La Direction de l’Administration Générale et du Protocole, sous l’autorité directe de la Directrice Générale des Services, est chargée de mettre en œuvre les missions de représentations du Maire et des élus et d’organiser l’ensemble du fonctionnement logistique et technique de l’Hôtel de Ville et du Palais du Pharo, au cœur de l’administration municipale.

Contexte

La Direction de l’Administration Générale et du Protocole est dotée de 4 services dont la coordination est absolument indispensable au bon fonctionnement quotidien de l’institution :

• Le service du protocole, chargé de la coordination des cérémonies officielles et des déplacements,
• Le service manifestations et logistique, chargé d’organiser le montage des manifestations et de les accompagner sur le plan technique,
• Le service administration générale de l’Hôtel de Ville, chargé du fonctionnement administratif de la direction et des moyens humains et matériels nécessaires déployés sur le périmètre de l’Hôtel de Ville,
• Le service Pharo chargé de la gestion et de la commercialisation des espaces de congrès, d’accueil et de représentations de la Ville.

La Direction de l’Administration Générale et du Protocole recrute aujourd’hui un(e) chef(fe) de projet « coordination et planification des activités protocolaires ».

Votre rôle consistera à :

• Conseiller et alerter la Directrice sur le déroulement des activités protocolaires ;
• Apporter un support et une expertise aux responsables de services ;
• Suivre et gérer des dossiers protocolaires ;
• Coordonner les activités des services protocole et manifestations protocolaires ;
• Piloter des évènements à l’Hôtel de Ville et à l’extérieur ;
• Garantir le respect du décret relatif aux cérémonies publiques et la parfaite représentation de la Ville ;
• Développer les relations avec les différentes autorités, les partenaires institutionnels de la Ville de Marseille ainsi qu’avec une grande variété d’interlocuteurs extérieurs (milieux économiques, sociaux, associatifs…) ;
• Mettre en relation les différents services impactés par les évènements protocolaires ;
• Superviser les outils de travail nécessaires aux missions : tableaux de suivi, planning d’occupation des salles de l’Hôtel de Ville ;
• Superviser et vérifier les fichiers protocolaires ;
• Suivre et mettre à jour des plannings et tableaux utiles aux dispatchs des missions.

Le poste est à pourvoir sous la forme d’un contrat de projet.

Vos avantages

• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports ...)

Nous avons hâte de vous connaître !

Titulaire d’un diplôme Bac + 3 à Bac + 5, vous dispoez idéalement d’une expérience sur un poste similaire.
Vous avez une connaissance du décret du 13 septembre 1989 (décret protocolaire relatif aux cérémonies publiques, préséances, honneurs civils et militaires), des règles et usages protocolaires en vigueur, du fonctionnement des collectivités locales et des institutions extérieures à la collectivité.
Vous maîtrisez le pack Office et les outils de gestion de fichiers.
Doté(e) d’un bon esprit d’équipe, vous avez le sens du service public, une bonne présentation et une forte disponibilité.
Organisé(e), dynamique et rigoureux(euse), vous êtes reconnu(e) pour vos excellentes qualités relationnelles, votre discrétion absolue, vos capacités d’adaptation et de travail dans l'urgence.

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