficie de plus de 3 000 km2, une population de 1,8 million d'habitants et le regroupement de 92 communes, la métropole d'Aix-Marseille-Provence est la première métropole de province. Elle exerce les compétences stratégiques majeures qui orientent le développement du territoire dans toutes ses dimensions : développement et aménagement économique, social et culturel, aménagement de l'espace politique locale de l'habitat, politique de la ville, gestion des services d'intérêt collectif, protection et mise en valeur de l'environnement et politique du cadre de vie. Les six conseils de territoire qui la composent sont dotés de compétences de proximité.
Plus d'informations sur notre site internet : https://www.ampmetropole.fr/metropole-aix-marseille-provence-contexte
Des conditions de travail attractives
- Prime de fin d'année de 1860€ bruts versée annuellement (au prorata du temps de présence dans l'année)
- Télétravail possible jusqu'à 2 jours par semaine / allocation forfaitaire télétravail : 2,88 € par jour télétravaillé
- Titres restaurant d'une valeur faciale de 9.85€
- Participation à la mutuelle ou la prévoyance dans la limite de 65€/mois (si mutuelle labellisée)
- Participation aux frais de transports / Pass métropolitain
- Régime indemnitaire métropolitain (application du RIFSEEP depuis le 1er juillet 2019) versé mensuellement
- ARTT (selon formule de temps de travail choisie avec l'accord du supérieur hiérarchique)
- Collectivité conventionnée par le FIPHFP (Fonds pour l'insertion des personnes handicapées dans la Fonction publique)
Pour plus de renseignements sur le poste, vous pouvez adresser un mail à recrutement-proprete@ampmetropole.fr en laissant les coordonnées téléphoniques sur lesquelles vous souhaitez être contactée. Une prise de contact ou l'envoi de vos CV et lettre de motivation par mail ne vaut pas candidature.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.